Eine Rechnung ist eine Zahlungsanforderung, die in der Regel von einem Lieferanten gesendet wird. Rechnungen werden in der Regel vom Lieferanten erstellt, um einen fälligen Betrag für einen Bestellauftrag oder einen Vertrag widerzuspiegeln. In der Regel werden Rechnungen elektronisch über SAP Business Network als cXML-Dokumente an Ihr Unternehmen gesendet. Der Rechnungsstellungsprozess kann zu Diskrepanzen zwischen den Daten auf der Lieferantenrechnung und der Bestellung, dem Vertrag, den Empfangsbelegdaten oder der Steuerkonfiguration in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen führen. Diese Rechnungsabweichungen werden über einen Abstimmungsprozess behandelt.
Für jede Rechnung erstellt der Abstimmungsprozess ein zusätzliches zu genehmigendes Dokument, das als Rechnungsabstimmungsdokument bezeichnet wird, das alle Rechnungsabweichungen auflistet. Eine Rechnungsabweichung stellt eine einzelne Diskrepanz zwischen den Daten auf der Lieferantenrechnung und den Bestell-, Vertrags- oder Empfangsbelegdaten in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen dar. Ausnahmen können eine Vielzahl von Problemen darstellen, z. B. fehlende Empfangsbelege, nicht übereinstimmende Mengen oder Preise, doppelte Rechnungen oder Steuerabweichungen. Rechnungsabweichungsarten beschreiben die Situationen, die zu Abweichungen führen. Bedingungen wie Toleranzberechnungen und die Rangfolge von Rechnungsabweichungen geben an, wann eine Ausnahme ausgelöst wird und wie Ausnahmen nach ihrer Wichtigkeit eingestuft werden, wenn mehrere Ausnahmen auftreten.
Die Standardkonfiguration definiert typische Prüfregeln für einen umfangreichen Satz möglicher Rechnungsabweichungsarten. Diese Ausnahmetypen behandeln Situationen, z.B.:
- Zuordnungsabweichungen, z. B. Abweichungen für eine nicht zugeordnete Rechnung oder Position.
- Allgemeine Abweichungen, z. B. für Versandkosten oder Steuerbeträge.
- Bestellauftragsabweichungen spiegeln Unterschiede zwischen einer Bestellung und einer Rechnung wider.
- Vertragsabweichungen spiegeln Unterschiede zwischen einem Vertrag und einer Rechnung wider.
- Zahlungsabweichungen, z. B. Abweichungen in den Zahlungsbedingungen.
Einige Ausnahmearten interagieren mit anderen Funktionen, die in Ihrer SAP-Ariba-Lösung verfügbar sind. Dazu gehören:
- Steuerberechnungsausnahmen
- Empfangen von Abweichungen
- Ausnahmearten für Teilrechnungsstellung
- Nicht übereinstimmende Ausnahmen
- Abweichungen von Bestellauftragsabweichungen
- Abweichungsarten für die auf Wareneingangsbelegen basierende Rechnungsverifizierung
- Ausnahme wegen ungültigem Anforderer
Sie können wählen, für welche Arten von Rechnungen eine Rechnungsabweichungsart gilt, z. B. Standardrechnung, Rechnungskorrektur, Rechnungskorrektur auf Positionsebene und Rückbelastung auf Positionsebene.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Rechnungsabweichungsarten zu verwalten oder eine neue Art in den SAP-Ariba-Procurement-Lösungen zu erstellen:
- Melden Sie sich an Ihrem SAP-Ariba-Procurement-Bereich bzw. Ihrer SAP-Ariba-Procurement-Site an, und wählen Sie im Menü Verwalten die Option Ariba Administrator.
Notiz
Mitglieder der Gruppen Rechnungsadministrator, Zahlungsadministrator, Rechnungs-Manager, Zahlungs-Manager, Bestellabwicklungs-Manager und Kundenadministrator können Rechnungsabweichungsarten verwalten oder eine neue erstellen, indem sie die Aufgabe Rechnungsabweichungsarten im Arbeitsbereich Rechnungs-Manager (SAP Ariba Invoice Management) oder den Arbeitsbereich Procure-to-Pay-Manager (SAP-Ariba-Procurement-Lösungen) in Ariba Administrator verwenden.
- Erweitern Sie auf der Seite Administration das Menü Procure-to-Pay-Manager, und wählen Sie Rechnungsabweichungsarten aus.
- Wählen Sie auf der Seite Rechnungsabweichungsarten die Schaltfläche Alle auflisten, um alle verfügbaren Standardrechnungsabweichungsarten anzuzeigen.
- Sie können Bearbeiten auswählen, um die Rechnungsabweichungsart zu verwalten und die Standardfeldwerte wie Rechnungsquelle, Toleranz, Rangfolge, Automatisch akzeptieren oder zurückweisen, Anwendbare Gruppe und Außerkraftsetzungen zu ändern.
- Alternativ können Sie die Schaltfläche Neu erstellen wählen, um eine Rechnungsabweichungsart hinzuzufügen, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
Notiz
- Käufer können Rechnungsabweichungsarten auch per Massenimport importieren. Wenn Sie mehrere Rechnungsabweichungsarten hinzufügen oder ändern müssen, empfiehlt SAP Ariba, dass Sie Ihre Daten in CSV-Dateien definieren. Die zugehörigen CSV-Dateien können über die Seite Administration mithilfe der entsprechenden Exportaufgaben Rechnungsabweichungsarten exportieren und Prüfdaten für Rechnungsabweichungsarten exportieren heruntergeladen werden. Pflegen Sie die erforderlichen Daten in den entsprechenden CSV-Dateien, und führen Sie die Importaufgaben Rechnungsabweichungsarten importieren und Prüfdaten für Rechnungsabweichungsarten importieren aus, um die Daten hochzuladen.
- Weitere Informationen zu Rechnungsabweichungsarten finden Sie im SAP Ariba Procurement Solutions>Invoicing Data Import and Administration Guide auf dem SAP Help Portal. Navigieren Sie zum Abschnitt Informationen zu Rechnungsabweichungen und -abstimmung.