Die Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen wird in mehreren Schritten eingerichtet, wie in der vorherigen Abbildung dargestellt.
Um die Umrechnung in parallele Währungen zu aktivieren, muss der Kurstyp P für die Plandaten verwendet werden. Der Kurs ist nur relevant, wenn die Plandaten in der Tabelle ACDOCP gesichert werden.
Notiz
Plandaten können über die App Finanzplandaten importieren oder über das API FINPLAN_API_POSTDATA in die Tabelle ACDOCP importiert werden. Wenn Sie keinen Kurstyp eingeben, rechnet das System die Plandaten nicht in parallele Währungen um. Die Felder für die parallelen Währungen bleiben leer.
Durch den Import von Finanzplandaten können Benutzer Finanzplanungsdaten mit der App Finanzplandaten importieren oder SAP Analytics Cloud (SAC) in diese Kategorie importieren.
Durch Kopieren einer anderen Plankategorie können Benutzer mit der App Finanzplandaten kopieren Finanzplanungsdaten in die Kategorie kopieren.
Durch das Löschen von Finanzplandaten können Benutzer Finanzplandaten in der Kategorie mit der App Finanzplandaten löschen löschen.
Notiz
Sobald eine Kategorie verwendet wird, kann sie nicht mehr geändert werden.
Verwendung/Kategorieverwendung: Wenn Sie sowohl in der Kategoriepflege als auch in den Budgetprüfungen für Kategorien "Kostenstellenbudget" anstelle von "Keine spezifische Verwendung" auswählen, interpretiert das System eine Plankategorie als Budget für die Verfügbarkeitskontrolle.
Wenn das Feld Verfügbarkeitskontrolle markiert ist, wird die Verfügbarkeitskontrolle aktiviert, d.h. wenn Istdaten gebucht werden, prüft das System, ob das Budget bereits überschritten wurde oder noch verfügbar ist, und gibt entsprechend der Einstellung der Toleranzgrenze eine Warn- oder Fehlermeldung aus.
Feld Budgetkonsistenzprüfung: ("Budgetfehlprüfung") Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, führt das System die folgenden beiden Prüfungen durch:
Prüfung 1: Beim Erfassen des Budgets und Ändern des Budgets
Wenn der Zeitpunkt der Budgeterfassung nicht der erste Januar eines Geschäftsjahres ist, sondern z.B. der erste Februar eines Geschäftsjahres, werden Istkosten in der Regel bereits auf die (Budget-)Kostenstellen gebucht, die höher sein können als das noch auf der jeweiligen (Budget-)Kostenstelle zu erfassende Budget. In einer solchen Situation generiert das System eine Fehlermeldung, wenn dieser Budgetbetrag gemäß der ausgewählten Budgetkonsistenzprüfung importiert wird.
Prüfung 2: beim Ändern von Stammdaten einer Kostenstelle mit Budgetverantwortung
Wenn Kostenstellen keine Budgetkostenstellen sind, sondern in ihrem Stammsatz einer übergeordneten Budgetkostenstelle (d.h. Kostenstelle mit Budgetverantwortung) zugeordnet sind und diese Zuordnung geändert wird, wird gemäß der Budgetkonsistenzprüfung auch dann eine Fehlermeldung generiert, wenn das Budget der neuen Budgetkostenstelle im Verhältnis zu den bereits direkt beim Ändern der Stammdaten gebuchten Istkosten zu niedrig ist.
Die Kontengruppen, die in der Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen berücksichtigt werden sollen, werden in der SAP-Fiori-App Globale Hierarchien verwalten definiert.
Wenn beispielsweise ein Aufwandskonto bebucht wird, das Teil einer solchen Kontengruppe ist und diese Kontengruppe auch dem Profil für die Budgetverfügbarkeitskontrolle zugeordnet ist, wird das verfügbare Budget für diese Kontengruppe geprüft.
Notiz
Das Kostenstellenbudget kann nur als Jahresbudget erfasst werden, daher ist keine periodenbezogene Verfügbarkeitsprüfung möglich!
Notiz
Für das Haushaltsmanagement wurde eine periodenbezogene Verfügbarkeitsprüfung des Budgets aufgebaut. Dies erfolgt über eine Freigabefunktion.
Die Budgetwährungsart ist der Währungstyp, der von der Budgetverfügbarkeitskontrolle verwendet wird, um Kosten (und ggf. Obligos) mit dem Budget zu vergleichen.
Sie können zwischen der Buchungskreiswährung oder der übergreifenden Währung wählen.
Notiz
Das Kostenstellenbudget muss entsprechend in demselben Währungstyp gebucht werden.
Im Allgemeinen kann für jede Toleranzgrenze festgelegt werden, ob eine Warnung oder ein Fehler angezeigt werden soll.
Wenn einer Budgettoleranzgrenze eine Warnung zugeordnet wurde, kann die Buchung trotz Überschreitung der Toleranzgrenze durchgeführt werden!
Wenn ein Fehler gesetzt wurde, wird die Buchung nicht durchgeführt.
Notiz
Der Warn- oder Fehlertext kann nicht gepflegt werden.
Sie können mehrere Profile für die Budgetverfügbarkeitskontrolle anlegen und diese Profile den verschiedenen budgetrelevanten Kostenstellen zuordnen. Die Budgetpflege erfolgt später pro Kostenstelle und Geschäftsjahr.
Die Festlegung der Toleranzgrenzen und damit die Prüfung des verfügbaren Budgets erfolgt in Abhängigkeit von Kontengruppen und pro Kontengruppe pro Vorgangsgruppe.
Notiz
Ein vorhandenes Profil für die Budgetverfügbarkeitskontrolle kann nicht gelöscht werden, und es können nur Toleranzgrenzen und Währungseinstellungen geändert werden. Wenn also Änderungen an den Profileinstellungen vorgenommen werden sollen, muss ein neues Profil angelegt und das neue Profil der Kostenstelle zugeordnet werden, die das Budget trägt.
Validierungslogik im Allgemeinen:
Wenn ein Aufwand auf ein Konto gebucht wird, das Teil einer Kontengruppe ist und das dem Profil für die Budgetverfügbarkeitskontrolle zugeordnet ist, wird das verfügbare Budget für diese Kontengruppe geprüft.
Wenn der Budgetverbrauch eine bestimmte Grenze überschreitet, wird abhängig von den Einstellungen im Menü Profil für Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen pflegen eine Warn- oder Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn eine Bestellanforderung oder eine Bestellung angelegt wird, die einer Kostenstelle zugeordnet ist, wird ein Obligo generiert. Dieses Obligo reduziert auch das verfügbare Budget.
Die Budgetverfügbarkeitskontrolle kann mithilfe der App Kostenstellen verwalten eingerichtet werden.
Die Budgetverfügbarkeitsprüfung kann auf zwei verschiedenen Ebenen durchgeführt werden:
- Für jede Kostenstelle mit eigenem Budget.
- Für eine budgettragende Kostenstelle, die mehreren Kostenstellen für Buchungen von Istkosten zugeordnet ist.
In diesem Fall werden sowohl der Budgetverbrauch der budgettragenden Kostenstelle selbst als auch die nicht budgettragenden Kostenstellen, denen die budgettragende Kostenstelle zugeordnet ist, in die Budgetverfügbarkeitskontrolle der budgettragenden Kostenstelle einbezogen.
Notiz
Für Kostenstellen, die kein eigenes Budget haben und stattdessen das Budget einer budgettragenden Kostenstelle verwenden, muss die budgettragende Kostenstelle im Stammsatz der untergeordneten Kostenstellen eingegeben werden. Die budgettragende Kostenstelle kann nur eine Kostenstelle mit demselben Buchungskreis sein.
Dementsprechend werden im zweiten Fall nur die budgettragende Kostenstelle das Budget und das verfügbare Budget im Kostenstellen-Etatbericht anzeigen!
Der Nummernkreis, der zum Buchen von Budgetumbuchungsbelegen auf die Datenbank verwendet wird, muss dann gepflegt werden. Die Belegart, der die Nummernkreisnummer zugeordnet werden soll, muss dann angelegt werden.
In diesem Schritt wird ein Erweiterungsledger ausgewählt, das für Predictive Accounting verwendet wird.
Mit Predictive Accounting können Sie aktuelle Daten aus Bereichen in SAP S/4HANA außerhalb des Finanzwesens, z.B. Vertrieb, oder integrierte Produkte wie SAP Concur oder externe Systeme verwenden, um zukünftige Ergebnisse jederzeit vorherzusagen. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, wie die Buchhaltungsergebnisse am Ende der aktuellen Periode oder des aktuellen Quartals sein können und warum.
Darüber hinaus können Sie die Budgetverfügbarkeitskontrolle für jedes Erweiterungsledger aktivieren, indem Sie Relevant für Obligoverwaltung für das entsprechende Erweiterungsledger auswählen.
Anforderungen:
- Predictive Accounting wurde aktiviert für:
- Verkaufsprozesse
- Kundenauftragseingang
- Die neue Obligofunktion muss in Predictive Accounting aktiviert worden sein.