Lieferantenretouren in SAP S/4HANA durchführen

In SAP S/4HANA ist die Reklamations- und Retourenabwicklung ein integraler Bestandteil eines standardmäßigen Beschaffungsprozesses. Die Rückgabe von Materialien an interne und externe Lieferanten wird in SAP S/4HANA unterstützt. Die Erweiterte Retourenabwicklung (ARM) für Lieferanten ist eine Erweiterung der Funktion eines herkömmlichen Retourenprozesses in älteren SAP-Systemen (wie SAP ERP) ohne ARM.

Eine Retoure an einen Lieferanten erfordert eine Retourenbestellung mit einem Retourenpositionstyp. Für eine Retoure an einen Lieferanten kann auch eine Genehmigung vom Lieferanten vor der Retoure der Materialien erforderlich sein.

Für die logistische Verwaltung einer Retoure wird eine Auslieferung angelegt. Materialien werden aus dem Bestand kommissioniert und an den Lieferanten gesendet. Im Fall einer Lieferantenrückerstattung geht eine Gutschrift ein, die in SAP S/4HANA Finance gebucht werden muss.

Materialien müssen ggf. auch geprüft werden, wenn sie am Standort des Lieferanten eingegangen sind.

Retouren können auch unternehmensintern erfolgen. Eine solche interne Retoure kann buchungskreisintern sein: Dies ist eine Werk-zu-Werk-Retoure innerhalb desselben Buchungskreises. Es kann sich auch um eine buchungskreisübergreifende Retoure handeln: eine Werk-zu-Werk-Retoure, bei der die beiden am Retourenprozess beteiligten Werke zu verschiedenen Buchungskreisen gehören. Eine Retourenumlagerungsbestellung wird angelegt, um den Retourenprozess zu starten. Im Werk, das die Materialien zurücksendet, wird eine Auslieferung angelegt, und im empfangenden Werk wird automatisch eine Anlieferung angelegt. Bei buchungskreisübergreifenden Retouren erfolgt eine interne Verrechnung.

Sie können den Status einer Retourenposition mithilfe der Retourenübersicht anzeigen. Die Verwendung dieser Übersicht für Lieferantenretouren ist sehr ähnlich wie bei der zuvor erläuterten Abwicklung von Kundenretouren.

Nicht jede Retoure an einen Lieferanten muss genau gleich behandelt werden. Wenn Sie ein Material an einen Lieferanten zurücksenden, müssen Sie zunächst eine Beurteilung dieser spezifischen Retoure vornehmen. Es gibt viele Variablen, sodass verschiedene Lieferantenretouren u.U. auf unterschiedliche Art verwaltet werden müssen. Die erweiterte Retourenbestellung steuert die nachfolgende Retourenabwicklung für die Lieferantenretoure.

Um die jeweilige Vorgehensweise für einen bestimmten Lieferantenretourenprozess zu ermitteln, könnten die folgenden Fragen hilfreich sein:

Wer ist der Lieferant?

• Der Lieferant ist ein externer Lieferant.
• Der Lieferant ist ein Werk innerhalb desselben Buchungskreises. Das Material wurde über eine Umlagerungsbestellung beschafft.
• Der Lieferant ist ein Werk, das zu einem anderen Buchungskreis gehört als das Werk, von dem das Material zurückgesendet wird. Das Material wurde über eine buchungskreisübergreifende Umlagerungsbestellung beschafft.

Wo erfolgt die Inspektion der Retourenmaterialien?

• Beim externen Lieferanten
• In dem Werk, das die Materialien zurücksendet (buchungskreisinterne und buchungskreisübergreifende Prozesse)
• In dem Werk, das die Materialien empfängt (buchungskreisinterne und buchungskreisübergreifende Prozesse)

Welche logistische Folgeaktion ist notwendig?

• Die Retourenmaterialien bleiben am ersten Standort. Die Retourenmaterialien werden verschrottet oder in den Bestand bewegt.
• Die Materialien werden an den letzten Standort zurückgesendet.
• Die Materialien werden an einen anderen Standort weitergeleitet, entweder intern (d.h. an ein anderes Werk) oder extern (an einen Lieferanten).

Welche Art der Abrechnung wird für die Retourenmaterialien vereinbart?

• Es wird eine Erstattung vom externen Lieferanten erwartet.
• Für einen buchungskreisinternen Retourenprozess wird keine Erstattung ausgegeben.
• Die interne Verrechnung muss zwischen den beiden beteiligten Buchungskreisen ausgeführt werden (im Falle eines buchungskreisübergreifenden Retourenprozesses).

Für die Rücksendung von Materialien an einen Lieferanten mithilfe einer erweiterten Retourenbestellung stehen drei Standardszenarios zur Verfügung:

• Lieferantenretouren
• Buchungskreisinterne Retouren
• Buchungskreisübergreifende Retouren

• Retourenbestellung: Löst den Lieferantenretourenprozess aus.
• Auslieferung: Löst den Transport von Materialien von Ihrem Werk zum Lieferanten aus.
• Materialinspektion durch den Lieferanten: In diesem optionalen Prozessschritt können Sie die Ergebnisse einer Materialprüfung eingeben, die vom Lieferanten durchgeführt wurde.
• Rechnungsprüfung: Sie erfassen die Gutschrift, die Sie vom Lieferanten erhalten haben.
• Retourenübersicht: Überwacht den Lieferantenretourenprozess.

Lieferantenretouren:

Um Materialien für eine zuvor angelegte Bestellung an einen externen Lieferanten zurückzusenden, legen Sie eine Retourenbestellung an. In SAP S/4HANA, Belegart NB2 (Erw. Lief.retoure) zur Verfügung. Außerdem geben Sie die erforderliche logistische Folgeaktion ein. Wenn Sie festlegen, dass die Materialien zurückgesendet werden sollen, wird automatisch eine Retourenauslieferung angelegt, um die Materialien an den Lieferanten zu senden. Sie können eine Inspektion in Ihrem Lager durchführen (Selbstprüfung), oder die Inspektion kann vom Lieferanten durchgeführt werden. Es ist möglich, Kommentare hinzuzufügen und Dokumente für diese Inspektion hochzuladen. Wenn der Lieferant eine Rückerstattung ausstellt, wird in Ihrem SAP-S/4HANA-System eine Gutschrift erfasst. Der Status und die Belegnummern (z.B. die Auslieferungsnummer) für die bereits ausgeführten Verarbeitungsschritte werden in der Retourenübersicht angezeigt.

• Retourenumlagerungsbestellung: Löst den Retourenprozess für buchungskreisinterne Werke aus.
• Auslieferung: Löst den Transport von Materialien von einem Werk in einem Buchungskreis zu einem anderen Werk innerhalb desselben Buchungskreises aus.
• Anlieferung: Wickelt den Wareneingangsprozess im empfangenden Werk ab.
• Materialinspektion im Lager: Legt den Zustand der Retourenmaterialien im empfangenden Werk fest, sodass die nächsten logistischen Schritte festgelegt werden können.
• Logistische Folgeaktion: Verschiebt die retournierten Materialien an ihren endgültigen Bestimmungsort.
• Retourenübersicht: Überwacht den buchungskreisinternen Werkretourenprozess.

Buchungskreisinterne Retouren (d.h. Werk an Werk innerhalb desselben Buchungskreises)

Um Materialien für eine zuvor angelegte Umlagerungsbestellung an ein Auslieferungswerk zurückzusenden, legen Sie eine Retourenumlagerungsbestellung an. Normalbestellart UB2 (Erw. Rets STO IC) ist für dieses Szenario verfügbar. Außerdem geben Sie die erforderlichen Folgeaktionen ein. Wenn Sie festlegen, dass die Materialien zurückgesendet werden sollen, wird automatisch eine Auslieferung angelegt, um die Materialien an das Lieferwerk zurückzusenden. Gleichzeitig wird automatisch eine Anlieferung für das Werk angelegt, aus dem das Material ursprünglich geliefert wurde (Retourenstandort). Anschließend wird der Wareneingang manuell am Retourenstandort gebucht. Eine Inspektion der Retourenmaterialien wird vom empfangenden Werk erfasst. Die Materialien können dann an ihren endgültigen Bestimmungsort bewegt werden. In diesem Szenario wird keine Gutschrift ausgestellt, da beide beteiligten Werke zum selben Buchungskreis gehören. Der Status und die Belegnummern (z.B. die Auslieferungsnummer) für die bereits ausgeführten Verarbeitungsschritte werden in der Retourenübersicht angezeigt.

• Retourenbestellung: Löst den buchungskreisübergreifenden Retourenprozess aus.
• Auslieferung: Löst den Transport von Materialien von einem Werk, das zu einem Buchungskreis gehört, zu einem Werk aus, das zu einem anderen Buchungskreis gehört.
• Anlieferung: Wird verwendet, um eingehende Bestandsbewegungsaktivitäten auszulösen.
• Materialinspektion: Ermitteln Sie den Status der retournierten Materialien, um weitere logistische Schritte und buchungskreisübergreifende Fakturierungsaktivitäten zu planen.
• Logistische Folgeaktion: Verschiebt die retournierten Materialien an den endgültigen Bestimmungsort.
• Interne Verrechnung: Verrechnet den Buchungskreis, der die Materialien zurückgibt.
• Retourenübersicht: Überwacht den buchungskreisübergreifenden Retourenprozess.

Buchungskreisübergreifende Retouren (d.h. Werk an Werk, die jeweils zu einem anderen Buchungskreis gehören)

Um Materialien für eine zuvor angelegte Umlagerungsbestellung, die zu einem anderen Buchungskreis gehört, an ein Auslieferungswerk zurückzusenden, legen Sie einen buchungskreisübergreifende erweiterte Retourenbestellung an. Normalbestellart NB2C (Erw. Rets STO CC) zur Verfügung. Außerdem geben Sie die erforderlichen Folgeaktionen ein. Es wird automatisch eine Retourenauslieferung angelegt, um die Materialien von Ihrem Werk an das Werk zu liefern, das die Materialien ursprünglich geliefert hat. Es wird automatisch eine Anlieferung angelegt, um den Eingang der Materialien im empfangenden Werk zu verwalten. Wenn die Materialien im empfangenden Werk eintreffen, wird der Wareneingang manuell im System gebucht. Anschließend werden die Inspektionsergebnisse für die Materialien vom empfangenden Werk erfasst. Die Rückerstattung für interne Retouren wird vom empfangenden Werk durchgeführt, und eine interne Verrechnung wird angelegt. In der Retourenübersicht werden der Status und die Belegnummern (z.B. die Auslieferungsnummer oder die Belegnummer für die interne Verrechnung) für die bereits ausgeführten Verarbeitungsschritte angezeigt.