Informationen zur Integration von Rechnungstransaktionen

Eine Rechnung ist ein formales Dokument, das ein Verkäufer einem Käufer für gelieferte Waren oder bereitgestellte Dienstleistungen ausstellt. Sie enthält Details wie den fälligen Betrag, die Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum. Eine Rechnung informiert den Käufer über die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen, ihre Kosten und das Fälligkeitsdatum der Zahlung. Sie dient als offizielle Zahlungsanforderung des Lieferanten. Darüber hinaus fungiert sie sowohl für den Verkäufer (Erlös) als auch für den Käufer (Aufwand) als Buchhaltungsbeleg. Sie ist auch für Steuerberichtswesen, Prüfungen und Compliance erforderlich.

Im Zusammenhang mit der Integration von SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in SAP ERP oder SAP S/4HANA über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network können Lieferanten Rechnungen von SAP Business Network an Käufer senden, die SAP-Ariba-Procurement-Lösungen verwenden, oder Käufer können Rechnungen direkt in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erstellen. Nach der Abstimmung werden diese Rechnungen exportiert oder an das SAP-ERP- oder SAP-S/4HANA-System gesendet.

Folgende Rechnungsarten werden unterstützt:

• Rechnung aus Bestellauftrag
• Rechnung ohne Bestellauftrag
• Servicerechnung
• Rechnungskorrektur auf Positionsebene
• Rechnungskorrektur auf Kopfebene

Zusätzliche Informationen:

Rechnung unterstützt die folgenden Skontoszenarios:

• Rabatte, die auf Kopf- und Positionsebene auf einer auf einem Bestellauftrag basierenden Rechnung eingegeben wurden
• Rabatte, die auf Kopf- und Positionsebene einer Rechnung ohne Bestellauftrag eingegeben wurden
• Rabatte, die in der Kopfzeile und in der Position einer Rechnungskorrektur auf Positionsebene eingegeben wurden

Der Export von Versand- und Abfertigungsgebühren nach SAP ERP und SAP S/4HANA wird in den folgenden Fällen unterstützt:

• Versand- und Bearbeitungsgebühren mit Steuern, die als Servicepositionen hinzugefügt werden, werden direkt auf Sachkonten gebucht.
• Versand- und Abwicklungskosten, die ohne Steuer hinzugefügt wurden, werden nur in der Rechnungsdetailzusammenfassung als ungeplante Bezugsnebenkosten gebucht.

Anlagen werden nur auf Kopfebene über die generischen Objektdienste (GOS) von SAP unterstützt.

Die auf Wareneingangsbelegen basierende Rechnungsverifizierung wird unterstützt.

Wenn im SAP-System die Konfiguration auf Auf Rechnungspositionen verteilen für ungeplante Bezugsnebenkosten, Versand- und Abwicklungskosten gesetzt ist, werden diese Kosten anteilig auf die Rechnungspositionen verteilt. Wenn die Konfiguration nicht festgelegt ist, werden die Gebühren in ein separates Hauptbuch gebucht.

Die SAP-Ariba-Procurement-Lösungen unterstützen keine Steuerstandortcodes. Der Steuerstandortcode stammt aus dem Werksstamm und wird für Steuerberechnungen und -buchungen im SAP-System benötigt.

Voraussetzungen:

• Installieren Sie die neuesten Add-On-Komponenten für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network für die Integration mit SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
• Konfigurieren Sie die Rechnungsintegration zwischen SAP-Ariba-Procurement-Lösungen und SAP ERP oder SAP S/4HANA.
• Aktivieren Sie die erforderlichen Integrationsereignisse in Ihrem SAP-Ariba-Procurement-Bereich. (Zahlungsanforderungen asynchron exportieren und Zahlungsanforderungsstatus asynchron importieren).
• Aktivieren Sie die erforderlichen Parameter im SAP-Ariba-Procurement-Bereich.
• Pflegen Sie die erforderliche Steuerkonfiguration im Bereich SAP Ariba Procurement.
• Importieren Sie die erforderlichen Stammdaten aus dem SAP-System.
• Pflegen Sie die erforderliche Querverweiskonfiguration im Integrationsprojekt für das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network für Ariba Procurement.
• Pflegen Sie die erforderliche Konfiguration in Ihrem SAP-System.

Einschränkungen:

• Vorerfasste Rechnungen werden nicht unterstützt.
• Auf Warenempfangsbelegen basierende Rechnungen werden nicht unterstützt.
• Sie können keine Servicerechnungen für Servicebestellungen erstellen. Sie können Servicerechnungen nur für Leistungserfassungsblätter erstellen.
• Die Quellensteuer wird für Einzelposten nicht unterstützt.
• Anlagen auf Positionsebene werden nicht unterstützt.
• Kommentare werden nicht unterstützt.
• Die Gesamtanlagengröße darf 100 MB nicht überschreiten.
• Anlagennamen mit chinesischen oder japanischen Zeichen werden nicht unterstützt.
• Anlagennamen mit Sonderzeichen (ohne das Symbol +) werden nicht unterstützt.

Käufer können die Integration von Rechnungen ohne Bestellauftrag (FI) aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen in das SAP-System über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network aktivieren. Um dies zu erreichen, muss der Käufer das SAP-FI-Buchungskennzeichen für Nicht-Bestellaufträge in den Querverweisparametern eines Integrationsprojekts im verwalteten Gateway für Spend Management und SAP Business Network aktivieren. Dieses Kennzeichen erleichtert die Speicherung von Transaktionsdetails in den FI-basierten Tabellen innerhalb des SAP-Systems.

Die folgenden Anwendungsfälle von Rechnungen ohne Bestellauftrag werden unterstützt:

• Mehrzeilige Rechnungen
• Rechnungen ohne Bestellauftrag für einmalige Lieferanten
• Mehrere Quellensteuern auf Kopfebene
• Nicht bestellbezogene Anlagenbuchung
• Innenauftrag, PSP-Element und Kostenstelle
• Rechnungskorrektur auf Kopf- und Positionsebene
• Rabatte auf Kopf- und Positionsebene
• Steuer auf Kopf- und Positionsebene
• Versand- und Abwicklungskosten mit oder ohne Steuern
• Mehrere Anlagen mit unterschiedlichen Sprachtiteln und Inhalten auf Kopfebene. Die unterstützten Sprachen sind Englisch und Deutsch.

Die Steuerelemente in SAP ERP oder SAP S/4HANA wurden erweitert, um die Übertragung steuerbezogener Daten aus externen Steuer-Engines zu erleichtern, die in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert sind. Diese Daten werden über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network an das SAP-System übertragen. Die PaymentTaxExport-Struktur wurde erweitert, um zusätzliche Steuerinformationen einzubinden, die aus externen Steueranwendungen stammen.

Nach der Genehmigung oder Ablehnung der Steuer in Ihrer SAP-Ariba-Lösung werden die Steuerdetails der Rechnung über die Datei PaymentExportRequest an das SAP-System übertragen. Diese Funktion unterstützt alle Szenarien für aufgelaufene Steuern, einschließlich vollständiger Rückstellungen, teilweiser Rückstellungen und nicht aufgelaufener Beträge. Wenn ein Käufer eine Rechnung ohne Bestellauftrag (mit oder ohne Steuer) generiert und Vertex bei Annahme in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen Steuern für die Positionen vorschlägt, wird die Rechnung im SAP-System mit einer zusätzlichen Position für die Rückstellung erstellt.

Derzeit wird nur die Vertex-Steuer-Engine über die Integration über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network unterstützt.

Käufer, die über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network integrieren, können eine Rechnung in SAP ERP oder SAP S/4HANA stornieren oder zurückweisen, nachdem die Rechnung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen abgestimmt wurde. Käufer können beispielsweise die Rechnung stornieren, wenn sie auf das falsche Konto oder mit einem fehlerhaften Betrag gebucht wurde. Mit dieser Funktion können Käufer den Status der stornierten oder zurückgewiesenen Rechnungen aus dem SAP-System an SAP-Ariba-Procurement-Lösungen übertragen.

Wenn eine genehmigte Rechnung im ERP-System storniert oder zurückgewiesen wird, ändert sich der Status des Rechnungsabstimmungsdokuments in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen von Wird bezahlt oder Zahlung fehlgeschlagen in Zurückgewiesen.

Nach der Zurückweisung des Rechnungsabstimmungsdokuments wird der entsprechende Betrag in den Bestellaufträgen, Verträgen und Warenempfangsbelegen, die durch die Rechnung aktualisiert wurden, um den Betrag in der zurückgewiesenen Rechnung reduziert.