Objective
A requisição de compra é a primeira etapa do processo de compras de uma empresa, e a primeira etapa do processo de suprimento. Uma requisição de compra é uma solicitação criada para indicar a necessidade de adquirir mercadorias ou serviços para a empresa.
Este documento, conhecido como requisição de compra (PR), é criado ao solicitar mercadorias ou serviços. Ele pode incluir itens de catálogo de um fornecedor, bem como itens não catalogados.
No atual ambiente empresarial acelerado, o gerenciamento eficiente do processo de suprimento é crucial para manter a eficiência operacional, reduzir custos e garantir a conformidade. O ciclo Procure-to-Pay abrange todo o processo, desde a identificação de mercadorias ou serviços necessários até o pagamento final, incluindo requisições, pedidos de compra, recebimento de mercadorias, processamento de faturas e pagamento.
As requisições de compra representam uma solicitação de mercadorias ou serviços. Os usuários adicionam itens ao carrinho a partir de um catálogo, catálogo do Spot Buy, catálogo PunchOut ou como itens não catalogados. Depois de todos os detalhes da requisição de compra terem sido inseridos, o usuário envia a requisição de compra.
As aprovações no SAP Ariba são altamente personalizáveis. Embora não seja necessário, a maioria das organizações habilita processos de aprovação em requisições de compra, garantindo que todas as solicitações são encaminhadas para usuários ou grupos específicos que aprovam ou recusam compras.
Uma vez aprovada, uma requisição de compra gera um ou mais pedidos de compra. Os pedidos de compra são enviados aos fornecedores pelo SAP Business Network para simplificar o processo de processamento de pedidos. Os pedidos para fornecedores que não estão no SAP Business Network podem ser processados manualmente.
Durante o processo do pedido de compra, os fornecedores no SAP Business Network podem enviar confirmações do pedido (OC) ou avisos antecipados de entrega (ASN) para fornecer mais informações sobre os itens pedidos que foram aprovados ou rejeitados e para compartilhar detalhes da entrega.
As entradas são utilizadas para rastrear o recebimento de materiais tangíveis ou mercadorias físicas. Assim que um pedido chega ao local de entrega, os usuários finais enviam recibos de mercadorias para confirmar os montantes ou quantidades exatos dos itens recebidos.
Folha de registro de serviços (SES)As folhas de registro de serviços são utilizadas para rastrear serviços intangíveis e atuam como um registro de verificação de que os serviços foram executados. As folhas de registro de serviços são normalmente criadas por um fornecedor no SAP Business Network e incluem uma data inicial e final do serviço e todos os detalhes dos serviços que foram prestados. Depois de enviadas pelos fornecedores, as folhas de registro de serviços são enviadas aos compradores e podem ser efetuadas para passar por um processo de aprovação no SAP Ariba Procurement.
Os fornecedores no SAP Business Network enviam faturas eletronicamente para a SAP Ariba para solicitar o pagamento dos compradores.
Todas as faturas geram um documento de reconciliação de fatura, que é usado para tratar e tomar decisões sobre como liquidar quaisquer discrepâncias ou diferenças entre os dados do pedido de compra, do recibo e da fatura.
Depois que uma IR é reconciliada e aprovada, ela gera uma solicitação de pagamento, que é enviada ao sistema de planejamento de recursos empresariais, também conhecido como ERP, por meio do arquivo OK2PAY. Em seguida, o ERP usa esses dados para gerar e enviar pagamentos a um fornecedor para os valores e quantidades reconciliados.
Depois de um pagamento ter sido emitido do ERP, as informações de pagamento, conhecidas como Remessa, podem ser carregadas para a SAP Ariba para atualizar documentos e status e para manter dados para relatórios.
O vídeo abaixo abrange os principais componentes do fluxo de trabalho do processo de suprimento.
Requisições de compra são as etapas iniciais do suprimento. As RCs passam por vários status durante o processo, que são descritos abaixo, com cada status indicando a condição atual das RCs.
Em composição: Nesta fase, o autor cria a requisição, e permanece privada para o usuário que a esboçou até que seja submetida..
Enviado: uma vez enviada, a requisição entra no processo de aprovação. Neste ponto, pelo menos uma pessoa ainda precisa aprová-la. A requisição está em trânsito entre o envio e uma decisão final.
Recusado: se alguém na cadeia de aprovação rejeitar a solicitação, a requisição entra no estado Recusado. Aqui, aguarda reapresentação pelo preparador ou aprovação da parte negadora.
Editando: para modificar uma requisição no status Em composição ou Enviado, clique no botão Editar. Esta ação retira a solicitação do processo de aprovação, retornando a mesma para o estado Em composição. A partir daí, o usuário pode alterar detalhes do item, excluir itens existentes ou ajustar campos de requisição.
Retirando: uma requisição no status Enviado ou Aprovado pode ser retirada clicando no botão designado. No entanto, as requisições totalmente aprovadas só podem ser retiradas se sua data de retenção ainda não tiver sido atingida. Após a retirada, a solicitação é removida do processo de aprovação, reverte para o estado Em composição e permite mais modificações.
Processamento de pedidos: depois de receber a aprovação total, a requisição passa para a fase Processamento de pedidos. Aqui, ela é processada para conversão em pedidos de compra, especialmente ao usar o SAP Business Network for Procurement. Esta fase pode ser breve.
Pedido: assim que os pedidos de compra forem enviados com êxito aos fornecedores designados, a requisição permanecerá no estado Pedido até que o solicitante receba os itens ou decida cancelar o pedido. Isso marca a finalização do processo de compras para essa requisição específica.
Recebendo: assim que a quantidade recebida de qualquer item for registrada, o status da requisição é alterado para Recebendo. Ele permanece neste estado até que recibos adicionais sejam enviados para preencher toda a quantidade encomendada.
Recebido: após a conclusão, a requisição avança para o estado Recebido.
