Mise en évidence de l'importance de la clôture financière

Chez Bike Company, nous avons beaucoup de pression pour changer et nous adapter en raison de l'évolution rapide du paysage social et commercial. Le service financier est confronté à des défis qui transforment la nature de ses opérations. La volatilité du marché est devenue une caractéristique déterminante, impactant les prix des matières premières et les valeurs boursières, ce qui nécessite un besoin accru de stratégies financières adaptatives. En outre, les changements démographiques posent des obstacles à l'embauche et au maintien en poste de professionnels qualifiés, exacerbés par la pénurie de travailleurs expérimentés.

Les cadres réglementaires, en particulier ceux qui mettent l'accent sur la durabilité, sont de plus en plus rigoureux et persistants, ce qui nécessite des efforts continus de mise en conformité. L'essor du protectionnisme modifie les chaînes d'approvisionnement mondiales, incitant à la mise à proximité et au rapatriement des opérations dans le cadre de réalignements géopolitiques, ce qui complique la planification financière et la gestion des risques.

L'intégration imminente des technologies disruptives complique encore le paysage financier, offrant à la fois des opportunités et des défis au fur et à mesure de l'évolution des marchés. Des modèles basés sur les abonnements aux structures « tout en tant que service » et « paiement à l'utilisation », nous réinventons nos principaux modèles, en exigeant des stratégies financières agiles pour mener à bien ces transformations. Face à ces changements, le service financier est contraint d'adopter des approches innovantes, en tirant parti de la technologie et de la prospective stratégique pour garantir la résilience financière et la durabilité dans un environnement de plus en plus dynamique.

L'une des raisons fondamentales pour nous d'utiliser un système financier moderne et centralisé est d'établir une intégrité financière élevée et de réduire le délai de clôture : adapter notre processus d'enregistrement/rapport de manière à garantir l'intégrité des procédures et à assurer l'intégrité et le rapprochement des données.

Pour chaque étape du processus d'enregistrement/rapport, les priorités sont les suivantes :

• Créez des rapports financiers. Lors de la phase de création de rapports financiers, nous devons automatiser l'enregistrement des données financières conformes pour tous nos processus opérationnels.
• Effectuer la comptabilité financière. En ce qui concerne notre comptabilité financière, nous voulons que nos activités soient réparties tout au long de la période afin de réduire la pression étroite et de permettre une visibilité continue pour les entités financières individuelles et le groupe.
• Effectuer la clôture financière. Vos objectifs et besoins pour votre clôture financière sont les suivants :
  • Clôture d'entité simplifiée et automatisée.
  • Nous voulons que nos comptables vérifient uniquement les valeurs aberrantes. Les erreurs doivent être identifiées et résolues automatiquement autant que possible.
  • Une consolidation simple et efficace.
• Effectuer le reporting financier. Dans notre reporting, tous les utilisateurs fonctionnels doivent avoir facilement accès à tous les numéros financiers dont ils ont besoin avec :
  • Un bon aperçu
  • Effectuer une analyse descendante, par permutation d'axes pour récupérer les analyses.
  • Assistance, en particulier pour nos utilisateurs occasionnels.
  • Fonctionnalité de commentaires afin d'exploiter les informations avec les auditeurs et les parties prenantes.

Dans l'ensemble et tout au long du processus Record-to-Report, vous avez les priorités suivantes :

1. Conserver et garantir la haute qualité et l'intégrité complète des données : assurance, analyse, conformité
2. Automatisation : évitez les activités manuelles dans la mesure du possible
3. Délai de clôture : réduisez continuellement votre back log grâce à une clôture continue, à un processus entièrement orchestré (de bout en bout) et à une surveillance complète.

Notre service financier s'efforce de relever ces défis de manière proactive en mettant en œuvre des initiatives stratégiques qui optimisent les processus, permettent de répondre rapidement aux besoins de l'entreprise et améliorent la gestion des risques et la conformité.

1. Optimisation des processus financiers :
   1. Introduction de l'automatisation des économies : adoptez les technologies d'automatisation telles que l'automatisation des processus robotiques (RPA) et les algorithmes de Machine Learning pour rationaliser les processus financiers. Automatisez les tâches de routine telles que le traitement des factures, la gestion des dépenses et le rapprochement pour réduire les efforts manuels et limiter les erreurs. Cela permet non seulement d'économiser les coûts liés à la main-d'œuvre, mais aussi d'accélérer les cycles de processus, améliorant ainsi l'efficacité globale.
   2. Exploitation des insights pour améliorer les performances de l'entreprise : utilisez des outils d'analyse avancés pour obtenir des informations exploitables à partir des données financières. Analysez les tendances historiques, les modèles de flux de trésorerie et les indicateurs de performance clés (KPI) pour identifier les domaines d'amélioration et les opportunités de croissance. Utilisez l'analyse prédictive pour prévoir les résultats financiers futurs et ajuster de manière proactive les stratégies pour optimiser les performances et l'évolutivité de l'entreprise.
2. Réagir rapidement et efficacement :
   1. Visibilité financière en temps réel : mettez en œuvre des solutions de reporting et de tableau de bord en temps réel pour obtenir une visibilité instantanée sur les performances financières. Cela permet à l'équipe financière de répondre rapidement aux nouveaux défis et de prendre des décisions pilotées par les données. Utilisez des systèmes financiers basés sur le cloud qui fournissent des informations à jour accessibles où que vous soyez, facilitant ainsi une prise de décision agile.
   2. Analyse prédictive pour l'optimisation de la croissance : exploitez l'analyse prédictive pour anticiper les évolutions du marché, les comportements des clients et les tendances économiques. Utilisez la planification de scénarios et la modélisation prédictive pour simuler différents résultats et identifier des stratégies de croissance optimales. En anticipant les résultats de manière proactive, le service financier peut prendre des mesures préventives pour tirer parti des opportunités de croissance et atténuer les risques.
3. Gestion des risques et de la conformité :
   1. Gestion intégrée des risques : intégrez le reporting financier et de durabilité pour gérer de manière proactive les risques associés aux facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Mettre en œuvre des pratiques unifiées de comptabilité carbone et financière pour évaluer et atténuer les risques liés à la durabilité. Utilise des outils de gestion des risques pour identifier les menaces potentielles et établir des stratégies d'atténuation solides.
   2. Reporting de durabilité transparent : gardez une longueur d'avance sur les exigences réglementaires en divulguant les KPI de durabilité et obtenez des résultats transparents. Mettre en œuvre des cadres de reporting de durabilité tels que GRI (Global Reporting Initiative) ou SASB (Sustainability Accounting Standards Board) pour mesurer et communiquer l'impact environnemental et social. En faisant preuve d'un engagement proactif en faveur de la durabilité, le service financier renforce la transparence et renforce la confiance des parties prenantes.

En résumé, en optimisant les processus financiers grâce à l'automatisation, en exploitant les insights pilotés par les données pour optimiser les performances, en répondant rapidement aux défis avec des informations en temps réel et en intégrant la gestion des risques au reporting de durabilité, le service financier peut relever de manière proactive les défis modernes et positionner l'entreprise vers une croissance et une réussite durables. Cette approche stratégique améliore non seulement l'efficacité opérationnelle, mais favorise également la résilience et l'innovation face à l'évolution de la dynamique des entreprises.

En tant que locataire central de notre optimisation et conformément aux objectifs ci-dessus, nous transformons la manière dont nous gérons la clôture d'exercice et de période à l'aide de SAP S/4HANA Cloud et d'une instance centrale de clôture financière avancée SAP pour toutes nos entreprises.

La clôture financière se compose d'une liste d'activités (certaines à effectuer en parallèle et d'autres dans l'ordre) pour clôturer les livres financiers (obtenir des numéros pour le reporting) et publier les résultats.

Généralement, comme nous ne disposions pas d'une solution d'orchestration de clôture unifiée pour nos entreprises, elles gèrent leurs tâches de clôture hors ligne avec des feuilles de calcul Excel ou n'orchestrent pas vraiment les activités de clôture. Cela a entraîné un manque de visibilité et de collaborations basées uniquement sur les communications hors ligne avec peu ou pas de visibilité et pas de contrôles. En outre, nous devrions attendre des semaines pour obtenir des informations sur les chiffres dans l'ensemble du groupe.

Bike Company n'est pas unique, selon une récente étude de Gartner, 75 % des entreprises mettent 10 jours ou plus à clôturer leurs livres.

La modernisation de notre ERP et des activités de clôture offre de nombreuses opportunités :

• Automatisez les activités en temps réel pour qu'elles puissent voir les données financières au cours du mois. Automatisez les contrôles et les validations pour que les utilisateurs puissent se concentrer sur ce qui requiert une attention particulière (au lieu de s'appuyer sur des contrôles ponctuels).
• Automatisez les tâches pour réduire les efforts, améliorer la précision en temps réel et accélérer la clôture.
• Renforcer la collaboration entre les fuseaux horaires, les régions, etc.

Notre stratégie technologique pour atteindre l'excellence opérationnelle en matière de clôture consiste à mettre en œuvre un ERP moderne basé sur le cloud dans notre groupe, à savoir SAP S/4HANA Cloud, et à l'associer à une solution centrale d'orchestration de clôture dédiée et étroitement intégrée : SAP Advanced Financial Closing. Associé à un réel investissement dans le perfectionnement des compétences et la mise en place de mesures de gouvernance, nous sommes convaincus que nous pouvons minimiser le temps perdu lors de la clôture de nos comptes.

Le processus de clôture financière est une fonction critique pour toute organisation, garantissant l'exactitude, la conformité et la transparence du reporting financier. La solution SAP Advanced Financial Closing permet aux entreprises de planifier et d'orchestrer la clôture financière grâce à l'automatisation, en améliorant la gouvernance et la conformité, en améliorant l'efficacité et la transparence.

SAP Advanced Financial Closing sert de hub pour orchestrer et surveiller la clôture financière de manière centralisée, en appliquant les dépendances entre les tâches et en éliminant les temps d'attente inutiles, même dans une infrastructure distribuée.

SAP Advanced Financial Closing offre des fonctionnalités qui rationalisent et améliorent le processus de clôture :

• Définir. Planifiez et orchestrez des processus de clôture financière reproductibles et prédéfinis avec des tâches et un workflow séquencés et automatisés pour tous les systèmes, équipes et fuseaux horaires.
• Effectuez le traitement. Améliorez l'efficacité et la rapidité grâce à l'automatisation des tâches de clôture automatisées telles que les jobs SAP et les validations d'équilibre, grâce à une collaboration et des contrôles renforcés.
• Moniteur. Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur votre processus de clôture financière pour prendre de meilleures décisions et gagner en transparence.

De manière plus analytique, SAP Advanced Financial Closing nous permettra de :

• Automatisation des activités de clôture : automatise les tâches répétitives impliquées dans la clôture financière. Cette automatisation réduit l'effort manuel, réduit les erreurs et accélère le cycle de clôture global.
• Standardiser les procédures de clôture : notre organisation peut standardiser et appliquer des procédures de clôture cohérentes entre les services et les entités. Cette standardisation garantit la conformité aux exigences réglementaires et aux politiques internes, améliorant ainsi la gouvernance et le contrôle du processus de clôture.
• Améliorer la collaboration : elle facilite la collaboration entre les équipes financières et les parties prenantes en fournissant une plateforme centralisée pour la communication et la documentation. Il offre une visibilité en temps réel sur le statut de clôture, les jalons et les problèmes, favorisant ainsi un travail d'équipe et une communication efficaces.
• Amélioration du reporting et de l'analyse : elle s'intègre aux puissantes fonctionnalités de reporting et d'analyse de SAP, ce qui permet aux entreprises d'obtenir des informations exploitables sur les performances financières pendant le processus de clôture. Les utilisateurs peuvent analyser les métriques clés, identifier les tendances et prendre des décisions avisées pour optimiser les résultats financiers.
• Garantir la conformité et la préparation à l'audit : elle prend en charge la conformité aux normes réglementaires et aux contrôles internes en appliquant la séparation des tâches, des pistes d'audit et des exigences en matière de documentation. Il aide les organisations à maintenir la préparation de l'audit et à rationaliser les audits externes en fournissant une documentation complète et une transparence dans le processus de clôture.

En résumé, SAP Advanced Financial Closing permet aux entreprises de rationaliser et d'optimiser le processus de clôture financière par le biais de l'automatisation, de la standardisation, de la collaboration et de l'amélioration du reporting. Les entités financières peuvent améliorer l'efficacité, la précision et la transparence de leurs opérations financières, favorisant ainsi une meilleure prise de décision et une meilleure conformité aux exigences réglementaires.

SAP Advanced Financial Closing nous aide à planifier, exécuter, suivre et analyser les tâches de clôture financière pour toutes les entités de notre groupe.

La solution prend en charge toutes nos différentes parties prenantes, telles que :

• Expert en comptabilité

  • Lancez la transformation de la clôture financière avec du contenu prêt à l'emploi.
  • Réutilisez les modèles dans les entreprises et les cycles.
  • Utilisez le séquencement et les dépendances pour répondre à vos besoins organisationnels.
  • Exploitez différents types de tâches pour automatiser les tâches via des jobs, faciliter les tâches manuelles et intégrer les validations de soldes de comptes.

• Comptables

  • Réviser les tâches exécutées automatiquement, planifier les tâches et traiter les activités manuelles.
  • Examinez et traitez les exceptions résultant des validations automatiques.
  • Vérifiez l'avancement de la clôture avec une vue graphique intuitive de toutes les dépendances de tâches.
  • Ajoutez des commentaires et des pièces jointes et communiquez avec les autres employés pour améliorer la collaboration et l'auditabilité.

• Responsable de la comptabilité

  • Recevoir des notifications par e-mail pour les tâches prêtes pour votre approbation.
  • Vérifier les demandes d'approbation de façon centralisée, en un seul clic pour accéder aux tâches de clôture afin d'afficher tous les détails/résultats.
  • Appliquer les contrôles SOX (séparation des tâches entre les utilisateurs exécutants et les approbateurs).
  • Journal automatique pour activer l'intégralité de la piste d'audit et renforcer la conformité.

• Responsable des finances

  • Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur le processus de clôture financière pour prendre de meilleures décisions.
  • Effectuer une analyse descendante jusqu'aux tâches de clôture pour identifier la cause profonde et le collègue responsable en cas de problèmes ou de retards.
  • Surveillez le KPI de performance.
  • Analysez les chemins critiques pour optimiser votre clôture en continu.