Verstehen von Transaktionsdatenflüssen in SAP Ariba Procurement

SAP Integration Suite, verwaltetes Gateway für Spend Management und SAP Business Network ermöglichen eine nahtlose Integration zwischen SAP-Ariba-Procurement-Lösungen (SAP Ariba Buying and Invoicing) und einem SAP-Backend (ECC oder S/4HANA). Diese Integration gewährleistet einen reibungslosen, automatisierten Datenaustausch zwischen der SAP-Ariba-Procurement-Anwendung und dem SAP-System, einschließlich Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Leistungserfassungsblätter, Rechnungen und Stammdaten, wodurch manueller Aufwand entfällt, Fehler reduziert und Beschaffungszyklen beschleunigt werden.

Das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network bietet vorkonfigurierte Inhalte, Zuordnungen und Konnektivität für einen nahtlosen Datenaustausch. Sie fungiert als flexible, skalierbare Middleware, die die Konnektivität mit vordefinierten Zuordnungen, Standardintegrationsinhalten und Konfigurationstools vereinfacht und den Implementierungsaufwand erheblich reduziert. Diese Integration ermöglicht einen sicheren Echtzeitdatenfluss zwischen SAP-Ariba-Lösungen und SAP ERP/SAP S/4HANA (On-Premise).

Unternehmen können durchgängige Transparenz erzielen, die Compliance verbessern und die Effizienz der Beschaffung optimieren, indem sie die Stärken der cloudbasierten strategischen Beschaffungsfunktionen von SAP Ariba und das robuste transaktionale Rückgrat des SAP-Systems nutzen.

Die Integration von Transaktionsdaten zwischen SAP-Ariba-Procurement-Lösungen und dem SAP-System über das verwaltete Gateway für Spend Management und SAP Business Network kann wie folgt genutzt werden:

• Direkte Konnektivität über den SAP Cloud Connector
• Vermittelte Konnektivität über SAP PI/PO oder SAP Integration Suite, privater Tenant

Benutzer erstellen Bestellanforderungen für Waren oder Services in der SAP-Ariba-Procurement-Site bzw. im SAP-Ariba-Procurement-Bereich. Bei vollständiger Genehmigung wird in SAP Ariba Procurement eine Bestellung generiert und an das SAP-Backend-System gesendet. Alternativ kann der Bestellauftrag über SAP Business Network an Lieferanten übertragen werden, sofern konfiguriert.

Das SAP-System prüft die Bestelldaten, legt die Bestellung an und sendet die SAP-Bestellnummer an SAP Ariba Procurement zurück. Benutzer können dann die Bestellung ändern oder stornieren, die an das SAP-System gesendet wird, um die Änderungen widerzuspiegeln. Das SAP-System sendet eine Bestätigung, indem es die vorhandenen Bestelldaten ändert oder die gesamte Bestellung oder bestimmte Positionen storniert.

Nach Erhalt der bestellten Waren können Benutzer Empfangsbelege in SAP Ariba Procurement für Teilmengen oder vollständige Mengen des Bestellauftrags erstellen. Alle angelegten Belege werden zur Aufzeichnung an das SAP-System gesendet, das die Beleg-ID zurücksendet.

Wareneingänge können auch aus SAP ERP oder SAP S/4HANA in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen exportiert werden. Wenn diese Funktion aktiviert ist, dürfen Benutzer keine Warenempfangsbelege aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen an das SAP-System senden.

Der Benutzer kann eine Rechnung für Bestellaufträge erstellen, entweder für eine Teilmenge oder für eine vollständige Menge. Alle erstellten und abgestimmten Rechnungen in SAP Ariba Procurement werden zur Aufzeichnung an das SAP-System gesendet, das die zugehörige Rechnungs-ID zurücksendet.

Am Fälligkeitsdatum kann der Benutzer Überweisungen/Zahlungen für in Frage kommende Rechnungen im SAP-System erstellen und Überweisungsinformationen an SAP Ariba Procurement senden. Überweisungen können für einen Teilbetrag oder für einen vollständigen Betrag erfolgen.

Zusätzliche Informationen:

Um Bestellanforderungen aus SAP Ariba Procurement in Ihr SAP-Backend-System zu integrieren, aktivieren Sie die Funktion Budget-Überprüfung in Echtzeit.

Die Budgetprüfungsfunktion ist für Sachkonto, Kostenstelle, PSP-Elemente, Innenaufträge, Haushaltsmanagement und Fördermittelmanagement im SAP-System verfügbar. Schließen Sie Konfigurationsaufgaben für die Integration mit SAP-Ariba-Procurement-Lösungen ab, um Budget-Überprüfungen und das Rechnungswesen der Finanzmittelüberwachung zu aktivieren. Die Budget-Überprüfungsfunktion ist nur für Bestellanforderungen verfügbar; sie ist nicht für Bestellaufträge oder Rechnungen verfügbar.

Wenn Käufer eine Bestellanforderung in der SAP-Ariba-Procurement-Anwendung erstellen, können sie das verfügbare Budget vor der Genehmigung prüfen. Nach der Genehmigung legt die Bestellabwicklungsanwendung einen Bestellauftrag für die Bestellanforderung an, sendet ihn an das SAP-System und dann an den Lieferanten.

Konfigurieren Sie die Budget-/Ausgabenbeträge für das Geschäftsjahr im SAP-System, indem Sie den Betrag angeben, der für jede Ausgabenkategorie ausgegeben werden kann.

Schritt 1: Der Benutzer erstellt eine Bestellanforderung in SAP Ariba Procurement und führt vor dem Einreichen eine Budget-Prüfung durch.

• Abhängig von der Budgetkonfiguration und -verfügbarkeit lautet die Antwort Erfolg oder Fehlgeschlagen.
• Im Erfolgsfall wird der Bestellanforderungsstatus auf Eingereicht gesetzt.
• Andernfalls bleibt sie In Erstellung.

Schritt 2: Beim Einreichen der Bestellanforderung zur Genehmigung kann auch eine Budget-Überprüfung durchgeführt werden.

• Wenn das Budget verfügbar ist, bleibt der Status der Bestellanforderung Eingereicht.
• Ist dies nicht der Fall, wird er auf In Erstellung gesetzt.
• Zu diesem Zeitpunkt wird das Budget nicht verbraucht, und der Bestellanforderungsbetrag wird im SAP-System vorab bestätigt.

Schritt 3: Nach der vollständigen Genehmigung in SAP Ariba Procurement wird eine Bestellung angelegt und an das SAP-System gesendet.

• Der Bestellbetrag wird nun im SAP-System als zugesagt betrachtet.

Schritt 4: Wenn Sie eine Rechnung für die Bestellung erhalten oder erstellen, wird sie an das SAP-System gesendet.

• Das Budget wird im SAP-System verbraucht.

Wenn die Finanzmittelüberwachung im SAP-System konfiguriert ist, können Benutzer vor dem Einreichen einer Bestellanforderung oder explizit beim Einreichen einer Bestellanforderung einen zusätzlichen Schritt namens Finanzmittelüberwachung abrufen ausführen. Auch bei der Budgetprüfung werden Fondsdetails explizit abgeleitet.

Get Fund Management übernimmt alle HHM-Felder in die Bestellanforderung basierend auf den Ableitungsregeln des SAP-Systems. Wenn Sie eine Budgetprüfung durchführen, werden HHM-Felder aus dem SAP-System empfangen. Das Abrufen der Fondsverwaltung kann auch beim Erstellen einer Rechnung ohne Bestellauftrag durchgeführt werden, wobei alle HHM-Felder basierend auf den Ableitungsregeln des SAP-Systems in diese abgerufen werden.