契約ドキュメントの処理

NDA 契約、指示、参照資料などのドキュメントを契約ワークスペースに追加することができます。一部のドキュメントは、契約の基準となるプロジェクトテンプレートから継承され、プロジェクトの [ドキュメント] タブに自動的に表示されます。ただし、契約オーナーは、契約の詳細に基づいてカタログ外ドキュメントを追加することもできます。契約ワークスペースでアップロードまたは作成できるドキュメントは以下のとおりです。

• 非組み立てドキュメント (PDF、Microsoft Word、Excel、または PPT)
• 組み立てられたドキュメント (本契約および追加規程)
• 契約品目ドキュメント
• 契約条件ドキュメントリンク

組み立てられたドキュメント以外は、Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、またはテキストエディタなど、どのアプリケーションでも作成できます。SAP Ariba Contracts では、組み立てられていない各ドキュメントは、内部構造またはサブコンポーネントを含まない単一の構成要素またはフラットファイルとして処理されます。プロジェクトにファイルをアップロードするには、以下の手順に従います。

1. [ドキュメント] タブに移動します。
2. 処理→アップロードドキュメントまたは処理→作成ドキュメントの順に選択します。どちらのコマンドでも、デスクトップからプロジェクトにファイルをロードすることができます。処理→作成ドキュメントコマンドを使用すると、別の SAP Ariba プロジェクトにすでに存在するファイルのコピーを現在のプロジェクトにロードすることもできます。
3. SAP Ariba で [ドキュメントの作成] ページが開きます。処理→作成ドキュメントコマンドを選択すると、ページに [新規ドキュメント] および [ドキュメントのコピー] タブが表示されます。

上の画像の [次の目的で使用:] フィールドに注意してください。サイトの設定に応じて、[次の目的で使用 :] ドロップダウンメニューには以下のオプションが含まれます。

• 注文書：このオプションは、販売契約申請またはワークスペースを処理する場合に存在します。契約申請から販売契約ワークスペースを作成すると、すべてのオーダーフォームドキュメントが契約ワークスペースにコピーされます。
• 契約内容：このオプションは、ドキュメントが Microsoft Excel ファイルであり、SAP Ariba Contracts が SAP Ariba Procurement ソリューションと統合されている場合に存在します。このファイルは、契約条件 Excel ファイルドキュメントとして使用されます。価格設定条件を含むソーシングイベントの後続として契約ワークスペースを作成すると、SAP Ariba では、このオプションが設定された [価格設定条件] というタイトルの Excel ドキュメントが作成されます。
• 契約コンプライアンスの添付ファイル：このオプションは、SAP Ariba Contracts が SAP Ariba Procurement ソリューションと統合されている場合に存在します。SAP Ariba Contracts により、ファイルが購買または請求書の契約申請に反映されます。

バイヤーの紙を選択して契約を定義する場合、契約マネージャは、非組み立てドキュメントとして契約ワークスペースにアップロードすることができます。または、契約編成機能を使用して、組み立てられたドキュメントを作成することもできます。この場合、法務チームによって合意された組織の優先契約条項を利用するドラフトドキュメントを含む契約テンプレートを使用することができます。かかるドキュメントは、「本契約」及び「追加規程」である。

契約編成は、組み立てられたドキュメントを処理するための追加機能を提供する一連の機能です。契約編成により、組織は、契約ライフサイクル管理プロセス中に使用される条項のライブラリーを管理することができます。これにより、ドラフト契約では、標準化および法的に承認された条項および条件が利用されます。

組み立てられたドキュメントには、複数のサブコンポーネント (セクションおよび条項) を含めることができます。SAP Ariba Contracts では、セクション構造および条項が表示され、契約オーナーが構造を編集できる本契約の概観表示が提供されます。

条項ライブラリは、主に法務チームによって管理されます。契約マネージャーは、ライブラリー内の条項の確認、更新、および削除を担当し、契約マネージャーが契約で使用できる最新の条項と承認済みの条項を使用できるようにします。契約マネージャは、ライブラリで新しい条項または条項の更新を申請することができます。これは、必要に応じて確認および承認のために法務チームに転送されます。

契約管理ライフサイクルの交渉および実行フェーズでは、契約マネージャーは本契約内の条項を自由に更新したり、ライブラリーの代替条項や代替条項や代替条項に置き換えることができます。これらの変更により、本契約に対して行われた更新をレビューするために、法務チームへの承認通知が自動的にトリガされます。

通常、概観表示はドキュメント構造の編集に使用され、Microsoft Word ビューはテキストの編集に使用されます。Microsoft Word では、以下のことが可能です。

• 条項内のテキストを追加、変更、または削除します。
• 新しい条項を追加します。
• ドキュメント内の条項を並べ替える。
• 脚注とヘッダを追加、変更、または削除します。

ビデオを再生して、契約ワークスペース内で組み立てられたドキュメントを管理する方法を学習します。

契約品目ドキュメント (CLID) は、契約の条件、または契約によって取得された商品またはサービスを指定するオンラインドキュメントです。各品目には、価格や数量などの価格設定情報および条件が含まれます。品目ドキュメントは、以下のいずれかの方法を使用して契約ワークスペースに追加されます。

• プロジェクト作成時に自動的に実行されます。ユーザーは、明細ドキュメントを含むプロジェクトテンプレートから購買契約ワークスペースを作成します。 SAP Ariba では、空の品目ドキュメントが作成されます。
• SAP Ariba Sourcing イベントが完了し、イベントマネージャが落札を作成してから、落札の契約ワークスペースを作成し、品目ドキュメントを含む契約ワークスペーステンプレートを選択します。この場合、SAP Ariba では、イベントの品目を含む品目ドキュメントが作成されます。

  注記

  価格設定条件 Excel ドキュメントで品目を指定することもできます。これは、[価格設定条件] Excel ドキュメントとも呼ばれます。ただし、ワークスペースには [価格設定条件] Excel ドキュメントまたは品目ドキュメントのいずれかを含めることができますが、両方を含めることはできません。ユーザーは、[価格設定条件] Excel ドキュメントから品目ドキュメントを作成することができます。ユーザーが [価格設定条件] Excel ドキュメントも品目ドキュメントも含まないテンプレートを選択した場合は、作成するドキュメントの種類を選択するように求められます。ユーザーは品目ドキュメントを選択します。
• 手動で、購買契約ワークスペースから。ユーザーが [ドキュメント] 領域に移動し、作成→品目ドキュメントを選択します。
• 価格設定条件 Excel ドキュメントから。ユーザーがドキュメント名を選択し、[品目ドキュメントの作成] を選択します。
• SAP Ariba Contracts が SAP Ariba Procurement ソリューションと統合されており、ワークスペースにコンプライアンス契約申請 (またはコンプライアンス契約) が関連付けられている場合、ユーザーは契約条件リンクドキュメントを選択して品目にエクスポートすることができます。コンプライアンス契約申請 (またはコンプライアンス契約) からの品目を使用して品目ドキュメントが作成されます。
• 外部システムは、[契約品目ドキュメントをインポートする] Web サービスを使用して、品目データを含む申請を SAP Ariba システムに送信します。

契約品目ドキュメントの内容は、品目数レベルが標準または品目数レベルが大量の場合があります。

• 品目数レベルが標準の品目ドキュメントには、最大 2,000 件の明細を含めることができます。
• 品目数レベルが大量の品目ドキュメントには、最大 10,000 件の明細を含めることができます。ユーザーは、Microsoft Excel ファイルを使用して、品目数レベルが大量の品目ドキュメントに対する品目を管理する必要があります。

契約ワークスペース全体を公開するには、CLID の状況が [公開済み] である必要があります。公開されたワークスペースで CLID を変更するには、契約ワークスペースを改訂する必要があります。[価格変更] 改訂により、ユーザーは、ワークスペースの確認タスクまたは承認タスクの新しいラウンドをトリガしなくても、契約明細ドキュメントの既存の品目を変更することができます。

ビデオを再生して、契約ワークスペース内で契約品目ドキュメントを作成する方法を学習します。

SAP Ariba Contracts ソリューションが SAP Ariba Procurement ソリューションと統合されている場合は、契約条件リンクドキュメントを作成して、コンプライアンス契約申請 (およびコンプライアンス契約) を処理することができます。つまり、基本的には、契約に対して注文書を直接作成するなど、業務的購買の契約編成段階で交渉された契約条件を活用することができます。

価格設定条件またはその他の契約データを契約ワークスペースからコンプライアンス契約申請にエクスポートしない場合は、契約条件リンクドキュメントを使用する必要はありません。

契約条件リンクドキュメントは、ワークスペースの [文書] 領域にありますが、編集または表示できるドキュメントではありません。契約条件リンクを編集または表示する代わりに、以下を実行することができます。

• 契約条件リンクをアドホックで作成します。これにより、SAP Ariba Buying and Invoicing で関連するコンプライアンス契約申請が作成されます。
• 契約条件リンクを開くと、関連するコンプライアンス契約申請 (またはコンプライアンス契約) に移動します。

契約ワークスペースごとに 1 つの契約条件リンクのみを含めることができます。このドキュメントでは、ワークスペースとコンプライアンス契約申請 (または契約) 間で共有されるデータ (サプライヤ情報など) も保持されます。

SAP Ariba Contracts ワークスペースから契約条件ドキュメントを開くと、SAP Ariba Buying and Invoicing の契約コンプライアンス申請に移動します。以下のプロジェクトフィールドがワークスペースから契約コンプライアンスに反映されます。

• 契約 ID
• サプライヤ
• 期限の種類
• 階層の種類
• 有効開始日
• 有効期限

ビデオを再生して、契約ワークスペース内で契約条件リンクドキュメントを作成する方法を学習します。