Das Grundprinzip der doppelten Buchführung besteht darin, dass für jeden Geschäftsvorfall Beträge auf mindestens zwei Konten gebucht werden müssen. Das System der doppelten Buchführung setzt außerdem voraus, dass die als Soll gebuchten Beträge für alle Vorgänge mit den als Haben gebuchten Beträgen übereinstimmen.
Merkmale der doppelten Buchführung in der Finanzbuchhaltung:
- Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei verschiedenen Konten gebucht.
- Sollbuchungen werden immer auf der linken Seite eines T-Kontos angezeigt.
- Habenbuchungen werden immer auf der rechten Seite eines T-Kontos angezeigt.
- Die Summe der Sollbuchungen entspricht der Summe der Habenbuchungen.
Die Verbuchung erfolgt bei dem einen Konto auf der Sollseite, bei dem anderen Konto dagegen auf der Habenseite.
Das Grundprinzip besteht darin, dass ohne Rücksicht auf die Zahl der bebuchten Konten die Summe der Sollbuchungen immer der Summe der Habenbuchungen entspricht.
Die Verbuchung der Geschäftsvorfälle erfolgt auf Konten (zweiseitig geführte Rechnungen, auf denen die Wertbewegungen registriert werden).
Dabei lassen sich im System der doppelten Buchhaltung die Konten unterschiedlichen Gruppen von Grundkonten zuordnen, die sich wiederum in zwei Kategorien aufteilen:
- Bilanzkonten (Vermögens- und Kapital-/Schuldenkonten), auf denen Bestände und deren Änderungen verbucht werden.
- Erfolgskonten (Aufwands-/Kosten- und Ertrags-/Leistungskonten), auf denen erfolgswirksame Vorgänge verbucht werden.
Für die Summe aller Konten gilt folgende grundsätzliche Gleichung: Anfangsbestandswert + Anschaffungswert - Abgangswert = Endbestandswert.
Die Kontonamen unterscheiden sich danach, auf welcher Kontoseite (Soll oder Haben) Anfangsbestandswert, Anschaffungswert, Abgangswert sowie Endbestandswert verbucht werden.
Beispiel: In einem Verkaufsgeschäftsprozess in SAP S/4HANA wird ein Buchhaltungsbeleg zum Zeitpunkt der Buchung des Warenausgangs und auch zum Zeitpunkt der Fakturaerstellung angelegt.
Zum Zeitpunkt der Buchung des Warenausgangs verlässt die Ware physisch das Lager. Buchungen im System erfolgen sowohl auf Bestandsmengen- als auch auf Bestandswertbasis. Der Bestand wird reduziert und der verbrauchte Materialeinsatz erhöht. Die Buchung lautet deshalb Materialeinsatz an Bestand.
Zum Zeitpunkt der Fakturierung werden Forderungen für den Geschäftspartner (Debitor) angelegt und Zugänge für den Verkauf von Waren gebucht (Buchungssatz: Forderungen für Verkauf von Waren).
Erfolgt die Buchung des Zahlungseingangs in SAP S/4HANA Finance, so werden die Forderungen wieder abgebaut, und der Zahlungseingang wird auf einem Bankkonto verbucht (Buchungssatz: Bank an Forderungen).
Die Verbuchung der Ausgangssteuer wurde in diesem vereinfachten Beispiel außer Acht gelassen.
In einem Beschaffungsprozess wird beim Buchen des Wareneingangs eine Erhöhung des verfügbaren Bestands gebucht. Bei Finanzbuchungen erfolgt die Verrechnungskontenbuchung auf ein spezielles Wareneingang/Rechnungseingang-Verrechnungskonto (WE/RE-Verrechnungskonto). Es erfolgt eine Buchung Bestand an WE/RE-Verrechnungskonto.
Wenn die Bewertung der gebuchten Materialien mit Standardpreisen erfolgt, kann unter Umständen eine Buchung des entstehenden Differenzbetrages zwischen den Beschaffungskosten und dem aktuellen Standardbewertungspreis auf ein Preisdifferenzenkonto erforderlich werden.
Zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs werden das WE/RE-Verrechnungskonto entlastet und Verbindlichkeiten bei dem entsprechenden Kreditor aufgebaut (WE/RE-Verrechnungskonto an Kreditoren).
Beim Ausführen des Zahllaufs werden diese Verbindlichkeiten beglichen, und die Gegenbuchung erfolgt auf Ihrem Bankkonto (Verbindlichkeiten an Bank).
Die Verbuchung der anfallenden Steuer wurde in diesem vereinfachten Beispiel außer Acht gelassen.