Criando uma requisição

Existem duas formas de iniciar uma requisição de compra no SAP Ariba Buying and Invoicing:

1. Criar → Requisição no menu Ações comuns.
   • No painel de instrumentos, selecione Criar → Requisição para iniciar uma nova requisição.
   • Um ID de requisição de compra é reservado e pode ser visualizado selecionando o ícone do carrinho de compras.
   • Depois de uma requisição de compra ter sido aberta, os usuários podem começar a adicionar itens ao seu carrinho.
   
2. Compras em catálogo
   • Procure o catálogo e adicione itens ao seu carrinho de compras.
     • Acesse o catálogo usando a barra de pesquisa no painel de instrumentos ou selecionando a guia Catálogo.
   • Um ID de RC é imediatamente atribuído assim que você adicionar pelo menos um item e pode ser encontrado acessando o ícone do carrinho de compras.
   • Itens adicionais podem ser adicionados ao carrinho.
   

Assista ao vídeo abaixo para revisar como iniciar a criação de uma PR.

No SAP Ariba Procurement, a guia Catálogo fornece um local centralizado para os usuários pesquisarem, navegarem e selecionarem mercadorias e serviços pré-aprovados de catálogos ou catálogos PunchOut. Ele garante a conformidade, oferecendo preços negociados e acordos de fornecedor preferencial e, ao mesmo tempo, simplificando o processo de compras. Os itens podem ser adicionados ao carrinho, onde os usuários podem revisar e modificar detalhes, como quantidade, local de entrega e informações contábeis. O carrinho de compras serve como a área de preparação da requisição de compra (RC) para todos os itens antes de finalizar uma requisição de compra para envio.

• Acessar o catálogo

  • Navegue para a guia Catálogo.
  • Use a Barra de pesquisa para localizar itens específicos por nome, palavra-chave, número de peça ou fornecedor.
  • Aplique Filtros, se necessário (por exemplo, categoria, preço, fornecedor) para refinar os resultados da pesquisa.

• Selecionar itens

  • Procure os resultados da pesquisa e selecione o item desejado.
  • Revise os detalhes do item, como descrição, preço e disponibilidade.

• Adicionar ao carrinho

  • Insira a quantidade necessária para o item selecionado.
  • Selecione Adicionar ao carrinho para incluir o item na requisição.

• Repetir conforme necessário

  • Continue pesquisando e adicionando itens até que a requisição inclua todas as mercadorias ou serviços necessários.

Assista ao vídeo para saber como adicionar itens de catálogo a um carrinho.

Um catálogo PunchOut é um catálogo remoto hospedado por fornecedores. O sistema exibe esses itens como links para o site PunchOut do fornecedor, onde o conteúdo do catálogo está localizado. Os usuários podem acessar o site do fornecedor clicando no botão Comprar do fornecedor. Os usuários finais podem reconhecer itens do catálogo PunchOut pelo ícone PunchOut junto ao nome do campo do item, código de mercadoria ou descrição do fornecedor.

A seguir, você pode ver um exemplo de um item de um catálogo PunchOut. Você pode reconhecê-lo pelo ícone e pelo botão Comprar do fornecedor.

Um fornecedor pode ter um ou vários links para o catálogo PunchOut:

Os fornecedores PunchOut de nível 1 têm um link PunchOut que exibe uma visualização no nível da loja do catálogo.

Os fornecedores PunchOut de nível 2 têm vários links PunchOut que exibem visualizações no nível do corredor (código de mercadoria), no nível da prateleira ou no nível do item do catálogo.

A captura de tela a seguir mostra a diferença entre os itens PunchOut de nível 1 e 2 exibidos no SAP Ariba Catalog.

O processo PunchOut envolve três partes: o comprador, o fornecedor e o SAP Business Network for Procurement. O SAP Business Network for Procurement valida e autentica as mensagens PunchOut encaminhadas por meio dele.

Veja como o processo funciona:

1. Selecione um item PunchOut no catálogo SAP Ariba. Esta ação envia uma solicitação para o SAP Business Network for Procurement para se conectar ao catálogo remoto.
2. O SAP Business Network for Procurement autentica a organização de compra e encaminha a solicitação para o site PunchOut do fornecedor.
3. O fornecedor responde com um URL de uma página da Web no respectivo site PunchOut, criado especificamente para o comprador. A SAP Ariba redireciona para este URL, onde o site de compras remoto é exibido, e os usuários podem começar a comprar.
4. Após comprar, selecione o botão Efetuar check out do site. Esta ação transfere o conteúdo do carrinho de compras do site do fornecedor de volta para a SAP Ariba.

Se você não conseguir localizar o que precisa no catálogo, pode adicionar um item não catalogado, também chamado de item não catalogado, à sua solicitação de compra usando o botão Adicionar item não catalogado no painel de instrumentos do catálogo.

Você insere manualmente texto para descrever esses itens, o que normalmente inclui o preço, o código da mercadoria e a descrição do item. Outros campos podem ser opcionais.

Para adicionar um item não catalogado:

1. Insira uma descrição para o item.
2. Selecione um código de mercadoria para o item na lista.
3. Forneça a quantidade do item e a unidade de medida.
4. Insira um preço para o item.
5. Selecione um fornecedor na lista.

   Em alguns realms, o campo Fornecedor é opcional. Em caso afirmativo, a requisição de compra é encaminhada para agentes de compras ou outros grupos de compradores para aprovação. O grupo de compradores deve preencher qualquer informação em falta, como Fornecedor, antes de aprovar a RC.

6. Selecione Adicionar ao carrinho para adicionar o item à sua requisição.

As requisições que contêm itens não catalogados são normalmente encaminhadas para grupos de compradores que verificarão as entradas e preencherão quaisquer informações ausentes depois de comunicarem com o fornecedor.

Os administradores podem controlar quais usuários têm permissão para criar itens não catalogados.

É uma prática recomendada minimizar o uso de itens não catalogados pelos seguintes motivos:

• Eles precisam de revisão e aprovação pelo departamento de compras, o que pode levar a tempos de aprovação mais longos e custos de processamento mais altos.
• Os fornecedores têm frequentemente prazos de entrega mais longos para itens não catalogados.

Itens parciais são itens de catálogo regulares que requerem entrada adicional dos usuários antes de serem adicionados a um carrinho. O botão Adicionar ao carrinho para itens parciais inclui uma caixa suspensa, permitindo que os usuários escolham valores para os vários campos de dados paramétricos do item (veja a figura a seguir).

Esses campos de dados paramétricos também podem ser usados como filtros de pesquisa. Quando uma pesquisa de catálogo retorna resultados que incluem itens parciais, os campos de dados paramétricos podem estar disponíveis como filtros de pesquisa. Por exemplo, ao procurar camisas, você pode filtrar por tipo de coleira, cor e tamanho.

Assista ao vídeo para ver como adicionar itens parciais a um carrinho.

Depois de procurar por um item no catálogo e adicioná-lo ao carrinho, é exibida uma caixa de informações da requisição de compra. Esta caixa exibe o número de compra e os detalhes do item selecionado. Neste ponto, o usuário final pode:

• Continue comprando clicando no X ou em qualquer lugar fora da caixa.
• Conclua a compra clicando em Continuar para check-out, que finaliza a criação da requisição de compra, e redireciona para a requisição de compra, onde detalhes adicionais podem ser preenchidos antes de enviar a requisição de compra.

Uma requisição de compra tem duas partes: campos no nível do cabeçalho e campos no nível do item. No nível do cabeçalho, o usuário final fornece as seguintes informações:

• Título: (Obrigatório) Um título para a requisição.
• Em nome de: isso indica o preparador da requisição. Por padrão, o solicitante é adicionado como preparador. No entanto, outro usuário pode ser selecionado como preparador. As aprovações para a PR são baseadas no solicitante, não no preparador.
• Requisição da equipe: uma caixa de seleção que, quando selecionada, permite que os membros da equipe gerenciem suas requisições. Este é um recurso opcional que deve ser habilitado por parâmetros e configurado antes do uso.
• Recebimento em equipe: uma caixa de seleção que, quando selecionada, permite que os membros da equipe gerenciem os recibos associados às suas requisições. Este é um recurso opcional que deve ser habilitado por parâmetros e configurado antes do uso.
• Atrasar compra até: um campo para especificar a data em que os pedidos associados a esta requisição são enviados ao fornecedor ou a um sistema ERP externo. Se uma data futura for selecionada, assim que a requisição de compra for aprovada, o pedido de compra não será enviado aos fornecedores até essa data.
• Agente de processamento: este campo só é visível se o recurso Mesa de operações de compras (POD) estiver habilitado e configurado. Se ativado, um agente de processamento do POD é atribuído automaticamente à requisição.
• Destinatário (obrigatório): preenchido automaticamente a partir do registro mestre de dados do usuário, representando o endereço de remessa.
• Destinatário (obrigatório): preenchido automaticamente a partir do registro mestre de dados do usuário, representando a pessoa a quem o item será entregue.
• Data esperada de entrega: informa o fornecedor do prazo para entrega das mercadorias ou serviços solicitados.
• Comentários e anexos: permite que o solicitante forneça informações adicionais para ajudar os aprovadores a avaliar a solicitação. Os solicitantes podem anexar arquivos de qualquer tipo. Para tornar os comentários e os anexos visíveis para os fornecedores nos pedidos de compra resultantes, marque a caixa de seleção Visível para os fornecedores. Em seguida, os fornecedores podem exibir esses comentários e anexos nos pedidos de compra no SAP Business Network for Procurement. Comentários e anexos podem ser adicionados no nível do cabeçalho ou no nível do item.
• Campos personalizados: os campos personalizados podem ser solicitados mediante o suporte SAP Ariba. Esses campos personalizados podem ser exibidos e usados em várias áreas da SAP Ariba, mas devem ser solicitados e implementados mediante o suporte SAP Ariba.

Na parte inferior de uma requisição de compra, as partidas individuais são exibidas em uma tabela. A tabela exibe as informações básicas de cada item de linha, incluindo o número da peça, o fornecedor, o código da mercadoria e outros campos. Aqui, a quantidade do item pode ser atualizada conforme necessário. Depois que um item de linha é selecionado, as opções do menu Ações permitem que os usuários copiem, excluam ou editem cada item de linha.

Para editar detalhes do item de linha em uma requisição, selecione um item da lista de itens de linha e, em seguida, selecione Ações > Editar.

Assista ao vídeo para revisar como editar detalhes do item da requisição de compra.

A contabilidade no SAP Ariba Procurement é mantida no nível do item de linha. Ao editar detalhes do item de linha de uma requisição de compra, os usuários podem ajustar a contabilidade de itens de linha usando valores de dados mestre pré-preenchidos em cada menu suspenso do campo contábil.

1. Abra uma RC.
2. Selecione um item de linha.
3. Abra o menu Ações e selecione Editar.
4. Role para baixo até Contabilidade - por item de linha.
5. Escolha valores nas listas suspensas para cada campo.
6. Selecione OK para aplicar as modificações e retornar à requisição de compra.

O solicitante pode ratear a contabilidade para um item de linha. Essa contabilidade pode ser dividida entre vários departamentos ou várias contas do Razão.

Por exemplo, se os itens comprados forem usados por vários departamentos, como Marketing, Recursos humanos e Finanças, a contabilidade pode ser dividida em três partes, especificando os centros de custo para cada um desses departamentos.

Os usuários não precisam preencher todos os campos contábeis. Alguns ou todos os valores de campo podem ser preenchidos previamente com base em:

• Código de mercadoria
  • Exemplo: os materiais de escritório são sempre cobrados na conta 101325.
• Contabilidade padrão do usuário
  • Exemplo: Agata pertence ao centro de custo 16004.

Os valores de dados para campos contábeis são provenientes do ERP, que serve como fonte da verdade para garantir a validade. Os usuários selecionam a partir de listas pré-carregadas para preencher esses campos.

A contabilidade pode:

• Determinar workflows de aprovação.
• Definir orçamentos.
• Os orçamentos podem ser definidos por códigos de projeto e contas, semelhante aos lançamentos contábeis manuais/contábeis no ERP.

Assim que as transações forem aprovadas para pagamento, as informações contábeis são transferidas para o ERP.

A contabilidade de itens de linha pode ser rateada por várias entidades contábeis para compartilhar efetivamente o custo de um item.

Como ratear a contabilidade para um item de linha

1. Abrir uma RC
2. Role para baixo até os itens de linha
3. Selecionar uma partida individual
4. Abra o menu Ações e escolha Editar
5. Role para baixo até Contabilidade - por item de linha
6. Selecione o botão Ratear contabilidade
7. Indicar se a cobrança deve ser dividida por valor, quantidade ou porcentagem
8. Especifique o centro de custo e uma porcentagem do valor do item de linha para cada campo contábil. Por exemplo: 50% Compras e 50% Marketing.O total deve ser sempre 100% do montante, quantidade ou porcentagem do item ou o sistema exibirá um erro e impedirá modificações.​

Seguindo essas etapas, você pode dividir os custos de um item de linha em diferentes entidades contábeis.

Assista ao vídeo para saber como adicionar contabilidade rateada a itens de linha.