Exécution de la clôture de période

La valeur de tous les biens et services utilisés est enregistrée comme charge pour chaque période.

En revanche, les coûts de tous les biens et services utilisés qui sont induits lors de la création de votre propre activité de gestion ("typique") sont enregistrés en tant que coûts pour chaque période.

Les charges hors exploitation ne sont pas enregistrées dans le contrôle de gestion en tant que coûts.

Les coûts analytiques n'ont pas de charges correspondantes dans la comptabilité financière. Elles ne sont régularisées qu'à des fins de comptabilité analytique. Il existe deux types différents de coûts analytiques :

• Différences d'évaluation qui ont des charges correspondantes d'un montant différent (par exemple, amortissement analytique, intérêts analytiques, etc.)

• Coûts supplémentaires qui n'ont pas de charges correspondantes (par exemple, salaire de gestion, loyers analytiques, etc.)

Pour vous permettre de saisir les coûts analytiques, le système SAP S/4HANA fournit différentes méthodes :

• Méthode des coûts additionnels

• Méthode pré-budget=réel

• Méthode Théorique=Réel

Pour éviter les fluctuations de coûts périodiques dans la comptabilité analytique des centres de coûts, vous devez répartir les charges irrégulières sur les périodes pertinentes. Cette transaction commerciale est la régularisation.

Dans SAP S/4HANA, vous pouvez générer automatiquement des écritures périodiques à l'aide de l'Accrual Engine. Vous n'avez plus besoin de pièces périodiques avec des constantes. Les données de base qui identifient ce qui doit être régularisé sont saisies dans l'Accrual Engine. L'Accrual Engine calcule ensuite les régularisations et génère les écritures périodiques requises.

Par exemple, vous exécutez des régularisations dans la comptabilité financière lorsque vous voulez créer des bilans mensuels. Vous pouvez également exécuter une régularisation uniquement dans le contrôle de gestion. Le calcul des résultats de régularisation dans les coûts analytiques étant donné qu'ils ont des charges correspondantes en fonction du montant.

Pour calculer les coûts analytiques, utilisez la méthode des coûts additionnels. Le calcul est basé sur un pourcentage de frais généraux lié à une nature comptable ou à un groupe de natures comptables.

Contrairement à l'abonnement avec écriture périodique dans la comptabilité financière, cette méthode présente l'avantage que les coûts analytiques sont calculés à l'aide des coûts réels. La méthode des coûts additionnels, par exemple, est utile pour les régularisations pour les coûts de main-d'œuvre pertinents pour les salaires, tels que les primes.

Lorsqu'une régularisation est calculée, le système charge les centres de coûts avec les montants des coûts analytiques. En même temps, un objet de régularisation défini par l'utilisateur (centre de coûts ou ordre interne) est déchargé. Les coûts réels générés sont également comptabilisés dans l'objet de régularisation, de sorte que tous les soldes qui existent entre les charges dans la comptabilité financière et les coûts analytiques dans le contrôle de gestion sont calculés, analysés et imputés dans l'analyse du compte de résultat.

Vous créez une nature comptable de régularisation primaire (catégorie de nature comptable = 3 Régularisation par majoration) pour traiter la régularisation.

Vous créez un schéma de coûts additionnels pour définir l'abonnement. Vous devez enregistrer les clés suivantes pour la régularisation :

• Composants de base :

  Sur quelle(s) nature(s) comptable(s) voulez-vous que les coûts additionnels de frais généraux soient prélevés ?

• Taux de majoration (coût additionnel de frais généraux) :

  À quelle hauteur le pourcentage de frais généraux doit-il être ?

• Crédit :

  Sous quelle nature comptable les frais généraux doivent-ils être comptabilisés ? Quel centre de coûts ou quel ordre interne (objet de régularisation) voulez-vous décharger ?

Si vous affectez des dépendances à la clé de coûts additionnels, vous pouvez indiquer les conditions de calcul des frais généraux pour un centre de coûts. Selon la nature comptable, vous pouvez, par exemple, imputer différents frais généraux à différents centres de coûts. Vous pouvez ajouter des dépendances du système SAP standard à vos propres dépendances définies par l'utilisateur.

Dans le Customizing, vous pouvez affecter un schéma de coûts additionnels dans un mandant à n'importe quel périmètre analytique. Cette affectation est effectuée en fonction des périodes de validité, bien que vous puissiez modifier l'affectation à tout moment.

Vous pouvez avoir un schéma de coûts additionnels pour les régularisations réelles et pour chaque version pour l'abonnement pré-budgété dans votre périmètre analytique pour n'importe quelle période requise.

Vous utilisez la méthode Théorique=Réel pour calculer les coûts analytiques dépendants et indépendantsde l'activité, mais pour lesquels la méthode des coûts additionnels ne peut pas être utilisée, car vous ne pouvez pas trouver de nature comptable pour définir les coûts additionnels de frais généraux.

Procédez comme suit : Pré-budgétez vos coûts primaires sur le centre de coûts pour la période dans laquelle vous voulez calculer l'abonnement. Le système saisit les valeurs budgétées dans les zones pour les valeurs réelles lors de l'abonnement.

Comme pour la méthode des coûts additionnels, un objet de régularisation (centre de coûts ou ordre interne) regroupe les déchargements. Dans le Customizing, vous devez définir uniquement l'objet de déchargement et la période de validité des natures comptables concernées.

Vous utilisez la catégorie de nature comptable 4 pour pré-budgéter sous une nature comptable primaire (= nature comptable analytique/théorique=réel).

En même temps, vous utilisez l'opération de régularisation dans le menu pour lancer l'abonnement (méthode des coûts additionnels et méthode théorique=réel).

Si vous avez pré-budgété des coûts analytiques dépendants de l'activité, le système inclut le taux d'activité du centre de coûts lorsque les valeurs pré-budgétées sont reprises dans les données réelles. Si, par exemple, votre taux d'activité dans les données réelles est deux fois plus élevé que prévu à l'origine, le système calcule la régularisation pour les coûts budgétés doublés dans les données réelles. Pour les coûts analytiques qui sont pré-budgétés indépendamment de l'activité, le taux d'activité du centre de coûts n'est pas inclus ou est défini à 100 %. Cela signifie que les valeurs budgétées sont transférées telles quelles aux données réelles. La régularisation des coûts primaires pré-budgétés indépendants de l'activité peut donc également être considérée comme une méthode d'abonnement pré-budget=réel.

Vous pouvez saisir des ratios statistiques comme base de référence pour les imputations par période. Les coûts du centre de coûts de rapprochement "Téléphone" peuvent être imputés à l'aide du ratio statistique "Unités téléphoniques", par exemple. Si vous saisissez "Salariés" comme ratio statistique, vous pouvez fournir un état sur les centres de coûts, au niveau des coûts HCM pour chaque salarié.

Un facteur décisif pour les ratios statistiques est la manière dont vous les créez en tant que fiches.

• Les constantes (catégorie 01) sont mises à jour à partir de la période comptable correspondante, dans toutes les périodes comptables suivantes de l'exercice comptable. Cela se produit en supposant que les constantes ne changent pas sur une période plus longue.

• Les valeurs totales (catégorie 02) sont saisies pour chaque période. Ils changent de période en période et doivent donc être saisis à nouveau dans chaque période comptable.

Vous pouvez également saisir des ratios statistiques, en particulier pour un type d'activité sur un centre de coûts (ratios statistiquesdépendants de l'activité).

L'imputation de type Répartition détaillée utilisée dans le contexte de répartition des centres de coûts a été conçue pour transférer les coûts primaires d'un centre de coûts émetteur vers des centres de coûts récepteurs ou des éléments d'OTP. Les écritures de coûts primaires (telles que les coûts d'énergie) sont regroupées sur un centre de coûts et imputées à la fin de la période au moyen d'une clé définie par l'utilisateur.

Seuls les centres de coûts peuvent être utilisés comme émetteur pour la répartition détaillée dans ce contexte de répartition.

Un récepteur de répartition détaillée dans ce contexte de répartition peut être un centre de coûts ou un élément d'OTP.

Vous pouvez annuler le cycle de répartition aussi souvent que nécessaire.

Vous pouvez définir plusieurs segments dans une imputation, si nécessaire, pour configurer les relations émetteur-récepteur.

L'utilisation de segments dans la description suivante est une fonctionnalité générale pour la répartition (répartition de type Répartition détaillée et Répartition des frais généraux).

Pour afficher les relations d'imputation entre les émetteurs et les récepteurs dans le système, vous devez saisir les données suivantes :

• À partir de quels objets les coûts sont-ils imputés ?

• À quels objets les coûts sont-ils imputés ?

• Quels coûts doivent être imputés ?

• Sur quelle base les coûts sont-ils répartis entre les récepteurs ?

Un segment contient des centres de coûts émetteurs. Les valeurs d'imputation sont déterminées sur la base de règles identiques et les combinent avec des objets récepteurs, dans lesquels les bases de référence sont déterminées sur la base de règles identiques. Le centre de calcul Téléphone, par exemple, impute les coûts téléphoniques sur la base des unités téléphoniques. Lorsque les règles d'une répartition diffèrent, un segment distinct doit être créé. Le centre de coûts Énergie, par exemple, impute les coûts d'énergie aux centres de coûts d'administration et de conseil sur la base des mètres carrés d'un bureau.

Plusieurs segments sont regroupés dans un cycle de répartition. Vous devez créer des cycles distincts pour les imputations au pré-budget et au réel.

Vous pouvez combiner les relations émetteur et récepteur à l'aide des règles précédentes.

Les valeurs émetteur peuvent être des montants comptabilisés, des montants fixes, ainsi que des taux fixes. Si vous utilisez des montants comptabilisés, vous pouvez utiliser des valeurs budgétées et réelles. Vous pouvez indiquer une part de l'émetteur en % inférieure à 100 %, ce qui se traduit par un montant résiduel correspondant restant avec le centre de coûts émetteur. Par exemple, sur le centre de coûts Cantine, cela vous permet de prendre en compte que les salariés de la cantine utilisent également les ressources dans la cafétéria.

Du côté récepteur, vous pouvez enregistrer des pourcentages fixes, des parts fixes et des parts variables en tant que règles.

Le facteur de pondération récepteur des parts variables identifie une valeur enregistrée sur le centre de coûts comme grandeur de référence. Vous indiquez également si les parts variables doivent être constituées de coûts dans différentes devises, quantités ou ratios statistiques. Vous pouvez utiliser les valeurs pré-budgétées ou réelles comme grandeur de référence.

Si vous voulez être plus économe dans le processus d'imputation, vous devez créer des cycles distincts. Si une erreur survient dans un cycle, il vous suffit de répéter ce cycle et non votre processus d'imputation total. Vous pouvez également créer un processus d'imputation modulaire, en planifiant des imputations à traiter séparément.

Un cycle dépendant utilise les résultats du cycle précédent. Vous devez exécuter les cycles dépendants dans le bon ordre pour permettre le traitement correct des valeurs. Dans l'écran d'exécution, vous pouvez saisir plusieurs cycles et l'ordre dans lequel ils doivent être traités.

Les cycles indépendants peuvent être traités en parallèle s'ils ont le même type de répartition. En outre, les cycles doivent être affectés à différents groupes d'exécution de cycles.

Vous ne pouvez pas traiter des cycles dans le même groupe d'exécution de cycles en parallèle.

La figure précédente explique comment créer un groupe de cycles de répartition. Cette opération s'effectue à l'aide de l'application Gestion des hiérarchies globales.

Vous devez sélectionner ici le type de hiérarchie Hiérarchie universelle de répartitions et faire référence au contexte de répartition Centres de coûts, ainsi que définir le type de répartition, le code réel/planifié et le ledger auxquels vous vous référez.

Par conséquent, vous avez créé le nœud supérieur de la "hiérarchie" et vous devez ajouter votre ou vos cycles de répartition à ce nœud. Enfin, vous devez activer cette hiérarchie pour pouvoir l'utiliser pour exécuter la répartition.

À l'aide de l'application Exécution de répartitions, vous pouvez exécuter le groupe de cycles en exécution réelle, test. Il est également possible d'annuler une exécution, etc. Un protocole explique les résultats de l'exécution.

Dans ce qui suit, nous allons nous concentrer sur les imputations du contexte de répartition Centre de coûts et Type de répartition Répartition des frais généraux.

Des imputations de type Répartition des frais généraux ont été créées pour transférer les coûts primaires et secondaires d'un centre de coûts émetteur vers des objets récepteurs du contrôle de gestion. Avec la répartition des frais généraux du contexte de répartition Centre de coûts, seuls les centres de coûts peuvent être utilisés comme émetteurs.

Dans ce scénario, un récepteur peut être un centre de coûts ou un élément d'OTP.

Par conséquent, contrairement à l' imputation de type Répartition détaillée, le système n'affiche pas le compte général d'origine sur les récepteurs. Par conséquent, l'imputation de type Répartition des frais généraux est utile si les détails de la nature comptable pour le récepteur ne sont pas importants, par exemple, comme dans le cas de l'imputation pour le centre de coûts "Cantine".

Vous pouvez utiliser l' imputation de type Répartition détaillée uniquement pour les comptes généraux de type Coûts primaires. Les coûts sont transférés aux récepteurs à l'aide de la nature comptable d'origine, de sorte qu'ils sont transférés vers le compte général de type coûts primaires du récepteur. Les natures comptables secondaires restent sur l'émetteur.

L' imputation de type Répartition des frais généraux impute les coûts primaires et secondaires. Les informations sur les natures comptables primaires d'origine pour l'émetteur sont perdues car les coûts sont imputés à l'aide d'un compte général de type 42 (nature comptable de répartition globale).

Ce graphique illustre deux cycles avec des relations émetteur-récepteur différentes. Il existe une relation mutuelle entre deux centres de coûts dans le cycle A ainsi qu'entre les centres de coûts du cycle A et B. Comme les centres de coûts peuvent effectuer des imputations les uns aux autres, les centres de coûts ne sont pas entièrement déchargés.

Les relations entre segments d'un cycle peuvent être définies de manière à ce que les répartitions détaillées et les imputations de centres de coûts avec différents segments aient lieu (un centre de coûts est également un récepteur de coûts). Les centres de coûts qui ont déjà été déchargés peuvent être redéchargés pendant le traitement du cycle. Pour garantir un déchargement final du centre de coûts, le système SAP traite toutes les relations émetteur et récepteur qui ont été définies dans un cycle de manière itérative. Les segments sont traités jusqu'à ce que tous les émetteurs soient déchargés en fonction de leur valeur émetteur.

Si vous désactivez le code d'itération dans l'en-tête du cycle, le système traite les segments plus rapidement que dans l'approche itérative.

Les cycles ne peuvent pas être itérés les uns avec les autres, même s'ils sont du même type de rapprochement. Par conséquent, lorsque vous créez un cycle, assurez-vous que les centres de coûts avec les mêmes relations d'imputation sont traités dans le même cycle.

Une synthèse des cycles fournit une synthèse de tous les cycles d'une catégorie, y compris tous les segments pertinents. Les cycles pour la répartition sélectionnée sont affichés dans une arborescence principale. Les segments sont affectés à un niveau inférieur de la hiérarchie dans chaque cas. Dans la barre d'onglets Critères de sélection, vous indiquez les cycles et les informations supplémentaires à afficher dans l'arborescence. Dans la barre d'onglets Informations sur le cycle, vous pouvez afficher les données d'un cycle ou d'un segment particulier. Vous obtenez ainsi des informations sur les données générales, le nombre de segments pour le cycle et la dernière exécution du cycle. Pour les segments, vous disposez d'informations sur la définition de segment et l'émetteur. Dans la barre d'onglets Traitement précédent, vous pouvez voir les cycles exécutés ou annulés et les cycles avec annulation de segment.

Pour obtenir une vue d'ensemble claire des coûts à répartir globalement, vous pouvez comprimer des comptes généraux individuels de type Coûts ou des intervalles de coûts dans différents comptes de coûts de répartition globale.

Vous décidez maintenant dans chaque segment d'affecter un seul compte de coûts de répartition globale ou un schéma d'imputation.

Dans le schéma d'imputation, vous pouvez définir quels comptes de coûts doivent être imputés sous quel compte de coûts de répartition globale. Par conséquent, vous n'avez pas besoin de créer plusieurs segments pour obtenir des informations sur l'origine des coûts à affecter.

Dans le schéma d'imputation, vous pouvez affecter des comptes de coûts individuels, des domaines de comptes de coûts ou des groupes de comptes de coûts à une nature comptable de répartition globale.

Si nécessaire, vous pouvez accéder à la gestion des schémas d'imputation à partir de la gestion des segments pour afficher, modifier ou créer un schéma d'imputation.

De nombreuses organisations doivent modifier les affectations des périodes passées. Les corrections ou les informations reçues après la clôture de période et les erreurs simples signifient que des corrections sont nécessaires même des mois après la fin des imputations. L'annulation et la réimputation de segment impliquent de reprendre des segments d'une période précédente et de comptabiliser une nouvelle imputation dans la période en cours (à l'aide des données de référence corrigées de la période précédente).

L'annulation de segment supprime les écritures d'imputation pour le segment sélectionné en recomptabilisant les résultats avec des signes +/- inversés. Les données de l'opération de clôture de période en cours ne sont pas modifiées.

L'annulation et la réaffectation de segment suppriment l'affectation mais conservent les données de composant. Si nécessaire, vous pouvez corriger les données de la période précédente pour un ou plusieurs segments particuliers. Vous pouvez modifier les ratios statistiques, permuter les signes +/-, sélectionner différents récepteurs et apporter toute autre correction nécessaire. Vous pouvez utiliser les fonctions de transfert uniquement en combinaison avec la fonction d'annulation : il n'existe pas de transaction distincte pour les transferts.

Bien que la période à annuler soit normalement clôturée, cela ne doit pas nécessairement être le cas. Cependant, les imputations appartenant à la période précédente doivent avoir utilisé le cycle et les segments, et la période en coursne doit pas être clôturée. Vous n'avez pas besoin de répéter la clôture de période pour les périodes précédentes ; le reporting reste cohérent pour toutes les périodes en question.

L'ajustement de segment est possible pour la répartition globale et détaillée.

Dans cet exemple, le centre de coûts A répartit ses coûts entre les centres de coûts B et C. Des pourcentages ont été saisis comme bases de référence.

Entre janvier et mars, le centre de coûts A répartit ses coûts de 100 EUR en parts égales aux centres de coûts B et C. En avril, cependant, un salarié voit que les grandeurs de référence étaient incorrectes. Le transfert doit être effectué avec une part de 75 % pour le centre de coûts B et de 25 % pour le centre de coûts C. Vous devez annuler la répartition détaillée pour les périodes clôturées (janvier à mars).

L'annulation de segment en avril annule les imputations qui ont eu lieu du centre de coûts A aux centres de coûts B et C en janvier, février et mars. Le centre de coûts A est chargé de 3 × 100 = 300.

Les centres de coûts B et C sont déchargés de 3 × 50 = 150. (La correction est comptabilisée en avril et non dans la période comptable d'origine.)

Le transfert de segment en avril est un transfert corrigé pour les trois périodes précédentes à l'aide de la nouvelle base de référence. Le centre de coûts A est déchargé de 300. Le centre de coûts B est chargé de (75 % de 1 000) × 300 = 225. Le centre de coûts C est chargé de (25 % de 1000) × 300 = 75.

Le transfert standard pour avril est maintenant effectué sur la base de la nouvelle base de référence.

L'imputation manuelle des coûts vous permet de transférer manuellement des comptes généraux de type coûts primaires et secondaires.

Vous pouvez éviter d'avoir à définir des options chronophages dans le Customizing en utilisant l'imputation manuelle des coûts pour les imputations simples. L'imputation manuelle des coûts vous permet également de corriger les écritures secondaires incorrectes et d'importer des données à partir de systèmes externes. Ces ajustements n'impliquent pas d'annulation, mais une nouvelle imputation.

Vous pouvez utiliser l'imputation manuelle des coûts pour toutes les catégories de nature comptable. La catégorie 43 (imputation d'activités/processus) constitue une exception et ne peut être utilisée que pour l'imputation d'activités. Les émetteurs et les récepteurs incluent les centres de coûts, les ordres internes, les éléments d'OTP, les réseaux, les activités, les ordres clients, les supports de coûts et les objets immobiliers.

Si vous effectuez une imputation par période à la suite d'une imputation manuelle, assurez-vous que tous les comptes généraux de type coûts utilisés dans l'écriture manuelle sont contenus dans le schéma d'imputation pour l'imputation automatique.

L'imputation indirecte d'activités affecte automatiquement les activités dans les données réelles. Contrairement à l'imputation directe et manuelle d'activités, vous devez définir des clés pour l'imputation par période automatique des activités réelles. De la même manière que toutes les autres méthodes d'imputation par période, l'imputation indirecte d'activités utilise des segments et des cycles pour définir les relations émetteur et récepteur. Vous définissez les méthodes de traitement par segment. Différentes méthodes de traitement peuvent se produire dans un segment donné. Les coûts sont imputés à l'aide d'un compte général de type nature comptable secondaire de catégorie 43. L'affectation des natures comptables est reprise des données de base des natures comptables pour le pré-budget centre de coûts/type d'activité et peut être modifiée.

Les centres de coûts fonctionnent comme émetteurs dans l'imputation indirecte d'activités. Les récepteurs d'une imputation indirecte d'activités peuvent être des centres de coûts, des éléments d'OTP, des ordres internes, des supports de coûts ou des processus de gestion.

Selon la catégorie de type d'activité, vous pouvez utiliser l'une des deux méthodes d'imputation suivantes :

• Lorsque vous pouvez déterminer l'activité totale pour l'émetteur, utilisez l'imputation indirecte d'activités pour répartir les quantités d'activité comptabilisées de l'émetteur vers le récepteur en fonction de clés spécifiques.

• Pour les activités qui doivent être pré-budgétées sur un objet émetteur, utilisez la catégorie de type d'activité trois (saisie manuelle, imputation indirecte). Le segment correspondant doit utiliser la règle émetteur"Quantités enregistrées". Toutes les règles récepteur sont valides ici, à l'exception "des quantités fixes".

Pour les types d'activité dont les quantités d'activité réelles ne peuvent pas être calculées ou peuvent uniquement être calculées de manière chronophage, le système S/4HANA détermine les activités à l'aide des méthodes suivantes :

• La quantité d'activité émetteur est dérivée des bases de référence récepteur (avec un facteur global ou pondéré défini par émetteur).

• L'activité émettrice est dérivée des entrées correspondantes dans la définition de segment (en tant que quantité fixe émetteur ou récepteur).

Cette deuxième forme d'imputation indirecte d'activités utilise la catégorie de type d'activité 2 (saisie indirecte, imputation indirecte). Le segment correspondant doit utiliser la règle émetteur "Quantité calculée inversement " avec une règle récepteur ou les règles émetteur et récepteur identiques "Quantités fixes". Si vous utilisez des règles émetteur pour "calculer inversement la quantité", les facteurs de pondération spécifiques à l'émetteur mentionnés précédemment sont calculés à l'aide de la fonction des valeurs émetteur (valeur par défaut = 1).

Lors de l'exécution du cycle, le système calcule d'abord les grandeurs de référence des récepteurs pour déterminer comment les activités de l'émetteur doivent être réparties. La somme des bases de référence multipliée par les "valeurs émetteur" correspond à l'activité totale de l'émetteur. Cette quantité est ensuite déchargée sur l'émetteur et chargée aux récepteurs en conséquence.

Utilisez le blocage de période pour bloquer les opérations de gestion pré-budgétées et réelles pour une combinaison de périmètre analytique, d'exercice comptable et de version.

Vous pouvez sélectionnerdes opérations de gestion individuelles pour le blocage dans une liste de toutes les opérations de gestion réelles et pré-budgétées.

Il est également possible de bloquer des transactions commerciales individuelles pour toutes les périodes de l'exercice comptable ou toutes les transactions commerciales pour des périodes individuelles.

• La régularisation répartit les charges irrégulières sur les périodes à l'aide de méthodes telles que le pourcentage et le réel=théorique pour la stabilité des coûts.
• Les ratios statistiques servent de bases de référence pour les imputations périodiques, influençant la répartition des coûts en fonction de critères prédéfinis.
• L'imputation de type Répartition détaillée transfère les coûts primaires des centres de coûts émetteurs vers les centres de coûts récepteurs, en gérant les natures comptables d'origine.
• La répartition des frais généraux consolide les coûts primaires et secondaires à l'aide de natures comptables secondaires pour une gestion efficace des données.
• Le blocage de période empêche d'autres écritures après la clôture de période, garantissant ainsi l'intégrité des transactions pour les périodes comptables indiquées.