Innenauftragsstammdaten pflegen

Innenaufträge können nur mit Bezug zu einer Auftragsart angelegt werden.

Jeder Auftrag muss einer Auftragsart zugeordnet werden, die dann bestimmte Parameter an den Auftrag übergibt. Auftragsarten definieren den Zweck des Auftrags und die Art und Weise, wie er im System verarbeitet wird. Die Auftragsart kann auch verwendet werden, um Aufträge mit ähnlichen Merkmalen zu gruppieren.

Da die Auftragsart mandantenweit gültig ist, können Sie eine Auftragsart in einem beliebigen Kostenrechnungskreis verwenden.

Die Auftragsart steuert unter anderem:

• ob die Obligoverwaltung aktiv ist

• ob Erlösbuchungen erlaubt sind

• Auftragsstatusverwaltung

• Eigenschaften (Muss-, Kann- usw.) von Stammsatzfeldern

• ob die Auftragsnummer intern oder extern vergeben wird und den Nummernkreis

• Allgemeine Parameter für Abrechnung, Planung und Budgetierung

• Die Darstellung der Stammdaten.

Sie können Musteraufträge als Referenz anlegen und der Auftragsart zuordnen. Dadurch werden die Einstellungen des Musterauftrags automatisch beim Anlegen neuer Innenaufträge für Ihre Auftragsart eingegeben.

Die Stammdaten definieren die Attribute eines Auftrags, einschließlich organisatorischer Zuordnungen.

Innenaufträge, wie Kostenstellen, sind einem Buchungskreis und einem Kostenrechnungskreis zugeordnet.

Um auf Aufträge gebuchte Werte auf ein Profitcenter zu übertragen, geben Sie das Profitcenter in den Auftragsstammdaten ein. Alle Istbuchungen auf den Gemeinkostenauftrag werden automatisch an das Profitcenter weitergeleitet. Planwerte können bei Bedarf auch in die Profitcenter-Planung übernommen werden.

Wenn Sie einen Auftrag einem Projektstrukturplanelement (PSP-Element) zuordnen, können Sie den Wert des Auftrags im Projektsystem (PS) überwachen. Darüber hinaus können Sie die Abrechnung aller Aufträge, die dem Projekt zugeordnet sind, während der Projektabrechnung automatisch verarbeiten.

Die restlichen Einsätze haben einen informativen Wert, d.h. sie können im Innenauftragsinformationssystem ausgewertet werden. Diese Informationen haben keinen Einfluss auf die Buchung von Plan- oder Istkosten.

Ein Auftrag hat einen eigenen Lebenszyklus, der mit dem Anlegen beginnt und nach dem Schließen endet. Während dieser Zeit werden Kosten geplant, gebucht und auf den Auftrag abgerechnet. Die Statusverwaltung informiert Sie darüber, dass eine bestimmte Phase im Auftragslebenszyklus erreicht ist, und steuert, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge für einen Auftrag zu einem beliebigen Zeitpunkt gültig sind.

Die SAP-Standardauslieferung enthält vier Systemstatuseinstellungen: Angelegt, Freigegeben, Technisch abgeschlossen und Abgeschlossen. Der Systemstatus lässt nur bestimmte betriebswirtschaftliche Vorgänge zu, z.B. können Sie in der Phase „Angelegt" keine Istkosten buchen. Das Ändern des Status eines Innenauftrags ist selbst ein betriebswirtschaftlicher Vorgang und erfolgt im Auftragsstammsatz.

Wenn die SAP-Standardstatuseinstellungen nicht detailliert genug sind, können Sie benutzerdefinierte Statuskennzeichen für weitere Unterteilungen anlegen. Die System- und Benutzerstatuseinstellungen bestimmen zusammen, ob ein Vorgang gültig ist. Ein Status kann:

• Erlauben eines Geschäftsvorfalls
• Einen Geschäftsvorgang mit einer Warnung zulassen
• Geschäftsvorfall verbieten

Beispielsweise können Sie für hochwertige Aufträge vor der Freigabe in ein Planungsgenehmigungsverfahren wechseln. Der initiale Systemstatus „Angelegt" lässt den Freigabevorgang zu. Um dies einzuschränken, können Sie eine Einstellung „Nicht genehmigt" als Ihren initialen Anwenderstatus anlegen, der die Freigabe des Auftrags verbietet. Eine System-/Anwenderstatuskombination von „Angelegt, Genehmigt" ist erforderlich, bevor der Auftrag freigegeben und Istkosten darauf gebucht werden können.

Sie können auch statusabhängige Feldauswahlen und Berechtigungen für Ihre Benutzerstatuseinstellungen definieren. Die erste ermöglicht es Ihnen, die Stammdatenfeldpflege während des Auftragslebenszyklus zu steuern. In der zweiten können Sie festlegen, welche Benutzer Transaktionen in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus bearbeiten dürfen.

Sie definieren Anwenderstatus und zugehörige Regeln in einem Statusschema und ordnen das Schema Ihrer Auftragsart zu.

Das Statusschema bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Definieren Sie die Anwenderstatus.

• Ordnen Sie Ihren Status eine Folgeaktion zu.

• Definieren Sie einen Initialstatus, der beim Anlegen eines Auftrags automatisch gesetzt wird.

• Legen Sie fest, dass während der Ausführung eines betriebswirtschaftlichen Vorgangs automatisch ein Anwenderstatus gesetzt wird.

• Bestimmte Transaktionen zulassen oder verbieten.

Die Ordnungsnummer vergibt die Reihenfolge der Anwenderstatus in einem Statusschema. Sie können jeweils nur einen Anwenderstatus mit einer Ordnungsnummer aktiv haben. Wenn Sie einem Anwenderstatus eine Ordnungsnummer zuordnen, geben Sie auch eine niedrigste und eine höchste Ordnungsnummer an. Dies steuert die nachfolgenden Anwenderstatus. Wenn z.B. die aktuelle Ordnungsnummer 20 und die höchste Ordnungsnummer 40 ist, können Sie den Auftragsstatus entweder auf 30 oder 40, aber nicht auf 50 aktualisieren.

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass Sie eine Ordnungsnummer für einen Anwenderstatus definieren. Ein Anwenderstatus, der keine Ordnungsnummer hat, kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden, unabhängig davon, ob andere Anwenderstatus bereits aktiv sind.

Wie in der Kostenstellenrechnung können Sie Gemeinkostenaufträge zu hierarchisch angeordneten Gruppen zusammenfassen. Sie können eine Struktur mit beliebig vielen Ebenen aufbauen. Auftragsgruppen helfen bei der Planung und Abrechnung von Kosten, der Berechnung von Gemeinkosten und der Erstellung von Berichten für eine beliebige Kombination von Aufträgen, wie von Ihnen definiert.

Im Gegensatz zur Kostenstellenrechnung sind Auftragsgruppen jedoch mandantenabhängig. Das bedeutet, dass Sie einen Auftragsgruppennamen nur einmal verwenden können; Sie können nicht denselben Gruppennamen verwenden, um verschiedene Gruppenstrukturen in verschiedenen Kostenrechnungskreisen anzulegen. Sie können jedoch Aufträge aus einem beliebigen Kostenrechnungskreis einer Auftragsgruppe zuordnen.

Mit der Funktion Gruppe mit Vorlage „anlegen" können Sie eine Gruppenstruktur in eine neue Gruppe kopieren. Der oberste Gruppenname wird physisch angelegt; die Hierarchie unterhalb dieser Gruppe entspricht der Referenzhierarchie. Sie können diese neue Gruppe dann nach Bedarf ändern.

Die Auftragsgruppenpflege umfasst auch die Funktion „Kopieren" mit Suffix. Sie können eine vorhandene Hierarchie kopieren und ein Suffix an die Gruppen in der Hierarchie anhängen, um eine historische Sicht der Gruppenstruktur anzulegen. Anschließend können Sie die Hierarchie mit dem Suffix sichern und Änderungen an der aktuellen Hierarchie vornehmen, um Ihre neuen Gruppierungsanforderungen widerzuspiegeln.

Sie können einen Auftrag mehreren Gruppen zuordnen, aber Sie können keine Standardhierarchie definieren.

Wenn Sie Gruppen von Innenaufträgen anlegen oder ändern, können Sie einem Endknoten auch eine Selektionsvariante zuordnen. Dadurch erhalten Sie eine dynamische Gruppe, in der sich die Inhalte ändern können.

Das S/4HANA-System stellt Funktionen bereit, mit denen mehrere Gemeinkostenaufträge gleichzeitig verarbeitet werden können.

Sie verwenden Selektionsvarianten, um Aufträge in einer einzigen Listung für die Sammelbearbeitung (z.B. Stammdatenpflege oder Auftragsabrechnung) zu sammeln. Neben Auftragsfeldern können Sie auch nach folgenden Kriterien selektieren:

• Boolesche Formeln

• Auftragsklassifizierungsdaten

• Auftragsabrechnungsempfänger

Sie können aus den ausgewählten Aufträgen eine Auftragsgruppe anlegen und diese Gruppe im Reporting verwenden.

Sie können die Stammdatenfelder, die Sie bearbeiten möchten, direkt auswählen, d.h. Sie müssen keine Listvarianten anlegen.

Die automatische Sammelbearbeitung bietet komfortable Möglichkeiten, mehrere Aufträge in einem Schritt zu ändern. Mit dieser Funktion können Sie den Status der Aufträge aktualisieren oder Werte im Auftragsstammsatz ersetzen.

Die automatische Sammelbearbeitung bietet komfortable Möglichkeiten, mehrere Aufträge in einem Schritt zu ändern. Mit dieser Funktion können Sie den Status der Aufträge aktualisieren oder Werte im Auftragsstammsatz ersetzen.

Die Definition von Substitutionsregeln wird verwendet, um Sammeländerungen für Aufträge basierend auf beliebigen Kriterien vorzunehmen. Jede Regel besteht aus einem oder mehreren Schritten, die jeweils zwei Hauptkomponenten umfassen:

• Voraussetzung ist, wie bei der Auftragsliste, die Definition einer Selektionsvariante, die die zu bearbeitenden Aufträge findet. Sie wird durch Boolesche Aussagen definiert. Die relevanten Werte werden nur ersetzt, wenn diese Vorbedingung erfüllt ist.

• Die Substitution enthält die Werte, die in die entsprechenden Felder übertragen werden sollen.

• Unterscheiden Sie für eine effektive Instandhaltung und Buchung zwischen echten und statistischen Aufträgen.
• Ordnen Sie Innenaufträge zu Auftragsarten zu, um Verarbeitungsparameter zu definieren und Konsistenz sicherzustellen.
• Verwalten Sie Auftragslebenszyklen mithilfe von System- und Anwenderstatuseinstellungen für kontrollierte Geschäftsvorgänge.
• Gruppieren Sie Innenaufträge hierarchisch, um eine effiziente Planung, Abrechnung und Berichterstellung zu ermöglichen.
• Verwenden Sie die Sammelbearbeitung, um mehrere Aufträge gleichzeitig zu aktualisieren, was die Effizienz verbessert.