Verwendung von Gemeinkostenaufträgen

Die Abbildung zeigt den Hauptzweck der Verwendung von Innenaufträgen im Gemeinkosten-Controlling. Im ersten Fall buchen Sie die Kosten für die beiden Messen direkt auf die Kostenstelle, die für die Unterstützung dieser Ereignisse zuständig ist. Da externe Kosten und Eigenleistungen mit denselben kostenrelevanten Sachkonten auf derselben Kostenstelle behandelt werden, können Sie nicht einfach ermitteln, welches Ereignis welche Kosten verursacht hat. Daher können Sie keine weiteren Vergleichsanalysen der beiden Messeveranstaltungen vornehmen.

Wenn jedoch wie im zweiten Fall jedes Ereignis einen eigenen Innenauftrag erhält, können die Kosten separat gesammelt werden. Die Abrechnungsfunktion ordnet die Auftragskosten der Kostenstelle zu, die für die Unterstützung der Messen zuständig ist, um Ihnen die organisatorische Sicht auf die Kosten zu ermöglichen. Mit diesem Ansatz können Sie die Ergebnisse für die Messen analysieren und vergleichen, auch nachdem die Abrechnung an die Kostenstelle ausgeführt wurde.

Ein weiterer Vorteil ist die Vielzahl der Planungs- und Budgetierungsfunktionen, die für Aufträge angeboten werden.

Aufträge können als interne Kostenträger verwendet werden.

Je nach Art der auf dem Auftrag beschriebenen Maßnahme gibt es verschiedene Möglichkeiten, diesen Auftrag abzurechnen:

• Wenn eine Aufgabe für ein einzelnes Produkt gilt, können Sie die Kosten an die verantwortliche Kostenstelle abrechnen. Der nächste Schritt wäre dann, die Kosten von der Kostenstelle an CO-PA zu verrechnen.

• Wenn es sich um einen allgemeinen Job handelt, der das gesamte Unternehmen betrifft, wäre es schwierig, die entsprechende Kostenstelle für die Belastung zu finden. In diesem Fall wäre es zweckmäßig, direkt an CO-PA abzurechnen.

Mit Innenaufträgen können Sie ein detailliertes Controlling für ein bestimmtes Objekt oder eine bestimmte Aktivität durchführen. Alle Kosten, die dieses Objekt oder diese Aktivität betreffen, werden dem entsprechenden Auftrag zugeordnet. Wenn Sie einen Innenauftragsstammsatz anlegen, wählen Sie aus, ob er als echter Auftrag oder als statistischer Auftrag angelegt werden soll.

Sie verwenden den echten Auftrag, um Kosten zu sammeln und später an verschiedene Empfänger zu verrechnen.

Bei der Primärkostenbuchung werden die Kosten auf dem echten Auftrag fortgeschrieben. Im periodischen Prozess der Auftragsabrechnung verrechnen Sie die Istkosten auf Controlling-Objekte. Sie können Anteile der Auftragskosten auf viele Objekte abrechnen.

Wenn Sie einen echten Auftrag anlegen, müssen Sie den Auftrag einem Buchungskreis zuordnen.

Sie verwenden den statistischen Auftrag, um Kosten auszuwerten, die in kostenrelevanten Sachkonten oder in der Kostenstellenrechnung nicht detailliert aufgeschlüsselt werden können.

Dies erreichen Sie, indem Sie die Kosten sowohl dem statistischen Auftrag als auch der Kostenstelle zuordnen. Sie sehen sofort die Kosten im Auftrag (statistisch, nur zu Informationszwecken) und die Kostenstelle (echte Kosten).

Die zu bebuchende Kostenstelle kann in den Auftragsstammdaten hinterlegt werden. Das System findet die Kostenstelle dann automatisch. Andernfalls müssen Sie sowohl die Kostenstelle als auch den Auftrag angeben, um den Buchungsbeleg abzuschließen.

Sie haben auch die Möglichkeit, auf einem statistischen Auftrag einen Buchungskreis im Auftragsstammsatz zu hinterlegen. Wenn Sie diese Zuordnungen vornehmen, können Sie nur Transaktionen auf Controlling-Objekte buchen, z.B. Kostenstellen, die zum selben Buchungskreis gehören. Für buchungskreisübergreifendes Controlling ordnen Sie auf dem statistischen Auftrag keinen Buchungskreis zu.

Statistische Aufträge können weder abgerechnet noch bezuschlagt werden.

Innenaufträge im SAP-System beschreiben einzelne Aufgaben innerhalb eines Kostenrechnungskreises. Aufträge unterstützen die vorgangsorientierte Planung, Überwachung und Verrechnung von Kosten.

Innenaufträge können für verschiedene Zwecke verwendet werden:

• Zur Überwachung interner Aktionen, die an Kostenstellen abgerechnet werden (Gemeinkostenaufträge)

• Zur Überwachung interner Aktionen, die an Anlagen abgerechnet werden (Investitionsaufträge)

• Zum Verrechnen von Buchungen abgegrenzter Kosten, die im internen Rechnungswesen (Abgrenzungsaufträge) berechnet wurden

• Zum Anzeigen von Kostenrechnungsabschnitten von Kundenaufträgen im Kundenauftragsmanagement und zum Einbeziehen von Erlösen, die nicht Teil des Kerngeschäfts des Unternehmens sind (Aufträge mit Erlösen)

Die Verwaltung von Innenaufträgen stellt die detaillierteste operative Ebene der Kosten- und Leistungsrechnung dar und kann für Folgendes verwendet werden:

• Sie können Kosten nach anderen Aspekten als der Kostenstellenrechnung berücksichtigen.

• Sie können die Eigenfertigungs- und Fremdbeschaffungskosten zu Entscheidungszwecken vergleichen.

Der Schwerpunkt dieses Kurses liegt auf Gemeinkostenaufträgen.

Die Komponente Investitionsmanagement (IM) stellt Funktionen bereit, die die Planungs-, Investitions- und Finanzierungsprozesse von Investitionsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen unterstützen. Sie können Maßnahmen steuern, die Ihr Unternehmen zum Zwecke der Herstellung langfristiger Anlagen für eigene Zwecke ergreift und die in der Bilanz als Anlagen im Bau erfasst werden müssen. Voraussetzung hierfür ist ein Investitionsprofil, das im Auftragsstammsatz hinterlegt ist.

Maßnahmen werden im System entweder durch Innenaufträge oder PSP-Elemente (Projektstrukturplan-Elemente) dargestellt. Sie können einen Innenauftrag anlegen, der automatisch eine Anlage im Bau enthält. Voraussetzung hierfür ist das Investitionsprofil in den Auftragsstammdaten.

In der Bauphase buchen Sie alle Vorgänge auf den Auftrag. Bei der periodischen Abrechnung werden alle Belastungen, die nicht aktiviert werden müssen, an einen Empfänger des internen Rechnungswesens, z.B. eine Kostenstelle, abgerechnet. Alle Positionen, die nicht an Empfänger im internen Rechnungswesen abgerechnet werden sollen und aktiviert werden müssen, werden direkt auf die Anlage im Bau abgerechnet. Die monatlichen Auswertungssalden zeigen das Kapitalanlageunternehmen im Anlageninventar an.

Die Gesamtabrechnung erfolgt nach Abschluss der Investitionsmaßnahme. Bei der vollständigen oder teilweisen Aktivierung erfassen Sie in den Auftragsabrechnungsvorschriften die Endanlagen, die als Grundlage für die Abrechnung der Anlage im Bau dienen sollen. Die auf die Anlage im Bau abgerechneten Belastungen werden auf die Endanlagen umgebucht, und die Anlage im Bau wird automatisch entlastet.

Die Abrechnungsseite umfasst zusätzlich zu den Standardabrechnungsmethoden für Innenaufträge ein Einzelpostenabrechnungsverfahren für diese bestimmte Auftragsart.

Innenaufträge können als Sammler von monatlichen Gutschriften verwendet werden, die aus der Abgrenzung resultieren.

Organisatorische Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung häufig anders verrechnet als im internen Rechnungswesen. Beispielsweise kann ein Aufwand, der in FI in einer Buchungsperiode erfasst wird, aus Sicht des internen Rechnungswesens ein ganzes Jahr abdecken. Um Kostenschwankungen in der Kostenstellenrechnung zu vermeiden, sollten Kosten, die nicht regelmäßig anfallen, auf die relevanten Zeiträume und Kostenstellen verrechnet werden. Alle Kosten, die auf dieser Basis verrechnet werden, werden als kalkulatorische Kosten bezeichnet. Diese gleichmäßige Verteilung eines unregelmäßigen Aufwands wird als kalkulatorische Kosten bezeichnet.

Sie können das Zuschlagsverfahren oder das Soll=Ist-Verfahren verwenden, um kalkulatorische Kosten zu berechnen.

Mit dem Zuschlagsverfahren ermitteln Sie kalkulatorische Kosten auf der Grundlage eines Zuschlagsprozentsatzes, der auf eine Referenzkostenart oder eine Gruppe von Kostenarten angewendet wird.

Bei der Berechnung einer Abgrenzung belastet das System die Kostenstellen mit den Abgrenzungskostenbeträgen. Gleichzeitig wird ein benutzerdefiniertes Abgrenzungsobjekt (Kostenstelle oder Innenauftrag) entlastet. Die effektiven Istkosten werden auch auf das Abgrenzungsobjekt gebucht, um Salden zwischen Aufwendungen aus dem Finanzwesen und kalkulatorischen Kosten aus dem internen Rechnungswesen zu berechnen, zu analysieren und zu verrechnen.

Im Soll=Ist-Verfahren können Sie auch einen Innenauftrag zum Sammeln der Entlastungen verwenden.

Die Abgrenzung benötigt den Auftragstyp 02 (Abgrenzungsauftrag).

Wenn Sie die Anwendung Vertrieb nicht verwenden, können Sie Innenaufträge mit Erlösen verwenden, um die Kostenrechnungsabschnitte für Kundenaufträge im Kundenauftragsmanagement anzuzeigen. Sie können sie auch verwenden, um Kosten und Erlöse für Aktivitäten zu überwachen, die nicht Teil des Kerngeschäfts Ihres Unternehmens sind.

Über das Kennzeichen „Erlösbuchungen erlaubt" in der Auftragsart können Sie steuern, ob Erlöse auf einen Auftrag gebucht werden können oder nicht.

Aufträge mit Erlösen können am Ende der Periode wie folgt abgerechnet werden:

• Kosten können an jeden Empfänger abgerechnet werden

• Erlöse können primär an folgende Objekte abgerechnet werden:

  • Ergebnisobjekte

  • Andere Aufträge mit Erlösen

  • Sachkonten

  • Nicht auf Kostenstellen

• Innenaufträge helfen bei der Verfolgung und Verrechnung von Kosten für bestimmte Aktivitäten und verbessern so die Kostentransparenz und -analyse.
• Echte Aufträge sammeln Kosten für die Verrechnung auf verschiedene Empfänger, während statistische Aufträge informatorische Kostenauswertungen bieten.
• Gemeinkostenaufträge überwachen interne Aktionen, die an Kostenstellen abgerechnet werden, und unterstützen eine detaillierte operative Kostenrechnung.
• Investitionsaufträge verwalten Investitionsmaßnahmen und erleichtern so das Anlegen von Anlagen und die Finanzplanung.
• Abgrenzungsaufträge verteilen unregelmäßige Ausgaben gleichmäßig, wodurch Kostenschwankungen im internen Rechnungswesen vermieden werden.