Die Verwendung der Budgetfunktion erfolgt entweder über die SAP-Easy-Access-Transaktionen oder über die SAP-Fiori-HTML-Transaktionskachel Ursprünglichen Innenauftrag pflegen (KO22).
Das System erkennt folgende Budgetarten:
Das Originalbudget ist das ursprünglich zugewiesene Budget.
Budgetaktualisierungen für Aufträge umfassen Nachträge und Rückgaben und werden verwendet, wenn unvorhergesehene Ereignisse und zusätzliche Anforderungen eine Korrektur des Originalbudgets erzwingen.
Das aktuelle Budget umfasst das Originalbudget und alle Budgetaktualisierungen.
Zusätzlich zu den Budgetaktualisierungsfunktionen können Sie auch Änderungen am Originalbudget vornehmen. Sie können das Originalbudget über die Statusverwaltung einfrieren. Dazu müssen Sie einen Anwenderstatus anlegen, der den Vorgang Budgetierung verbietet, aber Budgetnachträge und -rückgaben zulässt.
Wenn Sie Ihr Budget anlegen oder aktualisieren, dokumentiert das System den Vorgang in einem Einzelposten. Anschließend können Sie die Budgeteinzelposten anzeigen. Sie können auch Text für Budgeteinzelposten eingeben, die zusätzliche Informationen für die Budgetierung bereitstellen.
Um ein Budget für einen Auftrag anzulegen, müssen Sie ein Budgetprofil definieren und es der Auftragsart zuordnen. Das Budgetprofil definiert die Parameter für die Budgetierung.
Im Customizing müssen Sie einen Nummernkreis für Ihre Budgetbelege definieren. Verwenden Sie dazu den Nummernkreis 04.
Wenn Sie das Budget sichern, prüft das System, ob die Summe der Jahreswerte mit dem Gesamtwert für den Auftrag übereinstimmt.
Um ein Budget für einen Auftrag anzulegen, müssen Sie ein Budgetprofil definieren und es der Auftragsart zuordnen. Das Budgetprofil definiert die Parameter für die Budgetierung. Im Customizing müssen Sie einen Nummernkreis für Ihre Budgetbelege definieren. Verwenden Sie dazu den Nummernkreis 04.
Im Profil können Sie festlegen, ob die Verfügbarkeitskontrolle nicht aktiviert werden kann, manuell über eine Funktion im Komponentenmenü oder automatisch während der Budgetierung aktiviert wird. Sie können die Fondsverfügbarkeit entweder mit dem jährlichen oder dem gesamten budgetierten Wert prüfen.
Bestimmte betriebswirtschaftliche Vorgänge führen dazu, dass Istkosten und Obligos auf den Auftrag gebucht werden. Obligos stellen Verpflichtungen dar, die durch nachfolgende Geschäftsereignisse zu Istkosten führen. Eine Bestellung kann beispielsweise zu einem Obligo im internen Rechnungswesen führen, das dann durch die nachfolgenden Waren- und Rechnungseingänge abgebaut wird.
Kosten und Obligos sind Mittel, die einem Auftrag zur Verfügung gestellt werden und mit der Verfügbarkeitskontrolle gegen das Budget geprüft werden können.
Notiz
Im Customizing legen Sie fest, wie die Verfügbarkeitskontrolle für Ihre Auftragsarten ablaufen soll:
Ist die Verfügbarkeitskontrolle aktiv?
Für welche Vorgänge gilt die Verfügbarkeitskontrolle?
Wie lauten die Toleranzgrenzen?
Welche Aktion wird ausgelöst, wenn Toleranzgrenzen überschritten werden?
Sollen bestimmte Kostenarten von der Verfügbarkeitskontrolle ausgenommen werden?
Verwenden Sie die Toleranzen, um festzulegen, wie das System auf einen bestimmten Grad der Budgetüberschreitung reagieren soll. Wenn in unserem Beispiel das Budget um 5 % (105 %) überschritten wird, generiert das System eine Warnung, und es wird automatisch eine Nachricht an den Budgetverantwortlichen gesendet. Wenn das Budget um 15 % (115 %) überschritten wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Der Beleg, der die Budgetüberschreitung verursacht hat, kann nicht mehr gebucht werden. Die Toleranzgrenzen für Budgets werden im Budgetprofil nach Vorgangsgruppen definiert. Für verschiedene Geschäftsvorgangsarten können unterschiedliche Toleranzgrenzen festgelegt werden.
Wenn Sie die Aktion Warnung mit Mail wählen, müssen Sie im Customizing einen Budgetverantwortlichen angeben. Wenn kein Budgetverantwortlicher eingegeben wird, gibt das System eine Fehlermeldung aus. Pro Auftragsart und Objektklasse kann ein Budgetverantwortlicher eingerichtet werden. Wenn für eine Auftragsart und -klasse mehr als ein Budgetverantwortlicher definiert ist, wird eine E-Mail an jeden einzelnen Benutzer gesendet. Beispiel: In der vorherigen Abbildung erhält der Benutzer Peter Müller eine E-Mail für alle Abweichungen, die in Auftragsart 0100, Objektklasse OCOST, auftreten.
Sie können nicht verbrauchte Mittel mit der Budgetvortragsfunktion in das nächste Geschäftsjahr umbuchen. Das SAP-System trägt die Differenz zwischen dem Budget und den Istbeträgen für das angegebene Jahr vor.
Sie können weder Budgets für Aufträge vortragen, die den Systemstatus Abgeschlossen haben oder zum Löschen vorgemerkt sind, noch können Sie negative Budgetbeträge vortragen.
Sie können den Vortragslauf für ein Geschäftsjahr mehrmals ausführen. Jede Ausführung des Programms trägt Budget vor, das zuvor nicht verarbeitet wurde. Sie können auch Mittel bis zum tatsächlich vorgetragenen Budgetbetrag in das „alte" Geschäftsjahr zurückführen.
Um das Vortragsprogramm auszuführen, geben Sie das Geschäftsjahr des vorzutragenden Budgets und eine Selektionsvariante ein, die festlegt, welche Aufträge berücksichtigt werden sollen. Pflegen Sie die Selektionsvariante im Customizing.
Obligos werden bei der Berechnung der nicht verwendeten Mittel nicht berücksichtigt. Sie sollten daher Ihre Obligos vortragen, bevor Sie das Budget vortragen.
Multinationale Geschäftsstandorte können eine Budgetierung in verschiedenen Währungen erfordern. Sie können verschiedene Währungen auswählen, um Ihr Budget einzugeben. Alle Budgetpositionen werden automatisch in Kostenrechnungskreiswährung und Objektwährung umgerechnet und gesichert.
Wenn Sie die Budgetierung in Kostenrechnungskreiswährung wählen, werden alle Budgetpositionen in der Kostenrechnungskreiswährung erfasst.
Wenn Sie die Budgetierung in Objektwährung wählen, können Sie das Budget in dieser Währung pro Objekt erfassen. Die Objektwährung ist im Stammsatz des Objekts hinterlegt.
Sie sollten im Budgetprofil der Auftragsart oder des Projektprofils angeben, in welcher Währung die Budgetpositionen für den Auftrag oder das Projekt eingegeben werden können.