El principio básico de la contabilidad por partida doble es que, para cada operación comercial, los importes deben contabilizarse en al menos dos cuentas. El sistema de contabilidad por partida doble también requiere que, para todas las operaciones, los importes contabilizados como cargos sean iguales a los importes contabilizados como abonos.
Características de la contabilidad por partida doble en la Contabilidad financiera:
- Cada operación comercial se contabiliza en al menos dos cuentas diferentes.
- Las contabilizaciones en el Debe siempre se muestran en la parte izquierda de una cuenta T.
- Las contabilizaciones en el Haber siempre se muestran en el lado derecho de una cuenta T.
- El total de contabilizaciones en el Debe es igual al total de contabilizaciones en el Haber.
En una cuenta se realiza un cargo y en la otra se realiza un abono.
El principio básico es: independientemente del número de cuentas contabilizadas, el importe total de las contabilizaciones en el Debe siempre es igual al importe total de las contabilizaciones en el Haber.
Las operaciones comerciales se contabilizan en cuentas (las facturas en las que se registran los movimientos de valores se actualizan en ambos lados).
Al trabajar de este modo, las cuentas se pueden asignar a diferentes grupos de cuentas básicas, que a su vez se pueden separar en dos categorías:
- Las cuentas de balance (cuentas de patrimonio y cuentas de capital o deuda), en las que se contabilizan el stock y sus modificaciones
- Las cuentas de pérdidas y ganancias (cuentas de gastos, cuentas de costes y cuentas de ingresos/servicios), en las que se contabilizan las operaciones correctas
Para la suma de todas las cuentas, es válida la siguiente ecuación fundamental: valor de stock inicial + valor de adquisición - valor de baja = valor de stock de cierre.
Los nombres de las cuentas pueden ser diferentes en función del lado (cargo o abono) en el que se contabilizan el valor de stock inicial, el valor de alta, el valor de baja y el valor de stock de cierre.
Por ejemplo, en un proceso empresarial de ventas en SAP S/4HANA, se crea un documento contable en el momento de contabilizar la salida de mercancías y también en el momento de la creación del documento de facturación.
Al contabilizar la salida de mercancías, las mercancías abandonan físicamente el almacén. Las contabilizaciones en el sistema se producen tanto en función de la cantidad de stocks como del valor de stocks. El stock se reduce y la utilización del material aumenta. Por lo tanto, se contabiliza la utilización de material en el stock.
En el momento de la facturación, se crean créditos para el interlocutor comercial (cliente FI) y las altas se contabilizan para la venta de mercancías (registro contable: Créditos para ventas de mercancías).
Si los pagos recibidos se contabilizan en SAP S/4HANA Finance, los créditos se reducen y el pago recibido se contabiliza en una cuenta bancaria (registro contable: Banco para créditos).
En este ejemplo simplificado, la contabilización del IVA repercutido no se ha tenido en cuenta.
En un proceso de aprovisionamiento, se contabiliza un aumento del stock disponible en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. En términos de contabilizaciones financieras, la contabilización de la cuenta de compensación se realiza en una cuenta especial de compensación de entrada de mercancías/recepción de facturas (cuenta de compensación EM/RF). Se contabiliza el stock en la cuenta de compensación EM/RF.
Si se utilizan precios estándar para valorar los materiales contabilizados, puede ser necesario contabilizar la diferencia de importe entre los costes de compra y el precio de valoración estándar actual en una cuenta de diferencias de precio.
Al recibir la factura, se realiza un abono en la cuenta de compensación EM/RF y se crean débitos para el acreedor relevante (cuenta de compensación EM/RF a acreedores).
Al realizar la ejecución de pago, estos débitos se liquidan y la contrapartida se realiza en su cuenta bancaria (débitos a banco).
En este ejemplo simplificado, la contabilización de impuestos no se ha tenido en cuenta.