Configuração da nova solução de administração de compromissos

Compromissos indicam o custo de materiais e serviços que você solicitou ou pediu. Eles amarram fundos que se tornarão custos em um momento posterior.

A administração de compromissos representa de modo correspondente o lado do custo dos processos de suprimento em compras de MM para os objetos de classificação contábil. Os custos incorridos são alocados a business objects, como ordens, centros de custo ou projetos.

As obrigações resultam em compras por meio de:

• Requisições de compra (compromissos de requisição de compra ou compromissos de requisição)

As requisições de compra definem as necessidades internas para um material ou serviço. As requisições de compra têm uma função de controle e podem ser modificadas a qualquer momento.

• Pedidos (compromissos de compra)

Os pedidos são a solicitação contratual a um fornecedor para fornecer determinadas mercadorias ou serviços sob as condições especificadas. Mudanças unilaterais de curto prazo não são mais possíveis aqui.

• Comprometimentos de recursos (comprometimento de recursos)

Com comprometimentos de recursos, você reserva fundos para um custo relativamente seguro que você ainda não pode atribuir a uma transação comercial específica, como um pedido ou requisição de compra.

A administração de compromissos distingue três tipos de compromissos, dependendo do objeto de classificação contábil:

• Compromissos da ordem:

O compromisso é pré-atribuído a uma ordem.

• Compromissos do centro de custo:

O compromisso é pré-atribuído a um centro de custo.

• Compromisso do projeto:

O compromisso é pré-atribuído a um projeto ou a um elemento do plano da estrutura do projeto.

A figura anterior fornece uma síntese das abordagens de modelagem usadas na administração de compromissos.

A administração de compromissos clássica em centros de custo não é diferente da administração de compromissos clássica em ordens internas.

• Aumento de compromissos

Por exemplo, determinadas mercadorias são pedidas para uma ordem, um centro de custo ou um projeto. Neste caso, surge um compromisso da ordem no montante do valor da ordem. O sistema exibe sempre compromissos com o valor e, se necessário, a quantidade para a classe de custo, exercício fiscal e período da incidência de custos prevista.

• Moedas de compromissos

O sistema executa cada compromisso na moeda da transação acionadora (por exemplo, na moeda do pedido) e converte o montante na área de contabilidade de custos, empresa e moeda do objeto. As conversões são baseadas na taxa de pedidos.

• Redução de compromissos

Transações comerciais como entrada de mercadorias reduzem compromissos; custos reais são incorridos no objeto de classificação contábil correspondente. Isso acontece até, por exemplo, a transação comercial "ordem" ter sido concluída e o compromisso da ordem ter sido completamente reduzido.

• Compromissos transportados no fim do exercício fiscal

Para suportar o encerramento do exercício fiscal, você pode transferir os valores de compromisso em aberto ("comparado") de requisições de compra, pedidos e compromissos de recursos para o primeiro período do exercício fiscal seguinte. Você pode selecionar de acordo com os objetos de classificação contábil (ordem, centro de custo ou projeto). Se necessário, você também pode processar documentos individuais.

A transferência de compromisso é executada para cada área de contabilidade de custos.

• Nova solução de administração de compromissos

A criação de um ledger de ampliação para compromissos ativa a nova administração de compromissos com base no lançamento de documentos no diário.

Os documentos de lançamento para compromissos são lançados neste ledger de ampliação para que possam ser distinguidos dos lançamentos reais.

Mesmo que este novo tipo de compromisso esteja ativado, as tabelas de compromisso antigas ainda são lançadas em paralelo para que os relatórios de compromisso antigos e a administração de orçamento continuem funcionando. O seguinte se aplica a relatórios:

• Os relatórios de compromisso antigos não exibem compromissos com base em documentos contábeis no ledger de ampliação; eles só são exibidos nos apps SAP Fiori Compromisso por centro de custo e Relatório de custos do projeto/relatório do orçamento.

A figura anterior descreve as restrições funcionais mais importantes da nova administração de compromissos.

Veja a seguir uma lista completa de todas as restrições:

• Somente projetos (elementos PEP) e centros de custo são suportados como tipos de classificação contábil.
• Não são suportados compromissos manuais.
• Não é suportada nenhuma transferência de compromisso.
• Só são suportados pedidos e requisições de compra.
• Para o release S/4HANA 1809: os pedidos e as requisições de compra devem ser para um material com um mestre de materiais. Desde o S/4HANA 1909, os pedidos e as requisições de compra sem mestre de materiais também são suportados.
• Não são possíveis compromissos separados para custos de frete.
• O compromisso "planejado" - como na solução de compromisso antiga - não pode ser reportado. Somente o compromisso "atual" pode ser reportado. 
• É necessário configurar uma conta EM/EF.
• O pedido ou requisição de compra com classificação contábil Conta do Razão da categoria de classe de custo 90 não é suportado. Porque o tipo de conta do Razão é "Conta do balanço". Por isso, um elemento PEP de classificação contábil em combinação com o imobilizado não é suportado.
• O lançamento (e redução) de partidas individuais do compromisso será acionado com a respectiva moeda de transação. Todos os valores em outras moedas são calculados durante cada lançamento de acordo com as regras de conversão de moeda atuais definidas nas configurações do ledger. Isso significa que, após o tempo de duração de um pedido ou requisição de compra, um saldo de 0 só pode ser previsto para a moeda de transação. Todas as outras moedas podem divergir de 0 devido a diferenças de arredondamento ou regras de conversão de moeda diferentes.
• Compromissos de adiantamentos não são suportados.
• Um pedido individual não deve conter mais de 499 classificações contábeis. Se você utilizar uma requisição de compra como referência para a criação de um pedido, o número máximo de classificações contábeis suportadas da requisição de compra correspondente é 249. Consulte a nota SAP 2991264. 
• O report de correção RKANBU01, que é usado para corrigir o compromisso clássico (tabela COOI), não pode ser usado para corrigir o novo compromisso (tabela ACDOCA). Não existe nenhum relatório que ajuste ou corrija automaticamente o novo compromisso em ACDOCA.
• O cálculo de sobretaxa de compromisso não é suportado.
• O conceito de objetos estatísticos adicionais no mesmo item de lançamento contábil que o objeto real não é suportado. Caso um objeto estatístico (elemento PEP) seja usado no item da RC/pedido em paralelo com um objeto real (centro de custo), o elemento PEP estatístico é lançado como um item de lançamento contábil preditivo separado. Isso é diferente em comparação com o registro da entrada de mercadorias/entrada de faturas real.

Ao usar um ledger paralelo para o diário universal, todos os lançamentos relacionados ao futuro ou aqueles que podem não aparecer na contabilidade legal podem ser mantidos como um livro auxiliar, ou seja, juntamente com os lançamentos financeiros reais.

A configuração e utilização de ledgers de ampliação em vários cenários e em combinação com ledgers reais (ACDOCA) também é referida como contabilidade preditiva.

A contabilidade preditiva é baseada em 2 pilares, que juntos mostram tendências e resultados futuros:

• Estrutura de dados da ACDOCA com todas as informações do balanço e da demonstração de resultados, bem como dados históricos
• Ledger de ampliação com dados que contêm cálculos previstos e resultados de simulação.

Conceito do ledger de ampliação (chamado ledger de previsão):

Este é um livro auxiliar especial no qual os resultados da previsão são armazenados estruturalmente exatamente como os dados históricos reais. Isso significa que todos os processos financeiros podem ser executados não só com dados reais, mas também com dados futuros - com base em dados financeiros atuais. Isso permite que você preveja como os resultados financeiros se desenvolverão no final do período financeiro atual ou no trimestre atual e entenda os motivos para isso.

A contabilidade tem tradicionalmente focado em relatórios baseados em fatos, atuais e históricos, ou seja, o que aconteceu na semana passada, mês, ano passado, como os números diferem entre o ano anterior e este exercício fiscal. Essa perspectiva orientada para o passado oferece o valor agregado para entender a situação atual, mas não ajuda a prever ou planejar melhor o futuro. A contabilidade preditiva oferece uma solução central para isso, que combina as visões de contadores e controladores.

Por exemplo, na área de compras, um pedido ou uma requisição de compra é a base para a previsão de custos futuros de material, uma entrada de mercadorias e uma entrada de faturas.

Quando as mercadorias são recebidas, os custos reais de material, bem como a entrada de mercadorias e a entrada de faturas são lançados.

Ambos os valores previstos e reais são gravados na tabela ACDOCA. No entanto, eles estão atribuídos a ledgers diferentes. Os valores previstos nem sempre são atribuídos ao ledger de ampliação, os valores reais são atribuídos ao ledger principal e, se aplicável, a um ledger não principal se uma solução do ledger for utilizada para a prestação de contas paralela.

Assim, a tabela ACDOCA é a fonte de dados central para valores reais e previstos.

Previsão em compras: o material será pedido para centros de custo e espera-se que um compromisso seja lançado nesses centros de custo.

Pré-requisito:

• A administração de compromissos para controlling deve estar ativada.
• Atribuição de itens da ordem a um centro de custo ou elemento PEP.

Quando o pedido é gravado, é criado um documento contábil preditivo que contém o consumo de material previsto para um centro de custo, bem como a modificação prevista na conta EM/EF, ou seja, os resultados da simulação são armazenados como documentos contábeis no ledger preditivo.

Quando a entrada de mercadorias real para o pedido é lançada, os custos de compra de material previstos/os lançamentos simulados são estornados no ledger de ampliação e os documentos reais para a entrada de mercadorias/custos de material são lançados no ledger principal. O valor na conta EM/EF no ledger de ampliação também é estornado.

Para poder utilizar as funções de contabilidade preditiva e coletar todos os documentos de visualização para a contabilidade preditiva, deve ser criado e atribuído um ledger de ampliação.

Um ledger de ampliação é atribuído a um ledger padrão e herda todos os documentos contábeis do ledger padrão para relatórios.

O ledger básico deve ser um ledger padrão. Os lançamentos que foram lançados explicitamente em um ledger de ampliação são visíveis neste ledger de ampliação, mas não no ledger padrão subjacente.

Com este conceito, você pode evitar o lançamento duplo de documentos se muitas transações comerciais forem válidas para os dois ledgers e somente alguns ajustes forem necessários no ledger de ampliação.

Por exemplo, se você atribuir documentos de compras a um objeto de custo, o valor e a quantidade serão exibidos no objeto de custo.

No caso de compromissos, não é uma questão de custos, mas de utilização do orçamento, que se tornará custos posteriormente.

Os compromissos ainda são escritos nas tabelas de compromisso antigas na nova administração de compromissos e lançados na tabela ACDOCA em paralelo.

Uma vez que os compromissos não são custos reais, eles são separados dos custos reais atribuindo-os a um ledger, o chamado ledger de ampliação do tipo P - partidas individuais com números técnicos/nenhuma eliminação possível. Isso deve ser selecionado no customizing utilizando o campo Tipo de ledger de ampliação.

O tipo de documentos de lançamento que são lançados no respectivo ledger é determinado usando o tipo de ledger de ampliação. Existem os seguintes tipos de ledger de ampliação:

Este tipo de documento de lançamento é idêntico aos documentos de lançamento lançados no ledger de base.

Este tipo de documento contábil é gravado com números de documento.

Esses documentos contábeis não podem ser excluídos e devem ser cancelados, se necessário.

Os ledgers de ampliação com documentos de lançamento padrão são usados, por exemplo, para ajustar manualmente documentos de lançamento para um conjunto diferente de princípios contábeis ou um determinado tipo de lançamentos de correção administrativos que não estão visíveis no ledger de base.

Este tipo de documento contábil só é gravado com números técnicos (ou seja, sem números de documento).

Eles não podem ser excluídos e devem ser cancelados, se necessário.

Você pode utilizar esses documentos contábeis, por exemplo, para obrigações ou para fins de contabilidade preditiva.

Este tipo de documento contábil só é gravado com números técnicos (ou seja, sem números de documento).

Estes documentos contábeis podem ser eliminados. Você pode utilizá-los, por exemplo, para fins de simulação.

Além disso, um ledger de ampliação deve ser atribuído a um ledger fixo. Na figura anterior, o ledger ZP foi usado para lançar compromissos.

Em seguida, um ledger é atribuído a um grupo de ledgers. Durante o lançamento, o sistema utiliza o ledger representativo de um grupo de ledgers para determinar o período contábil e verifica se o período contábil está aberto.

Se o período contábil para o ledger representativo estiver aberto, o sistema lança em todos os ledgers no grupo de ledgers, mesmo que o período contábil esteja encerrado para os ledgers não representativos.

Cada grupo de ledgers deve conter exatamente um ledger representativo.

As funções de contabilidade preditiva para processos contábeis baseados, por exemplo, em ordens do cliente, devem ser ativadas.

A ativação da contabilidade preditiva para processos empresariais ocorre aqui para uma combinação de área de contabilidade de custos e exercício fiscal.

Isso significa que todos os documentos originais no processo que foram inseridos no sistema para o exercício fiscal são considerados na contabilidade preditiva.

Por exemplo, se a contabilidade preditiva estiver ativada para processos de vendas para um exercício fiscal específico, os dados de cada ordem do cliente lançada na área de contabilidade de custos neste exercício fiscal são considerados na contabilidade preditiva com a data de lançamento da ordem do cliente.

Os ledgers de ampliação a serem usados para a contabilidade preditiva são adicionados aqui.

Além disso, o controle de disponibilidade de orçamento pode ser ativado para um dos ledgers de ampliação, selecionando Relevante para administração de compromissos.

A administração de compromissos deve ser ativada para cada área de contabilidade de custos de um exercício fiscal selecionado.

Isso significa que os compromissos geralmente podem ser lançados na área de contabilidade de custos relevante.

No cenário a seguir, o orçamento deve ser lançado primeiro em um centro de custo como exemplo.

Um pedido de compra é criado e atribuído ao centro de custo de orçamento. Quando o pedido é gravado, é criado um compromisso do pedido. O sistema verifica se os custos previstos estão dentro do orçamento do centro de custo, considerando os limites de tolerância para advertências e mensagens de erro.

Se a entrada de mercadorias for lançada no centro de custo de orçamento, o compromisso do pedido é reduzido e surgem custos reais.

No exemplo anterior, um orçamento de 120 euros para o exercício fiscal 2021 é lançado no centro de custo 90700. Deve ser emitido um aviso se o orçamento for excedido em 5%. Se o orçamento for excedido em 10%, é emitida uma mensagem de erro.

As mensagens devem ser acionadas ao reservar requisições de compra ou pedidos (como no nosso exemplo). Para que o sistema possa executar esta verificação do orçamento, a conta 516000 (Consumo de produtos comercializáveis) foi incluída na hierarquia de contas do Razão que é usada para a verificação do orçamento.

Tanto o app Relatório do orçamento do centro de custo como o app Compromisso por centro de custo podem ser utilizados para reportar o orçamento, bem como o orçamento utilizado e o orçamento ainda disponível.

Com a ajuda do app Relatório do orçamento do centro de custo, as informações sobre o orçamento, os custos reais, os compromissos e o orçamento disponível podem ser exibidas para os centros de custo com orçamento.

O app Relatório do orçamento do centro de custo exibe sempre os dados da administração clássica de compromissos, ou seja, se refere à tabela COOI (partida individual do compromisso).

O perfil para o controle de disponibilidade de orçamento é atualizado e os grupos de contas são atribuídos a este perfil. A atribuição de grupos de contas define o seguinte:

• Quais contas são verificadas ao lançar custos reais
• Quais contas são analisadas com este relatório de orçamento do centro de custo

Com este app, você pode:

• Exibir orçamento, dados planejados, custos reais e compromissos de centros de custo com orçamento. As informações exibidas são baseadas em critérios de filtragem, como empresa ou exercício fiscal.
• Exibir detalhes de custos e de orçamento de vários centros de custo com orçamento de diferentes empresas.
• Comutar entre o filtro visual e o filtro compacto para o orçamento disponível.
• Navegar para visualizar os detalhes de um centro de custo Navegar para as partidas individuais para custos reais e compromissos.

O app Compromissos por centro de custo exibe sempre os dados da nova solução de administração de compromissos, por exemplo, com base no lançamento de documentos no ledger de ampliação.

Com a ajuda do app Compromisso por centro de custo, você pode:

• Analisar compromissos efetuados por centros de custo para cada período empresarial, centro de custo e tipo de custo.
• Comparar compromissos com despesas reais, planejadas e atribuídas.
• Expanda até os documentos originais, como requisições de compra ou pedidos.

Os custos reais exibidos neste app são baseados no ledger principal no documento contábil abrangente (tabela ACDOCA), enquanto os dados do compromisso são baseados no ledger de ampliação no documento contábil abrangente (tabela ACDOCA).

Os custos planejados são derivados do repositório de dados planejados no documento de lançamento abrangente (tabela ACDOCP) ou do Business Warehouse (BW), dependendo das suas configurações do sistema.

A figura anterior mostra o lançamento da ordem de material no centro de custo 90700, para o qual o controle de disponibilidade de orçamento se aplica à conta do Razão 51600000 (Consumo de mercadorias). A reserva é executada porque não é uma mensagem de erro.

O app Relatório do orçamento do centro de custo exibe o orçamento de 120 euros e o compromisso da ordem de 130 euros. Na coluna Orçamento disponível, você pode ver que o orçamento foi excedido em 10 euros.

O relatório Compromissos por centro de custo mostra o montante do compromisso do pedido, bem como quanto o orçamento foi excedido e permite que você expanda até o nível do documento.

A figura anterior mostra o lançamento da entrada de mercadorias para a ordem. Uma vez que a entrada de mercadorias faz parte do pedido e a verificação do orçamento foi executada quando o pedido foi efetuado, não é emitido mais nenhum aviso.

No entanto, em background, é verificado o seguinte:

• Se os custos reais na entrada de mercadorias forem superiores aos pedidos, é gerada uma mensagem de advertência ou de erro correspondente.

O registro da entrada de mercadorias resulta em custos reais e o compromisso do pedido foi reduzido. O orçamento é excedido em 10 euros. O app Compromisso por centro de custo permite a você pesquisar até o documento original.

Quando a ordem foi gravada, um documento de contabilidade preditiva foi criado. O número do documento começa com PA….

No app Exibir lançamentos contábeis - Em visão de conta T, você pode ver o consumo previsto de material para o centro de custo, bem como uma modificação prevista na conta EM/EF.

Quando a entrada de mercadorias é gravada, os custos de compras de material previstos são estornados no ledger de ampliação e lançados como custos de material reais no ledger principal 0L.

O montante na conta EM/EF também é estornado no ledger de ampliação.

No app Exibir lançamentos contábeis na visão de conta T, você pode ver os lançamentos estornados do ledger de ampliação.

Os custos reais de material em conexão com a compra e a entrada de mercadorias para o centro de custo 90700 são exibidos no ledger 0L da tabela ACDOCA.

Resultado global na contabilidade preditiva:

• Todos os valores de previsão correspondentes ao centro de custo foram estornados no ledger de ampliação.
• Os custos reais de material em conexão com a compra e a entrada de mercadorias para o centro de custo 90700 são exibidos.

A previsão e os valores realmente lançados correspondem a cada item de balanço e demonstração de resultados podem ser comparados entre si no app Balanço/demonstração de resultados – Multidimensional.

Para isso, você deve inserir o ledger de ampliação, bem como o ledger principal e os períodos de relatório correspondentes como parâmetros.

A coluna Saldo do período exibe os valores previstos (=> do ledger de ampliação) e a coluna Saldo de comparação exibe os valores reais (<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<

Os lançamentos contábeis originais podem ser acessados por meio de pesquisa de nível inferior.

• Compromissos representam custos futuros de materiais e serviços, com impacto nos processos de suprimento e vinculação de fundos.
• Os tipos de compromisso incluem ordem, centro de custo e compromissos de projeto, cada um pré-atribuído a objetos de conta específicos.
• A contabilidade preditiva combina dados históricos e futuros, auxiliando na previsão de resultados financeiros e planejamento.
• Lançar orçamentos em centros de custo e criar pedidos para administrar compromissos dentro dos limites do orçamento.
• Analisar compromissos com o app Compromissos por centro de custo, comparando-os com despesas reais, planejadas e atribuídas.