Integration von Bestelltransaktionen
Eine Bestellung ist ein formelles, rechtsverbindliches Handelsdokument, das ein Käufer an einen Verkäufer ausstellt, Waren oder Dienstleistungen anfordert und die Menge, den Preis und die Geschäftsbedingungen festlegt.
In SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erstellen Käufer Bestellaufträge, um Waren oder Services von Lieferanten anzufordern. Bestellaufträge werden von SAP-Ariba-Procurement-Lösungen nach der Genehmigung an SAP ERP oder SAP S/4HANA gesendet. Sofern konfiguriert, können SAP-Ariba-Procurement-Lösungen die Bestellaufträge dann an SAP Business Network senden, wodurch sie mithilfe der bevorzugten Bestellweiterleitungsmethode des Lieferanten an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet werden.
Zu den unterstützten Bestellauftragsarten gehören:
- Normalbestellungen (Neu, Ändern, Stornieren und Schließen)
- Dienstleistungsbestellungen (Neu, Ändern, Stornieren und Schließen)
SAP-Ariba-Procurement-Lösungen ermöglichen den Export betragsbasierter Bestellaufträge nach SAP ERP oder SAP S/4HANA. Die SAP-Ariba-Procurement-Lösungen ordnen den Betrag der Menge in SAP ERP oder SAP S/4HANA zu und setzen den Preis pro Mengeneinheit auf 1. Dazu muss eine Warengruppe der Art Service und Empfangen nach Betrag aktiviert sein.
Beispiel: Wenn der Stückpreis 10 EUR und die Menge 5 ist, wird er als Menge von 50 und mit einem Stückpreis von 1 EUR exportiert.
Geänderte und stornierte Bestellaufträge können auch aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network nach SAP ERP oder SAP S/4HANA exportiert werden.
Notiz
Bei der Integration von Bestellungen, geänderten Bestellungen und stornierten Bestellungen mit SAP ERP oder SAP S/4HANA ist die Datenquelle immer die SAP-Ariba-Procurement-Lösungen. Das bedeutet, dass all diese Dokumente aus den SAP-Ariba-Procurement-Lösungen stammen und dann an SAP ERP oder SAP S/4HANA gesendet werden müssen.
Sie müssen Bestellungen in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen ändern oder stornieren, nicht im SAP-System. Wenden Sie daher das entsprechende Berechtigungskonzept in SAP ERP oder SAP S/4HANA an, um zu verhindern, dass Benutzer Bestellungen direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA ändern.
Zusätzliche Informationen:
Käufer können Anlagen und Anmerkungen aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen an das SAP-System senden. Im SAP-System werden diese wie folgt verarbeitet:
- Kopfebene: Verwendung der generischen Objektdienste (GOS) von SAP für Bestellungen.
- Positionsebene: Verwendung der SAP-Dokumentenverwaltung (DVS) für Bestellungen.
Die Anlagengröße darf 74 MB auf Kopf- oder Positionsebene von Bestellaufträgen nicht überschreiten. Mehrere Anlagen sind zulässig, aber das Limit für die Anzahl der Anlagen pro Position beträgt 20, und die kombinierte Anlagengröße beträgt 100 MB.
Anmerkungen werden für Bestellaufträge sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene unterstützt. Im Kommentarfeld können Sie Freitext eingeben, der mit einer Bestellung verknüpft ist, einschließlich zusätzlicher Informationen.
Voraussetzungen:
- Installieren Sie die neuesten Add-On-Komponenten für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network für die Integration mit SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
- Konfigurieren Sie die Bestellauftragsintegration, ändern Sie die Bestellauftragsintegration, und schließen Sie die Bestellauftragsintegration zwischen SAP-Ariba-Procurement-Lösungen und SAP ERP oder SAP S/4HANA.
- Aktivieren Sie die erforderlichen Integrationsereignisse in Ihrem SAP-Ariba-Procurement-Bereich.
- Aktivieren Sie die erforderlichen Parameter in Ihrem SAP-Ariba-Procurement-Bereich.
- Pflegen Sie die erforderlichen Querverweisparameter im Integrationsprojekt für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network für Ariba Procurement.
Erforderliche Ereignisse und Parameter:
Die folgende Liste stellt die erforderlichen bestellungsspezifischen Integrationsereignisse und -parameter dar, die auf der SAP-Ariba-Procurement-Site aktiviert werden müssen (abhängig von Ihren Anforderungen):
| Ereignisse |
|---|
| Bestellaufträge asynchron exportieren |
| Bestellauftragsstatus asynchron importieren |
| Bestellauftragsänderungen asynchron exportieren |
| Status von Bestellauftragsänderungen asynchron importieren |
| Bestellungsstornierungen asynchron exportieren |
| Bestellauftragsstornierungsstatus asynchron importieren |
| ERP-Kopfzeilenstatus des Bestellauftrags asynchron importieren |
| Status „Geschlossen" von Bestellaufträgen synchron exportieren |
| Parameter |
|---|
| Application.Procure.EnableTaxesChargesAndDiscount |
| Application.Purchasing.RenumberReqLineItemSplits |
| Application.Purchasing.PullCloseOrderStatusAckFromERP |
| Application.Purchasing.PushCloseOrderStatusToERP |
| Application.Purchasing.AllowPurchaseOrderLineClose |
| Application.Procure.UseCancelOrderIntegration |
| Application.Procure.EnableServiceItemFieldInRequisition |
| Application.Procure.AllowAttachmentToERP |
| Application.Ordering.AllowOrderAttachmentToERP |
| Application.Approvable.AllowedAttachmentExtensions |
Wichtige Einschränkungen:
- Das SAP-System unterstützt Dateinamen von Anlagen nur bis zu 50 Zeichen, einschließlich der Erweiterung.
- SAP-Ariba-Procurement-Lösungen unterstützen den Export von Nullbeträgen für Positionen in betragsbasierten Bestellaufträgen nicht.
- Das SAP-System unterstützt beim Anlegen oder Ändern von Bestellungen maximal 40 Zeichen für Positionstexte.
- Anlagen für Servicepositionen in Bestellaufträgen werden nur auf übergeordneter Positionsebene und nicht auf untergeordneter Positionsebene unterstützt.
- Die Servicehierarchieunterstützung ist auf zwei Ebenen beschränkt.
- Kontozuordnungskategorie U (Unbekannt) wird nur für Servicepositionen unterstützt.
- SAP-Ariba-Procurement-Lösungen lassen die Bearbeitung von Bestellaufträgen mit Kontierungstyp A (Anlage) nicht zu.
- Wenn Sie eine Anmerkung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen löschen, wird die entsprechende Anmerkung in SAP ERP oder SAP S/4HANA nicht gelöscht.
Notiz
Weitere Informationen zur Bestellung, einschließlich der zugehörigen Voraussetzungen und Einschränkungen, sind im Übersichtsleitfaden für SAP Integration Suite, verwaltetes Gateway für Spend Management und SAP Business Network verfügbar. Navigieren Sie zu Transaktionen für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen > Eingehende Transaktionen für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen, und suchen Sie nach den Abschnitten Bestellauftrag, Voraussetzungen und Einschränkungen.
Geschlossene Bestellaufträge aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in das SAP-System integrieren
Die Integration von Informationen zum Abschluss von Bestellaufträgen aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in SAP ERP oder SAP S/4HANA ermöglicht eine nahtlose Synchronisierung von Bestellauftragsdaten zwischen den beiden Systemen. Diese Integration unterstützt sowohl den Abschluss auf Kopf- als auch auf Positionsebene und stellt genaue und aktuelle Informationen sicher.
Durch die Integration von Informationen zum Bestellabschluss erweitert das System die Fondsverteilung und -auslastung und bietet einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Ressourcen. Durch die Echtzeitintegration wird sichergestellt, dass alle Änderungen am Bestellauftragsstatus sofort sowohl in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen als auch in SAP ERP oder SAP S/4HANA widergespiegelt werden.
Wenn ein Bestellauftrag in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen geschlossen wird, wird der entsprechende Status automatisch in SAP ERP oder SAP S/4HANA aktualisiert. Alle nicht verwendeten Mittel, die für die Bestellung zugeordnet sind, werden freigegeben, und die offene Menge wird auf null gesetzt. Umgekehrt wird beim erneuten Öffnen eines Bestellauftrags in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen der Status des entsprechenden Bestellauftrags in SAP ERP oder SAP S/4HANA entsprechend aktualisiert. Wenn ein geschlossener Bestellauftrag in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erneut geöffnet wird, werden die beim Schließen als nicht verwendet freigegebenen Geldmittel im System wiederhergestellt.
Käufer können beim Schließen eines Bestellauftrags einen Status angeben. In der folgenden Tabelle sind die Statusmeldungen aufgeführt, die Käufer in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen und die entsprechende Statusaktualisierung in SAP ERP oder SAP S/4HANA festlegen können:
| Status in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen | Status in SAP ERP |
|---|---|
| Bestellung für Leistungserfassung geschlossen | Lieferung abgeschlossen |
| Bestellung für Rechnungsstellung geschlossen | Schlussrechnung |
| Auftrag für alle Aktionen geschlossen | Komplettlieferung und Schlussrechnung |
Integration geschlossener Bestellungen aus dem SAP-System in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen
Die Integration geschlossener Bestellungen wird in beide Richtungen unterstützt. Käufer, die das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network verwenden, das in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert ist, können diese Funktion aktivieren und Informationen zum Schließen von Bestellaufträgen aus SAP ERP oder SAP S/4HANA in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen exportieren.
Käufer, die diese Funktion verwenden, müssen darauf verzichten, Bestellaufträge in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen zu schließen und den Status an das SAP-System zu übertragen.
Die im Bestellauftrag geschlossenen Positionen werden mit den folgenden Kennzeichen im SAP-ERP-System entweder als „Erfasst" oder „In Rechnung gestellt" gekennzeichnet:
- Lieferung abgeschlossen
- Schlussrechnung
Das Programm Status geschlossener Bestellaufträge exportieren ruft Datensätze für Bestellaufträge ab, die innerhalb eines bestimmten Bereichs geschlossen wurden, und überträgt ihren Status an SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
Die folgende Tabelle enthält die Statusmeldungen, die Käufer im SAP-System festlegen können, und die entsprechende Statusaktualisierung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen:
| Status in SAP ERP | Status in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen |
|---|---|
| Lieferung abgeschlossen | Bestellung für Leistungserfassung geschlossen |
| Schlussrechnung | Bestellung für Rechnungsstellung geschlossen |
| Komplettlieferung und Schlussrechnung | Bestellung für Leistungserfassung und Rechnungsstellung geschlossen |
Voraussetzungen:
Bei der Integration geschlossener Bestellaufträge aus dem SAP-System in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen gelten folgende wichtige Voraussetzungen:
In SAP-Ariba-Procurement-Lösungen:
- Deaktivieren Sie den Parameter Application.Purchasing.PushCloseOrderStatusToERP, um zu verhindern, dass SAP-Ariba-Procurement-Lösungen den Status eines geschlossenen Bestellauftrags zurück an das SAP-System senden.
- Aktivieren Sie den Parameter Application.Purchasing.AllowPurchaseOrderLineClose, um das Schließen einzelner Positionen in Bestellaufträgen zu ermöglichen.
- Aktivieren Sie die Funktion zum Schließen von Bestellaufträgen/Bestellpositionen mit einem neuen Status (Status 7 – Für Leistungserfassung und Rechnungsstellung schließen), die unter Funktionsverfügbarkeitsstatus verfügbar ist, damit Käufer einen Bestellauftrag oder eine Bestellauftragsposition mit dem Status Bestellung für Leistungserfassung und Rechnungsstellung geschlossen schließen können.
- Aktivieren Sie den folgenden Parameter, um die Änderung des Schließungsstatus einzelner Positionen in Bestellaufträgen zuzulassen: Application.Purchasing.EnableChangingFromOneERPOrderLineCloseStatusToAnother.
Im SAP-System:
- Installieren Sie die neuesten Add-On-Komponenten für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network für die Integration mit SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
- Aktivieren Sie das Ereignis ERP-Antwort auf Bestellabwicklung im Schnittstelleneinrichtungsprogramm in Ihrem Add-on für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network im SAP-System.
- Pflegen Sie die erforderliche Konfiguration in Ihrem SAP-System.
- Spielen Sie den SAP-Hinweis 1987986 ein.
Einschränkungen:
Bei der Integration geschlossener Bestellaufträge aus dem SAP-System in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen gelten folgende Einschränkungen:
- Der Status in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen wird für Bestellaufträge, die vor der Implementierung dieser Funktion in SAP ERP geschlossen wurden, nicht aktualisiert. In solchen Fällen können Sie das Programm manuell ausführen, um den Status der geschlossenen Bestellaufträge zu exportieren, die Aktualisierungen in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erfordern.
- Das SAP-System unterstützt den Status Lieferung abgeschlossen für Dienstleistungsbestellungen oder Nichtkatalog-Artikel nicht. Folglich aktualisiert das SAP-System den Status geschlossener Servicebestellaufträge in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen nicht als Bestellung für Leistungserfassung geschlossen oder Bestellung für Leistungserfassung und Rechnungsstellung geschlossen.
Kopfzeilenstatus von Bestellaufträgen importieren
Bei der Integration von Bestellaufträgen, Warenempfangsbelegen, Rechnungen usw. aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in SAP ERP oder SAP S/4HANA ist die Datenquelle die SAP-Ariba-Procurement-Lösungen. Alle Dokumente müssen aus diesen Lösungen stammen und an SAP ERP oder SAP S/4HANA gesendet werden. Benutzer müssen Bestellungen in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen ändern, stornieren, empfangen oder in Rechnung stellen, nicht im SAP-System. Wenden Sie daher das entsprechende Berechtigungskonzept in SAP ERP oder SAP S/4HANA an, um zu verhindern, dass Benutzer Bestellungen in diesen Systemen direkt ändern.
Geänderte Bestellungen mit dem Status Erfasst, In der Erfassungsphase, In Rechnung gestellt oder Rechnungsstellung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen können nicht storniert werden. Wenn Bestellaufträge fälschlicherweise in SAP ERP oder SAP S/4HANA erfasst oder in Rechnung gestellt werden, kann die Änderung von SAP-Ariba-Procurement-Lösungen zu SAP ERP oder SAP S/4HANA fehlschlagen, und der Export vom Typ Abbrechen wird zurückgewiesen.
Nachdem ein Auftrag SAP ERP oder SAP S/4HANA erreicht hat, kann sich sein Status ändern. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung in SAP ERP oder SAP S/4HANA erhalten oder in Rechnung stellen, kann eine nachfolgende Bestellungsänderung aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen fehlschlagen, und eine nachfolgende Bestellungsstornierung wird wahrscheinlich zurückgewiesen.
Um solche Situationen zu vermeiden, importiert die geplante Aufgabe ProcessERPHeaderStatusPull Kopfstatusinformationen aus SAP ERP oder SAP S/4HANA. Es legt das Feld ERPAllowCancel fest, das bestimmt, ob eine Bestellung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen storniert werden kann.
Notiz
Käufer sollten ProcessERPHeaderStatusPull nur verwenden, wenn sie die Integration von Bestellungsänderungen und -stornierungen aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in SAP ERP oder SAP S/4HANA aktiviert haben und Bestellaufträge direkt in diesen Systemen empfangen oder in Rechnung stellen.
Die Aufgabe beseitigt nicht alle Fehler bei der Integration von Bestellungsstornierungen. SAP ERP oder SAP S/4HANA berücksichtigt verschiedene Faktoren bei der Ermittlung, ob ein Auftrag storniert werden kann. Der Statusimport basiert jedoch auf dem Erfassungs- und Rechnungsstellungsstatus.
ProcessERPHeaderStatusPull importiert den Status für alle Bestellungen mit dem Status Bestellt für den angegebenen Abfragezeitraum (Tage vor dem aktuellen Datum).
Pflegen Sie die erforderliche Konfiguration im Add-on für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network, um den Bestellkopfstatus aus SAP ERP oder SAP S/4HANA zu extrahieren.