契約タスクの処理

タスクは、完了する必要があるユーザに割り当てられたアクションです。

フェーズは、タスクの組織構造です。フェーズを使用すると、組織のビジネスプロセスフローと一致する順序でタスクまたはタスクのグループを有効化することができます。これは、契約をそのライフサイクルを通じて移動するのに役立ちます。

ユーザがタスクを処理すると、タスクのステータスが変更されます。プロジェクトの各タスクの状況は [タスク] タブに表示されるため、すべてのチームメンバがプロジェクトの進捗を把握することができます。ユーザーにタスクが割り当てられると、SAP Ariba システムでは、そのタスクがユーザーの [自分のタスク] ページ、カレンダー、および [処理が必要なタスク] 領域に追加されます (期限または終了日が含まれている場合)。また、電子メール通知がユーザに送信されます。

ほとんどのタスクはテンプレートから継承されますが、変更が許可される変更を行うことができます。タスク情報はテンプレートで提供される内容にデフォルト設定されるため、プロジェクトまたはタスクオーナーは多くの場合、詳細を編集してプロジェクト固有にします。必要に応じて、タスクを追加することもできます。

SAP Ariba Contracts では、以下のタスクタイプがサポートされています。

• 処理が必要なタスク
• レビュー
• 交渉
• 承認
• 署名
• 通知

契約マネージャおよび有効なチームメンバは、ワークスペース内でタスクを作成し、自分のタスクを編集することができます。

処理が必要なタスクは、処理を追跡する単純なタスクです。多くの場合、ユーザーには、潜在的な代表担当者の一覧を作成したり、ミーティングを設定したりするなど、プロジェクト外で措置を講じるよう促します。

任意で、処理が必要なタスクをプロジェクト、ドキュメント、またはフォルダに関連付けることはできますが、ユーザーが確認したり、ほかのユーザーからの変更を反映したりするのに役立つ機能は含まれません。

処理が必要なタスクは、タスクオーナーがタスクを完了したユーザーでもある唯一のタスクの種類です。完了後、ユーザーは手動で完了としてマークする必要があります。

承認タスクは、プロジェクトドキュメントの承認を取得するために使用されます。タスクオーナーが承認タスクを作成または提出します。これには、承認者の一覧と 1 つまたは複数のドキュメントが含まれます。

承認者という用語は、承認経路の承認者を指します。承認経路では、タスクのドキュメントを承認するために割り当てられたユーザーを定義します。

承認タスクは、承認者のみが承認または拒否できます。承認者が承認タスクを却下した場合、タスクオーナーは新しい承認ラウンドを作成する必要があります。承認ラウンドは、タスクを完了するために承認される必要があります。

承認者は内部ユーザーである必要があります。ユーザーはシステムでドキュメントを変更するための編集アクセス権を付与できませんが、承認タスクを拒否する承認者は、回答にコメントおよび変更済みドキュメントを含めることができます。

却下を処理するタスクオーナーは、承認者からの変更を確認して組み込み、新しい承認ラウンドの新しいドキュメントバージョンを提出することができます。

すべての承認者がタスクを承認すると、タスクは完了し、追加の処理は必要ありません。

以下のビデオを再生して、契約ワークスペース内で承認タスクを使用する方法を確認してください。

交渉タスクでは、会社と外部サプライヤまたはバイヤーなど、複数の関係者間のドキュメントの交渉が記録されます。タスクオーナーは、交渉タスクを作成または提出します。これには、交渉確認者とドキュメント、または複数のドキュメントの一覧が含まれます。

交渉タスクには、タスクオーナーが交渉先からのドキュメント変更を組み込むことができる機能が含まれていますが、交渉タスクは主に、契約交渉に関連する長期的なタスクを管理することを目的としています。たとえば、サプライヤまたは顧客と契約を交渉する場合、交渉タスクでは、すべての交渉者からのコメントおよび変更を取得することができます。

交渉確認者は、内部でも外部でもかまいません。内部交渉確認者は、SAP Ariba システムへのアクセス権を持つユーザーです。外部交渉確認者は、SAP Ariba にログインしていない外部ユーザーです。交渉確認者には、システムでドキュメントを変更するための編集アクセス権を付与することはできません。ただし、ドキュメントを受け入れるか、変更されたドキュメントと任意のコメントを含む対案を作成することができます。

対案を処理するタスクオーナーは、交渉確認者からの変更を確認して組み込み、別の交渉ラウンドのためにドキュメントの新規バージョンを提出することができます。対案を処理するユーザーは、交渉確認者に対して変更を行う必要があります。

交渉後、タスクオーナーはタスクを完了することができます。

タスクを確認し、プロジェクトドキュメントの確認を申請します。タスクオーナーが確認タスクを作成または提出します。これには、確認者と 1 つまたは複数のドキュメントの一覧が含まれます。

確認者は、内部または外部の場合があります。内部確認者は、SAP Ariba システムへのアクセス権を持つユーザーです。ドキュメントを変更または置換し、新しいバージョンをタスクに添付することで、確認を完了できる編集アクセス権が付与されます。内部確認者は、変更を明確にするコメントを含めることもできます。

外部確認者は、SAP Ariba ログインを持っていないユーザーです。ドキュメントが添付された電子メールが SAP Ariba から確認者に送信されます。外部確認者は、電子メールで返信するときに、変更されたドキュメントバージョンを添付することができます。その後、タスクオーナーは確認者からの電子メールを表示し、メッセージのドキュメントをファイルに保存し、外部確認者の代わりにファイルを SAP Ariba に提出することができます。SAP Ariba は変更したドキュメントをタスクに添付します。タスクオーナーは、内部確認者からの編集済みドキュメントの場合と同様に、ドキュメントを処理することができます。

確認後、タスクオーナーは新しい確認ラウンドを開始するか、タスクを完了することができます。

SAP Ariba Contracts では、署名タスクを使用して、内部および外部の署名者からワークスペース内のドキュメントの電子署名を収集することができます。署名タスクを作成するには、まず、電子署名機能 (SAP Ariba Contracts のオプションアドオン) を有効化する必要があります。

SAP Ariba Contracts では、以下の電子署名プロバイダを使用して署名タスクを提供しています。

• DocuSign
• Adobe Sign

電子署名機能により、世界中の顧客またはサプライヤから期限を要する重要な契約に関して必要な署名をすばやく取得することができます。電子署名された契約では、特定のバージョンを、すべての当事者によって有効なバージョンとして認識される、公式で合意されたバージョンとして指定することができます。ドキュメントが電子署名された後は、電子署名を無効化せずにドキュメントを変更することはできません。署名済みドキュメントが変更された場合は、必要なすべての署名者による再署名が必要です。署名プロセスについては、このコースの次の章で詳しく説明します。

通知タスクを使用して、リマインダ電子メールメッセージを SAP Ariba ソリューションユーザーおよび外部代表担当者に送信することができます。これらのタスクの目的は、ユーザーが電子メール通知によってプロジェクトを管理できるようにすることです。

通知タスクは、プロジェクトの状況に関係なく引き続き発生できるため、一意です。そのため、契約活動や市場価格設定のチェックなど、契約の状態に関係なく実行する必要がある進行中の活動に使用することができます。

通知タスクを設定して、電子メールメッセージを 1 回送信するか、スケジュールされた間隔で複数のメッセージラウンドを送信することができます。通知電子メールメッセージの送信スケジュールは、固定日、親フェーズの開始日、またはプロジェクトの日付フィールドにリンクすることができます。