Stammdaten verwalten

Im Gemeinkosten-Controlling wird zwischen Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden.

Stammdaten enthalten Informationen, die über einen langen Zeitraum gleich bleiben.

Bewegungsdaten sind dynamisch und ändern sich ständig durch Buchungen. Bewegungsdaten werden Stammdaten zugeordnet. Belegnummern können als Bewegungsdaten bezeichnet werden. In SAP S/4HANA werden Bewegungsdaten als Einzelposten in der transparenten Tabelle ACDOCA gespeichert.

Sachkonten der Kontoart Primär- oder Sekundärkosten beschreiben die Herkunft der Kosten. Sachkonten der Art Primärkosten – im Folgenden als Primärkosten bezeichnet, beziehen sich auf Prozesse in der Logistik und im Finanzwesen, die beide Istbuchungen im Finanzwesen verursachen. Das Finanzwesen überträgt diese Istkosten automatisch in das Controlling, da die Istkosten eine Zuordnung zu einem Controlling-Objekt wie Kostenstelle oder Innenauftrag haben. Eine Ausnahme bildet die manuelle Buchung von Istkosten. Sachkonten der Art Sekundärkosten – im Folgenden als Sekundärkosten bezeichnet, werden in internen Prozessen im Controlling verwendet. Alle Kosten, entweder primäre oder sekundäre, sind also Sachkonten in SAP S/4HANA.

Kostenstellen definieren Verantwortungsbereiche, die Kosten verursachen und beeinflussen.

Leistungsarten sind Fertigungsleistungen und Dienstleistungen, die der Organisation von einer Kostenstelle erbracht werden. Sie werden verwendet, um Kosten von Eigenleistungen auf die Bereiche zu verrechnen, in denen die Kosten angefallen sind.

Statistische Kennzahlen, bei denen es sich um Werte handelt, die eine Kostenstelle beschreiben, dienen als Grundlage für Verrechnungen (z.B. Verteilung, Umlage) und für die Durchführung von Kennzahlenanalysen.

Bevor Sie Kostenstellen anlegen können, müssen Sie zunächst eine Standardhierarchie definieren. Geben Sie beim Anlegen des Kostenrechnungskreises den Namen der Standardhierarchie an.

Die Standardhierarchie ist eine Struktur, der alle Kostenstellen innerhalb des Kostenrechnungskreises zugeordnet werden müssen. Wie Sie Ihre Struktur definieren, liegt in der Regel bei Ihnen. Wir empfehlen jedoch, die Struktur so zu definieren, dass sie die internen Verantwortungsbereiche sowie die Controlling- und Entscheidungsstrukturen innerhalb Ihrer Organisation widerspiegelt. Diese entsprechen in der Regel den internen Funktionsbereichen, die im Organisationsdiagramm Ihres Unternehmens abgebildet sind.

Die Kostenstelle ist der Ort, an dem die Kosten anfallen. Kostenstellen können basierend auf funktionalen Anforderungen, Verrechnungskriterien, erbrachten Aktivitäten oder Dienstleistungen, geografischem Standort oder Verantwortungsbereichen eingerichtet werden.

Für die Zwecke des Gemeinkosten-Controllings werden Kostenstellen in Entscheidungs-, Kontroll- und Zuständigkeitseinheiten zusammengefasst. Um diese Struktur abzubilden, legen Sie die Kostenstellen-Standardhierarchie an.

Jede Ebene oder jeder Knoten der Standardhierarchie ist eine Kostenstellengruppe. Sie können Kostenstellen und Knoten parallel zu einer gemeinsamen Hierarchieebene zuordnen.

Die Kostenstellenart ist ein Kennzeichen in den Kostenstellenstammdaten, das die Art der Kostenstelle angibt. Beispiele sind Verwaltung, Produktion oder Vertrieb. Sie können eigene Kostenstellenarten oder die von SAP ausgelieferten Kostenstellenarten verwenden.

Mit Kostenstellenarten können Sie ähnlichen Kostenstellen dieselben Attribute zuordnen. Sie können z.B. bestimmte Leistungsarten nur für bestimmte Kostenstellen zulassen. Dies ist nützlich, um zu verhindern, dass Fertigungsleistungen versehentlich auf Verwaltungskostenstellen gebucht werden. Sie können auch die Kostenstellenart für die Kostenberechnung verwenden, wo sie steuert, welcher Prozentsatz der Gemeinkosten auf diese Kostenstellenart angewendet wird.

Im Customizing können Sie Sperrkennzeichen für jede Kostenstellenart definieren oder festlegen, dass die Verwaltung von Mengen auf Kostenstellen zulässig ist. Wenn Sie eine Kostenstelle einer bestimmten Kategorie zuordnen (dies tun Sie beim Anlegen der Kostenstelle), werden die entsprechenden Sperrkennzeichen und zulässigen Werte für diese Kategorie als Vorschlagswerte für diese Kostenstelle vorgeschlagen.

Mit SAP S/4HANA werden alle Geschäftsvorfälle – sowohl extern als auch intern – auf Sachkonten erfasst.

Der Kontenplan enthält alle Sachkonten des Finanzwesens und des internen Rechnungswesens. Sachkonten, die CO-Kosten darstellen, sind entweder als Sachkontoart Primärkosten oder Erlöse oder als Art Sekundärkosten eingerichtet. Innerhalb dieser beiden Kostenarten stellt das SAP-S/4HANA-System spezielle Kostenartentypen für Primär- und Sekundärkosten bereit.

Das umfassende Journal enthält ein Feld Konto, das Sachkonten und Sachkonten der Art Kosten abdeckt. Die Kosten sind also Teil des Kontenplans, und die Pflege erfolgt über die Kontenstammdatenpflege.

Wenn Sie ein Sachkonto anlegen, das Kosten darstellt, müssen Sie immer ein CO-Objekt wie eine Kostenstelle, ein Projekt, einen Innenauftrag oder ein CO-PA-Segment zuordnen, wenn Sie einen Beleg über dieses Konto buchen.

Sekundärkosten werden ausschließlich im internen Rechnungswesen verwendet, um interne Kostenflüsse wie Umlagen oder Abrechnungen zu identifizieren.

Berichte wie die Summen- und Saldenliste zeigen alle gebuchten Kosten (Primär- und Sekundärkosten) an.

Folgende Kontoarten stehen zur Verfügung:

• Gewinn- und Verlustkonto, auf dem Aufwendungen oder Gewinne aus Aktivitäten erfasst werden, die nicht zum Hauptzweck des Unternehmens gehören, z.B. Gewinne aus Finanzinvestitionen eines produzierenden Unternehmens.

• Erfolgskonto, das als Kostenart für Primärkosten oder Erlöse fungiert. Primärkosten spiegeln betriebliche Aufwendungen wie Gehaltsabrechnung, Verkaufsaufwendungen oder Verwaltungskosten wider.

• Erfolgskonto, das als Kostenart für Sekundärkosten fungiert. Sekundärkosten resultieren aus Werteflüssen innerhalb des Unternehmens, z.B. internen Leistungsverrechnungen, Gemeinkostenverrechnungen und Abrechnungsvorgängen.

• Konto, das aus Geschäftsvorfällen bebucht wird. Der Saldo eines Bestandskontos wird zum Geschäftsjahresende vorgetragen.

• Ein Sachkonto, das mehreren Hausbankkonten zugeordnet werden kann (seit SAP S/4HANA Release 2020). Für jedes Hausbankkonto ist ein Sachkonto erforderlich, auf das Zahlungsvorgänge gebucht werden. Mit dem Geldkonto kann die Anzahl solcher Sachkonten erheblich reduziert werden.

Die Übersicht in der vorherigen Abbildung zeigt die Unternehmensorganisation Ihres Übungsszenarios. Hier scheint die Darstellung der Methode zur Entlastung von Kostenstellen zu früh dargestellt zu sein. Es ist jedoch sinnvoll, zu diesem Zeitpunkt eine Vorschau bereitzustellen. Um eine Umlage durchzuführen oder Leistungen direkt zu verrechnen, benötigen Sie Sekundärkosten. Wie Sie der Abbildung entnehmen können, verwenden einige Kostenstellen im Übungsszenario Umlagen, um Entlastungen vorzunehmen, oder verrechnen Leistungen direkt.

Die Leistungsart klassifiziert die Leistungen, die innerhalb eines Unternehmens von einer oder mehreren Kostenstellen erbracht werden sollen.

Wenn eine Kostenstelle Leistungen für andere Kostenstellen, Aufträge usw. erbringt, bedeutet dies, dass die Ressourcen dieser Kostenstelle verwendet werden. Die Kosten dieser Ressourcen müssen auf die Empfänger der Aktivität verrechnet werden. Leistungsarten dienen als Bezugsbasis für diese Kostenverrechnung.

Bei einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung wird die Leistungsmenge, z.B. die Anzahl der Beratungsstunden, in das SAP-S/4HANA-System eingegeben (manuell oder automatisch). Das System berechnet die zugehörigen Kosten basierend auf dem Tarif und erzeugt eine Belastung des Empfängers und eine Entlastung des Senders sowohl für die Menge als auch für die Kosten. Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfolgt über ein Sachkonto der Art Sekundärkosten, das als Standardart in den Leistungsartenstammdaten hinterlegt ist.

Sie können die Verwendung der Leistungsart auf bestimmte Arten von Kostenstellen einschränken, indem Sie die zulässigen Kostenstellenarten im Leistungsartenstammsatz eingeben. Sie können bis zu acht zulässige Kostenstellenarten eingeben oder die Zuordnung in "alle" ändern, indem Sie ein Sternchen (*) eingeben.

Der Leistungsartentyp wird verwendet, um festzulegen, ob und wie eine Leistungsart erfasst und verrechnet wird. Sie können z.B. zulassen, dass einige Leistungen direkt verrechnet werden, für andere jedoch angeben, dass sie entweder nicht oder nur indirekt verrechnet werden.

Um die innerbetriebliche Leistungsverrechnung zu ermöglichen, müssen Sie angeben, welche Kostenstellen welche Leistungsarten zu welchem Tarif bereitstellen. Dies tun Sie im SAP-S/4HANA-System, indem Sie die Leistungserbringung/Tarife für eine Kostenstelle planen. Dazu bietet das SAP-System eine Vielzahl von Möglichkeiten.

Bei der direkten Leistungsverrechnung geben Sie die Menge der zu verrechnenden Leistung manuell ein. Damit eine Kostenverrechnung und eine Leistungsverrechnung durchgeführt werden können, muss das SAP-S/4HANA-System den verrechneten Leistungsbetrag mit dem Tarif des Senders für diese Leistungsart bewerten. Bei einer direkten Leistungsverrechnung wird für diese Berechnung der Plantarif für die Kombination Kostenstelle/Leistungsart verwendet.

Sie können den Planpreis entweder manuell eingeben oder ihn im Rahmen der Planung automatisch vom System berechnen lassen. Um den Tarif manuell zu setzen, muss das Plantarifkennzeichen (PPI) (manuell) auf 3 gesetzt sein. Sie können dieses Verfahren verwenden, wenn Ihre Tarifermittlung nicht komplex ist, z.B. wenn die für Ihre Tarife erforderlichen Preise innerhalb Ihrer Organisation ermittelt werden und nicht von intern produzierten Leistungen abhängen, oder wenn der Tarif von den Preisen externer Lieferanten und nicht von den Kosten der Kostenstelle abhängt.

Statistische Kennzahlen sind Faktoren, die sich auf Kostenstellen, Profitcenter und Gemeinkostenaufträge beziehen (z.B. die Anzahl der Mitarbeiter, die Dauer von Ferngesprächen). Statistische Kennzahlen können auch ein Wert sein, der die von einer bestimmten Kostenstelle erbrachten Dienstleistungen darstellt, z.B. die Anzahl der Mitarbeiter in der Kostenstelle Transport, die Reparaturen durchführen. Solche Kennzahlen werden als leistungsabhängige statistische Kennzahlen bezeichnet.

Sie können sowohl statistische Kennzahlen im Plan als auch im Ist buchen.

Statistische Kennzahlen können Sie sowohl als Basis für periodische Geschäfte wie Umlage oder Verteilung als auch für die Kennzahlenanalyse verwenden.

Statistische Kennzahlen werden entweder als Festwert oder als Summenwert definiert.

Der Festwert (z.B. Mitarbeiter) wird von der Periode, in der er erfasst wird, in alle Folgeperioden desselben Geschäftsjahres übertragen. Sie müssen nur dann eine neue Buchung erfassen, wenn sich dieser Festwert ändert. Die Geschäftsjahressumme ist ein Durchschnitt der Periodensummen.

Der Summenwert wird nur in der Periode gebucht, in der er erfasst wird (z.B. bei Ferngesprächen). Die Geschäftsjahressumme ist die Summe aller Periodenwerte.

Sie können Stammdatenfelder für Kostenstellen, Kostenarten und Leistungsarten zeitabhängig hinterlegen. Wenn Sie eines dieser Felder für einen bestimmten Zeitraum ändern, legt das System einen neuen Stammsatz an, der den neuen Stammsatz für diesen Zeitraum enthält. Das bedeutet, dass für jeden einzelnen Stammsatz mehrere Datenbanksätze gepflegt werden. Im Beispiel in der Abbildung ist das Feld „Verantwortlicher" zeitabhängig, d.h. Sie können die verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen eingeben, wenn sie sich im Laufe der Zeit ändern.

Ob einzelne Felder zeitabhängig sind, legen Sie im Customizing fest. Bestimmte Felder, wie z.B. die Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Buchungskreis, einem Geschäftsbereich oder einem Profitcenter, sind von SAP als zeitabhängig definiert und können nicht reduziert werden, wenn Sie im aktuellen Geschäftsjahr Istbuchungen auf diese Kostenstelle vorgenommen haben. Da die zeitabhängige Datenhaltung zu großen Datenmengen führen kann, sollten Sie nur wichtige Felder als zeitabhängig definieren.

Die Kostenstellenzuordnung zum Standardhierarchiebereich ist ein nicht zeitabhängiges Feld. Das bedeutet, dass bei einer Änderung der Zuordnung sowohl historische als auch aktuelle Kostenstelleninformationen basierend auf der aktuellen Zuordnung gemeldet werden.

Wenn Sie den Gültigkeitszeitraum eines Stammdatensatzesverlängern möchten, rufen Sie die Stammdatenpflege auf und legen Sie einen Stammsatz für den betreffenden verlängerten Zeitraum an. Um zu vermeiden, dass dieselben Stammdatenfelder ausgefüllt werden, können Sie aus dem vorhandenen Stammsatz kopieren.

Das SAP-System stellt Ihnen Sammelbearbeitungsfunktionen für Kostenstellenstammdaten zur Verfügung.

Sie können Kostenstellen oder Attributfelder aus dem Kostenstellenfeld auswählen, z.B. Verantwortlicher. Wenn die relevanten Kostenstellen ausgewählt sind, können Sie den Wert des ausgewählten Attributfelds ändern, z.B. von Becker in Müller als Verantwortlicher. Beim Sichern wurden Ihre Kostenstellenstammdaten geändert.

Sie verwenden Stammdatengruppen, um die verschiedenen Arten von Stammdaten in der Kostenstellenrechnung zu Analyse-, Planungs- und Verrechnungszwecken zusammenzufassen.

Mit diesen Gruppen können Sie mehrere Stammdatensätze in einer Transaktion bearbeiten, z.B. bei der Planung oder im Reporting. Sie können beispielsweise alle von Ihrer Kostenstelle verwendeten Kosten planen, indem Sie die entsprechende Kostenartengruppe angeben. Sie können auch Ihre Kostenstellengruppe angeben, wenn Sie einen Bericht anlegen möchten, der die Ergebnisse aller Kostenstellen für Ihren Bereich enthält.

Mit der Stammdatengruppenfunktion können Sie eine hierarchische Struktur anlegen. Die Stammdaten werden dann den Gruppen auf der untersten Ebene zugeordnet und dann in Gruppen zusammengefasst, die zu den übergeordneten Ebenen gehören. Sie können beliebig viele hierarchische Gruppen anlegen.

Die Kostenstellen-Standardhierarchie ist eine spezielle Art von Kostenstellengruppe. Alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises müssen der Standardhierarchie zugeordnet sein. Neben der Standardhierarchie können Sie mit den Funktionen der Gruppenpflege beliebig viele alternative Kostenstellenhierarchien anlegen.

Sie können neue Stammdatengruppen anlegen, indem Sie vorhandene Gruppen als Kopiervorlage verwenden.

Für die Stammdatenselektion wird eine Selektionsvariante verwendet. Sie müssen die Selektionskriterien für das Objekt nur einmal eingeben und dann in einer Selektionsvariante sichern. Das System verwendet zur Laufzeit die in der Selektionsvariante hinterlegten Kriterien, um die entsprechenden Objekte zu ermitteln.

Wenn Sie Kostenartengruppen, Gruppen von Kostenstellen, Leistungsarten, statistischen Kennzahlen, Aufträgen oder PSP-Elementen anlegen oder ändern, können Sie einem Endknoten auch eine Selektionsvariante zuordnen. Dadurch erhalten Sie eine dynamische Gruppe, in der sich die Inhalte ändern können.

Im Beispiel in der vorherigen Abbildung legen Sie eine Stammdatengruppe an, die alle Kostenstellen mit der Kostenstellenart 8 (Beratung) enthält. Dies tun Sie z.B., um dies in einen Bericht aufzunehmen. Legen Sie zunächst eine Selektionsvariante an, die die Kostenstellen mit der Kostenstellenart 8 selektiert. Anschließend legen Sie die Kostenstellengruppe an und ordnen die Selektionsvariante einem Endknoten zu. Sie können eine Übersicht anzeigen, um zu prüfen, welche Objekte von dieser Selektionsvariante ausgewählt werden. Wenn eine neue Kostenstelle mit der Kostenstellenart 8 angelegt wird, ist sie automatisch Teil der Kostenstellengruppe „PR-TELE##".

Stammdatengruppen sind nicht zeitabhängig. Wenn Sie also die Kreisstruktur ändern, bereitet das System aktuelle und historische Informationen in der neuen Struktur vor. Wenn Sie eine historische Hierarchie sichern möchten, sollten Sie daher vor jeder Aktualisierung eine Kopie der Hierarchie sichern.

Sie können die Gruppen kopieren, die eine vorhandene Hierarchie mit einem Suffix haben. Dem Namen der Gruppe wird ein Punkt und ein bis zu vier Zeichen langer Name hinzugefügt. Die Hierarchie und ihr Suffix werden gesichert. Nun können Sie Änderungen an der aktuellen Hierarchie vornehmen.

Die Standardhierarchie darf kein Suffix enthalten.

Wenn Sie eine Gruppe kopieren, für die ein Suffix vorhanden ist, wird dieses Suffix durch das von Ihnen angegebene neue Suffix ersetzt.

Das System führt dieselben Prüfungen durch, die unter der Funktion "Gruppe/Hierarchie mit Referenz anlegen" durchgeführt werden.

Im Beispiel in der vorherigen Abbildung wird „2023" als Suffix verwendet. Alle anderen Zeichen könnten an ihrer Stelle stehen. Der ausgewählte Suffixname bedeutet nicht, dass die Gruppe nun zeitbasiert ist.

Gruppen, die z.B. mit der App Kostenstellengruppen verwalten angelegt wurden, können im SAP-Fiori-Reporting nicht verwendet werden. SAP-Fiori-Reports bieten die Gruppe nicht zur Auswahl an.

Wenn Sie Gruppen im Fiori-Reporting verwenden möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Im Folgenden konzentrieren wir uns beispielhaft auf Kostenstellen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, zusätzlich eine Hierarchie mit der App Globale Hierarchien verwalten anzulegen. Die Hierarchie enthält Knoten, die Kostenstellengruppen darstellen, und Blätter, die Kostenstellen darstellen. Sowohl die Gruppe als auch die Hierarchie sind technisch nicht verbunden, d.h. wenn Sie die Gruppe ändern, wird die Hierarchie nicht aktualisiert und umgekehrt.

Der zweite Weg wird in der vorangehenden Abbildung beschrieben. Sie können eine Kostenstellengruppe in eine Kostenstellenhierarchie importieren. Dadurch kann nun die Hierarchie im Reporting ausgewählt werden.

Diese Hierarchie hat folgende Merkmale:

• Es handelt sich um eine physisch angelegte Hierarchie, keine Laufzeithierarchie.

• Wenn die Quellgruppe geändert wird, wird die Hierarchie nicht automatisch angepasst, da es sich um eine statische Hierarchie handelt und sie nur in der App Globale Hierarchien verwalten geändert werden kann.

• Es ist nicht möglich, die Gruppe mehrmals mit demselben technischen Namen zu importieren.

Die dritte Möglichkeit besteht darin, die Berichtsrelevanz der Kostenstellengruppe festzulegen. Die erforderlichen Schritte werden in der vorherigen Abbildung beschrieben.

Wenn die Kostenstellengruppe angelegt wird und im Reporting verwendet werden muss, müssen Sie die App Berichtrelevanz festlegen wählen, die Gruppe Berichtsrelevant festlegen und Automatisch replizieren wählen.

Mithilfe der App Laufzeithierarchie replizieren können Sie dann das dynamische Anlegen einer Hierarchie für die Gruppe einplanen, d.h. eine Laufzeithierarchie einplanen. Diese Laufzeithierarchie kann im Fiori-Reporting ausgewählt werden.

Wenn Sie die Gruppe ändern, müssen Sie die Replikation erneut ausführen, damit die Änderungen auch in der Laufzeithierarchie verfügbar sind.

Da Kostenstellengruppen von Zeit zu Zeit geändert werden, müssen Sie den Replikationslauf regelmäßig einplanen.

• Stammdaten bleiben im Laufe der Zeit konstant; Bewegungsdaten ändern sich mit Buchungen.

• Kostenstellen definieren Verantwortungsbereiche für die Entstehung und Beeinflussung von Kosten und sind in einer Standardhierarchie organisiert.

• Leistungsarten verrechnen Kosten von Eigenleistungen an Verantwortungsbereiche.

• Statistische Kennzahlen werden für Verrechnungen und Kennzahlenanalysen verwendet.

• Stammdatengruppen fassen verschiedene Arten von Stammdaten für Analyse, Planung und Verrechnung zusammen.