Retourenabwicklung in SAP S/4HANA ausführen

Einführung in die erweiterte Retourenabwicklung (ARM)

Objective

After completing this lesson, you will be able to erweiterte Retourenabwicklung mit Standardretouren in SAP S/4HANA Sales vergleichen

Kundenretouren mit und ohne Verwendung der erweiterten Retourenabwicklung (ARM)

Notiz

Im folgenden Video erfahren Sie mehr über ein Beispiel für einen Kundenretourenprozess:

Das hier besprochene Thema ist die Erweiterte Retourenabwicklung (ARM). Die erweiterte Retourenabwicklung erweitert die herkömmlichen Retourenfunktionen in SAP S/4HANA Sales and Procurement: Es stehen erweiterte Bearbeitungsoptionen sowohl für Kunden- als auch für Lieferantenretouren zur Verfügung.

Wie sieht die herkömmliche Funktion für die Bearbeitung von Retouren aus? Dies lässt sich am Beispiel der Kundenretoure veranschaulichen. Wenn Sie im SAP-S/4HANA-System einen Kundenauftrag mit der Belegart RE (Retouren) anlegen, legen Sie mit der herkömmlichen Retourenfunktion einen Retourenauftrag an. Eine Retourenanlieferung kann angelegt werden, für diese Retourenanlieferung kann ein Wareneingang in den Retourenbestand gebucht werden, und es kann eine Gutschrift an den Kunden ausgegeben werden. Bei Verwendung dieser Belegart stehen keine erweiterten Bearbeitungsoptionen zur Verfügung, wie z.B. Rückerstattungssteuerung mit Rückerstattungsschlüsseln, Definieren einer Reihe logistischer Folgeaktionen, die automatisch angestoßen werden sollen, und automatisches Anlegen einer Gutschriftsanforderung für die Genehmigung von Gutschriften.

Wenn Sie in SAP S/4HANA einen Kundenauftrag mit der Belegart RE2 (Erweiterte Retouren) anlegen, stoßen Sie einen Retourenprozess mit der Funktion der erweiterten Retourenabwicklung an.

Die Erweiterte Retourenabwicklung (ARM) wurde ursprünglich als Teil von Enhancement Package 4 für SAP ERP/ECC 6.0 freigegeben. Sie basiert auf der Branchenlösung für den Einzelhandel, die SAP zuvor entwickelt hatte. In der Erweiterten Retourenabwicklung wird daher weiterhin Handelsterminologie verwendet (wie z.B. das Konzept einer Filiale).

Die Business Functions, die die Funktionen der Erweiterten Retourenabwicklung (ARM) enthalten, heißen OPS_ADVRETURNS_1 und OPS_ADVRETURNS_2. In SAP S/4HANA sind sie beide Teil der Business Functions always_on. Im sogenannten Switch Framework (Transaktionscode SFW5), in dem Sie den Zustand bestimmter Business Functions prüfen und sie ein- und teilweise wieder ausschalten können, finden Sie diese Business Functions im Ordner S/4H_ALWAYS_ON_FUNCTIONS. Das bedeutet, dass die Funktion der Erweiterten Retourenabwicklung in jedem SAP-S/4HANA-Standardsystem verfügbar ist.

Eine Infografik, die den „Order-to-Cash“-Prozesszyklus im Geschäftsbetrieb veranschaulicht. In der Mitte befindet sich ein Bild von zwei Personen, die diskutieren oder zusammenarbeiten, mit dem Text Order-to-Cash unten. Umliegende Kreise stellen Phasen des Zyklus dar: „Vertriebsplanung und -analyse“ mit einem Zwischenspeichersymbol, „Vorverkaufsaktivitäten“ mit einem Computersymbol, „Kundenauftragsabwicklung“ mit einem Handshake-Symbol, „Beschaffung“ mit einem Einkaufswagensymbol, „Versand und Transport“ mit einem Frachtschiffsymbol, „Fakturierung“ mit einem Geldsymbol und „Retourenabwicklung“, dargestellt durch ein Bild eines Mitarbeiters, der Regale in einem Lager prüft. Pfeile verbinden jede Stufe und unterstreichen die kreisförmige Natur des Prozesses.

Mit der Erweiterten Retourenabwicklung werden Kundenretouren als Teil eines integrierten Prozesses behandelt. Der erweiterte Retourenauftrag, eine Retourenanlieferung, eine Gutschriftsanforderung und die Gutschrift sind Beispiele für Belege, die in diesem integrierten Retourenprozess verwendet werden. Retourenaufträge können mit oder ohne Bezug auf einen Kundenauftrag oder eine Faktura angelegt werden.

Notiz

Ein Beispiel für eine erweiterte Bearbeitungsoption für Retouren, die bei der Verwendung der erweiterten Retourenabwicklung in SAP S/4HANA verfügbar ist, ist das automatische Anlegen einer Gutschriftsanforderung für eine Gutschriftsgenehmigung.
Flussdiagramm, das den SAP-S/4HANA-Sales-Prozess mit Versand, Fakturierung und Bestandsführung veranschaulicht. Das Diagramm beginnt mit einem „Kundenauftrag“ im Abschnitt „SAP S/4HANA Sales“, was zu „Auslieferung“ im Abschnitt „Versand“ führt. Dies führt dann im Abschnitt Fakturierung zu Rechnung. Darüber hinaus gibt es einen Pfad von Kundenauftrag zu Retourenauftrag, der entweder zu Retourenlieferung im Versandabschnitt oder Gutschriftsanforderung im Fakturierungsabschnitt führen kann. Die Retourenlieferung führt im Abschnitt Bestandsführung zu Materialbeleg mit der Bezeichnung WE in Retourenbestand. Von dort aus wird ein weiterer Materialbeleg mit der Bezeichnung Umbuchung oder Ausschuss fortgesetzt. Die „Gutschriftsanforderung“ leitet weiter zur „Gutschrift“ im Abschnitt „Fakturierung“ weiter. Blaue Pfeile veranschaulichen Verbindungen und Flussrichtungen zwischen den verschiedenen Verkaufs-, Versand-, Faktura- und Bestandsführungsbelegen.

Der erweiterte Retourenauftrag (Kundenauftrag) ist der Kernbeleg, der die restlichen Schritte im erweiterten Retourenprozess steuert. Aus einem erweiterten Retourenauftrag können Folgebelege angelegt werden, z.B. eine Retourenanlieferung, eine Gutschriftsanforderung oder eine Gutschrift. Diese Belege können auch über separate Apps/Kacheln im SAP Fiori Launchpad des Benutzers angelegt werden.

Die Erweiterte Retourenabwicklung (ARM) ermöglicht auch die Erfassung von Qualitätsprüfungsergebnissen. Basierend auf diesen Ergebnissen (d.h. dem Zustand des Materials) kann die korrekte Rückerstattung ausgelöst werden: Die Rückerstattung steuert den Betrag, der dem Kunden gutgeschrieben wird.

Mithilfe der Retourenübersicht, die auch in den erweiterten Retourenauftrag integriert ist, kann der Fortschritt und Abschluss des erweiterten Retourenprozesses überwacht werden.

Verfügbare Szenarios

Mit der Erweiterten Retourenabwicklung können mehrere Retourenszenarios verarbeitet werden, die in Unternehmen möglich sind. Es gibt viele Variablen, die veranlassen, dass Retouren unterschiedlich abgewickelt werden.

In der Erweiterten Retourenabwicklung kann der Benutzer die jeweiligen Szenarios und Ergebnisse im Kundenauftrag für erweiterte Retouren auswählen. In der Kundenauftragsart RE2 (Erweiterte Retouren) kann der Benutzer das erforderliche Retourenszenario auf der Registerkarte Retouren einrichten. Einige der Felder sind so konfiguriert, dass sie in verschiedenen möglichen Kombinationen zusammenwirken. Wenn ein Benutzer eine inkompatible Kombination von Feldwerten auswählt, gibt das System eine Fehlermeldung aus. Einige der Funktionen in bestimmten Szenarios funktionieren nicht, wenn die erforderlichen Business-Add-Ins (BAdIs) nicht konfiguriert wurden.

Ein Flussdiagramm, das den Rückerstattungs- und Retourenprozess des Kunden veranschaulicht. Auf der linken Seite steht ein Produktionsstättensymbol für den „Lieferanten“. Im Folgenden finden Sie Abschnitte mit der Bezeichnung „Lieferantenvergütung“ mit Punkten, in denen die Gutschrift und die interne Verrechnung erwähnt werden. Im Folgenden werden unter „Materialprüfungsoptionen“ mögliche Prüflokationen aufgeführt: empfangendes Werk, Distributionszentrum (VZ), Lieferant und Kundenstandort. Auf der rechten Seite werden in einem Abschnitt mit der Bezeichnung „Logistische Folgeaktionen“ Aktionen wie das Beibehalten von Material in empfangenden Lokationen und das Weiterleiten an verschiedene Stellen, einschließlich Lieferanten und Verteilzentren, beschrieben. Ein weiterer Abschnitt, „Kundenretoureninitiierung“, beschreibt Möglichkeiten, Retouren zu initiieren, z.B. Retouren an einem Verkaufsschalter und Direktlieferung an den Lieferanten. Unter diesem Abschnitt wird die „Kundenrückerstattung“ mit Optionen für sofortige Rückerstattung, Rückerstattung nach Inspektion oder nach Erstattung durch einen Lieferanten dargestellt. Ein Bild zeigt drei Personen, die ein Meeting haben, wobei einer von ihnen etwas auf einem Tablet zeigt.

Mit der erweiterten Retourenauftragsart können Sie den Ablauf und das Ergebnis des Retourenprozesses festlegen. In einem einzelnen erweiterten Retourenauftrag können Sie mehrere Belegpositionen verwalten. Dabei kann jede Belegposition ein anderes Ergebnis haben, je nachdem, was für diese Position erforderlich ist. Die folgenden Fragen können ausschlaggebend dafür sein, welche Feldwerte in den Details einer Retourenauftragsposition ausgewählt werden.

Wie wurde der Retourenprozess ausgelöst?

  • Der Kunde hat persönlich eine Retoure an Ihren Standort gebracht.
  • Der Kunde hat angerufen und eine Berechtigung für eine geplante Retoure erhalten.
  • Der Kunde hat das Material ohne Berechtigung ungeplant an Ihren Standort gesendet.

Was soll mit dem Retourenmaterial geschehen?

  • Das Material muss an den Lieferanten gesendet werden, von dem Sie das Material gekauft haben.
  • Das Material muss an den Kunden zurückgesendet werden.
  • Das Material muss an dem Ort bleiben, an dem die Rücklieferung eingegangen ist.
  • Das Material muss an ein anderes Werk gesendet werden.
  • Das Material muss aus verwaltungstechnischer Sicht zurückgesendet werden, bleibt aber physisch beim Kunden.
  • Das Material wird zurückgesendet und sofort in eine bestimmte Bestandsart bewegt, z.B. verfügbarer Bestand oder gesperrter Bestand.

Wann und wo findet eine Qualitätsprüfung statt?

  • Die Inspektion muss im empfangenden Werk sofort nach Eingang der Rücklieferung erfolgen.
  • Die Inspektion muss vor der Rückgabe der Materialien an Ihren Standort vor Ort beim Kunden erfolgen.
  • Die Inspektion muss bei Ihrem Lieferanten erfolgen, nachdem das Material an Ihren Lieferanten zurückgesendet wurde.

Wann erhält der Kunde eine Rückerstattung?

  • Beim Sichern des erweiterten Retourenauftrags wird sofort eine Rückerstattung ausgegeben.
  • Nach der Inspektion der Retourenmaterialien wird eine Rückerstattung ausgegeben.
  • Nachdem Sie eine Rückerstattung von Ihrem Lieferanten erhalten haben, erfolgt eine Rückerstattung an Ihren Kunden.

Verfügbare Optionen im erweiterten Retourenauftrag

Wie bereits erwähnt, nehmen Sie auf der Registerkarte Retouren in Hauptsteuerungsfeldern in den Positionsdetails des erweiterten Retourenauftrags Selektionen vor, um das Ergebnis eines Kundenretourenprozesses zu steuern.

Einige Optionen basieren auf Business-Add-Ins (BAdIs), die speziell für diese Optionen entwickelt wurden. Da es viele verschiedene Möglichkeiten für die Einrichtung von BAdIs gibt, kann die Erweiterte Retourenabwicklung in einem SAP-S/4HANA-System für bestimmte Feldkombinationen im Vergleich zu einem anderen SAP-S/4HANA-System mit denselben Feldkombinationen sehr unterschiedliche Ergebnisse haben.

Bild mit einer Liste von Aufzählungspunkten auf der linken Seite, die verschiedene Aspekte von Kundenretouren und Rückerstattungsprozessen erläutern, zusammen mit einem Foto auf der rechten Seite der Hand einer Person, die auf einem Laptop in einer Umgebung mit großen Fenstern, möglicherweise einem Flughafen, tippt. Das Bild zeigt eine Softwareschnittstelle mit Kategorien wie Retourengrund, Empfangenes Material, Folgeaktion, Rückerstattungsschlüssel, Rückerstattungssteuerung und Inspektionsschlüssel mit jeweils einer kurzen Beschreibung ihrer Funktionen an. Im Hintergrund sind Flugzeuge leicht durch die Fenster zu sehen, was die Nähe der Einstellung zu einem Flugplatz anzeigt.

Im Feld Retourengrund können Sie einen Retourengrund für eine Auftragsposition hinterlegen, der als Identifikation für die Auftragsposition dient. Ein Beispiel ist Produkt defekt.

Das Ankreuzfeld Material erhalten gibt an, dass das Material physisch in Ihrer Kontrolle liegt und das SAP-S/4HANA-System sofort eine Retourenanlieferung anlegen sollte.

Im Feld Folgeaktion legen Sie fest, was mit dem Material geschehen soll. Beispiele sind: Eingang in Werk und Sofort in Ausschuss übernehmen.

Im Feld Rückerstattungssteuerung legen Sie fest, ob, wie und wann eine Rückerstattung für die Retourenmaterialien verarbeitet werden soll.

Im Feld Rückerstattungsschl. legen Sie den Rückerstattungsbetrag als Prozentsatz des Ursprungsverkaufspreises des Artikels fest. Die Rückerstattung für Retouren kann auch in einer separaten Transaktion durchgeführt werden. Wählen Sie im SAP GUI den Pfad Logistik→Zentrale Funktionen→Erweiterte Retourenabwicklung→Rückerstattung für Retouren, oder verwenden Sie den Transaktionscode MSR_CRD. Diese Transaktion kann dem Benutzer selbstverständlich auch als Kachel im SAP Fiori Launchpad zur Verfügung gestellt werden.

Im Feld Inspektionsschlüssel können Sie den Zustand des Retourenmaterials erfassen. Der Inspektionsschlüssel kann auch verwendet werden, um einen Rückerstattungsschlüssel auszulösen. Die Inspektion kann in Ihrem Lager mit der Nummer des Retourenlieferbelegs, der Handling-Unit-Nummer oder der Inspektionsnummer als Referenz erfolgen. Inspektionen können auch im SAP-S/4HANA-System über eine separate Transaktion erfasst werden. Wählen Sie im SAP GUI den Pfad Logistik→Zentrale Funktionen→Erweiterte Retourenabwicklung→Materialinspektion, oder verwenden Sie den Transaktionscode MSR_INSPWH. Diese Transaktion kann dem Benutzer auch als Kachel im SAP Fiori Launchpad zur Verfügung gestellt werden.

Zwischen den Feldwerten auf der Registerkarte Retouren im erweiterten Retourenauftrag bestehen Abhängigkeiten. Abhängig von einem Feldeintrag müssen eventuell weitere Felder ausgefüllt werden, wie z.B. die Folgeaktion An Lieferanten ausliefern. Wenn Sie diese Folgeaktion auswählen, müssen Sie auch den Lieferanten eingeben, an den das Retourenmaterial geliefert werden soll. Wenn Sie dies nicht tun, wird der Kundenauftrag als unvollständig angesehen.

Zusammenfassung

  • Die erweiterte Retourenabwicklung erweitert die herkömmliche Retourenfunktion in SAP S/4HANA Sales and Procurement: Erweiterte Bearbeitungsoptionen sind sowohl für Kunden- als auch für Lieferantenretouren verfügbar. Wenn Sie in SAP S/4HANA einen Kundenauftrag mit der Belegart RE2 (Erweiterte Retouren) anlegen, stoßen Sie einen Retourenprozess mit der Funktion der erweiterten Retourenabwicklung an.
  • Mit der Erweiterten Retourenabwicklung werden Kundenretouren als Teil eines integrierten Prozesses behandelt. Der erweiterte Retourenauftrag, eine Retourenanlieferung, eine Gutschriftsanforderung und die Gutschrift sind Beispiele für Belege, die in diesem integrierten Retourenprozess verwendet werden. Retourenaufträge können mit oder ohne Bezug auf einen Kundenauftrag oder eine Faktura angelegt werden.
  • Mithilfe der Retourenübersicht, die auch in den erweiterten Retourenauftrag integriert ist, kann der Fortschritt und Abschluss des erweiterten Retourenprozesses überwacht werden.
  • Mit der Erweiterten Retourenabwicklung können mehrere Retourenszenarios verarbeitet werden, die in Unternehmen möglich sind. Es gibt viele Variablen, die veranlassen, dass Retouren unterschiedlich abgewickelt werden.
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