Creación de una solicitud de compra

Existen dos formas de iniciar una solicitud de pedido en SAP Ariba Buying and Invoicing:

1. Crear → Solicitud desde el menú Acciones comunes.
   • Desde el panel de instrucciones, seleccione Crear → Solicitud de compra para iniciar una nueva solicitud de compra.
   • Un ID de solicitud de pedido está reservado y se puede ver seleccionando el icono del carrito.
   • Una vez que se abre una solicitud de compra, los usuarios pueden empezar a agregar artículos al carrito.
   
2. Compra por catálogo
   • Navegue por el catálogo y, a continuación, agregue artículos al carrito de la compra.
     • Acceda al catálogo mediante la barra de búsqueda del panel de instrucciones o seleccionando la pestaña Catálogo.
   • Un ID de solicitud de pedido se asigna inmediatamente una vez que añade al menos un artículo y se puede encontrar accediendo al icono del carrito.
   • Se pueden agregar artículos adicionales al carrito.
   

Vea el siguiente vídeo para revisar cómo iniciar la creación de una solicitud de pedido.

En SAP Ariba Procurement, la pestaña Catálogo proporciona una ubicación centralizada para que los usuarios busquen, naveguen y seleccionen bienes y servicios aprobados previamente de catálogos o catálogos de PunchOut. Garantiza el cumplimiento al ofrecer precios negociados y acuerdos de proveedor preferido al tiempo que optimiza el proceso de compra. Los artículos se pueden agregar al carrito, donde los usuarios pueden revisar y modificar detalles como la cantidad, la ubicación de entrega y la información de contabilidad. El carrito sirve como área de staging de la solicitud de pedido (PR) para todas las posiciones antes de finalizar una PR para el envío.

• Acceder al catálogo

  • Vaya a la pestaña Catálogo.
  • Utilice la barra de búsqueda para buscar artículos específicos por nombre, palabra clave, número de pieza o proveedor.
  • Aplique filtros si es necesario (por ejemplo, categoría, precio, proveedor) para refinar los resultados de la búsqueda.

• Seleccionar posiciones

  • Navegue por los resultados de búsqueda y seleccione el artículo deseado.
  • Revise los detalles del artículo, como la descripción, el precio y la disponibilidad.

• Añadir al carrito

  • Introduzca la cantidad necesaria para el artículo seleccionado.
  • Seleccione Agregar al carrito para incluir el artículo en la solicitud de compra.

• Repetir según sea necesario

  • Continúe buscando y agregando artículos hasta que la solicitud de compra incluya todos los bienes o servicios necesarios.

Reproduzca el vídeo para aprender a agregar artículos de catálogo a un carrito.

Un catálogo PunchOut es un catálogo remoto alojado por proveedores. El sistema muestra estos artículos como enlaces al sitio web de PunchOut del proveedor, donde se encuentra el contenido del catálogo. Los usuarios pueden acceder al sitio del proveedor haciendo clic en el botón Comprar al proveedor. Los usuarios finales pueden reconocer los artículos de catálogo de PunchOut por el icono de PunchOut junto al nombre de campo del artículo, el código de mercancía o la descripción del proveedor.

A continuación, puede ver un ejemplo de un artículo de un catálogo de PunchOut. Puede reconocerlo con el icono y el botón Comprar al proveedor.

Un proveedor puede tener uno o varios enlaces al catálogo de PunchOut:

Los proveedores de PunchOut de nivel 1 tienen un enlace de PunchOut que muestra una vista a nivel de tienda del catálogo.

Los proveedores de PunchOut de nivel 2 tienen varios enlaces de PunchOut que muestran vistas a nivel de pasillo (código de mercancía), nivel de estantería o nivel de artículo del catálogo.

La siguiente captura de pantalla muestra la diferencia entre los artículos de PunchOut de nivel 1 y 2 que se muestran en SAP Ariba Catalog.

El proceso de PunchOut implica tres partes: el comprador, el proveedor y SAP Business Network for Procurement. SAP Business Network for Procurement valida y autentica los mensajes de PunchOut enrutados a través de ella.

Así es como funciona el proceso:

1. Seleccione un artículo de PunchOut en el catálogo de SAP Ariba. Esta acción envía una solicitud a SAP Business Network for Procurement para conectarse con el catálogo remoto.
2. SAP Business Network for Procurement autentica la organización compradora y reenvía la solicitud al sitio de PunchOut del proveedor.
3. El proveedor responde con una URL de una página web en su sitio de PunchOut, diseñada específicamente para el comprador. SAP Ariba redirige a esta URL, donde aparece el sitio de compras remoto y los usuarios pueden empezar a comprar.
4. Después de comprar, seleccione el botón Check Out del sitio. Esta acción transfiere el contenido del carrito de la compra del sitio del proveedor de vuelta a SAP Ariba.

Si no encuentra lo que necesita en el catálogo, puede agregar un artículo por encargo, también llamado artículo por encargo, a su solicitud de compra utilizando el botón Agregar artículo por encargo en el panel de instrucciones del catálogo.

Introduzca manualmente texto para describir estos artículos, que normalmente incluye el precio, el código de mercancía y la descripción del artículo. Otros campos pueden ser opcionales.

Para agregar un artículo por encargo:

1. Introduzca una descripción para el artículo.
2. Seleccione un código de mercancía para el artículo de la lista.
3. Indique la cantidad del artículo y la unidad de medida.
4. Introduzca un precio para el artículo.
5. Seleccione un proveedor de la lista.

   En algunos territorios, el campo Proveedor es opcional. Si es así, la solicitud de pedido se envía a los agentes de compras u otros grupos de compras para su aprobación. El grupo de compras debería rellenar cualquier información que falte, como el proveedor, antes de aprobar la solicitud de pedido.

6. Seleccione Agregar al carrito para agregar el artículo a su solicitud de compra.

Las solicitudes de compra que contienen artículos por encargo normalmente se enrutan a grupos de compras que verificarán las entradas y rellenarán la información que falte después de comunicarse con el proveedor.

Los administradores pueden controlar qué usuarios pueden crear artículos por encargo.

Se recomienda minimizar el uso de artículos por encargo por los siguientes motivos:

• Necesitan revisión y aprobación por parte del departamento de compras, lo que puede llevar a tiempos de aprobación más largos y costos de procesamiento más altos.
• Los proveedores a menudo tienen plazos de entrega más largos para los artículos por encargo.

Los artículos parciales son artículos de catálogo normales que requieren una entrada adicional de los usuarios antes de agregarse al carrito. El botón Agregar al carrito para artículos parciales incluye un cuadro desplegable que permite a los usuarios elegir valores para los diversos campos de datos paramétricos del artículo (consulte la figura siguiente).

Estos campos de datos paramétricos también se pueden utilizar como filtros de búsqueda. Cuando una búsqueda de Catálogo devuelve resultados que incluyen artículos parciales, los campos de datos paramétricos pueden estar disponibles como filtros de búsqueda. Por ejemplo, al navegar por camisas, puede filtrar por tipo de collar, color y tamaño.

Reproduzca el video para revisar cómo agregar artículos parciales a un carrito.

Después de buscar un artículo en el catálogo y agregarlo al carrito de la compra, aparece un cuadro de información de solicitud de compra. Esta casilla muestra el número de compra y los detalles del artículo seleccionado. En este punto, el usuario final puede:

• Continúe comprando haciendo clic en la X o en cualquier lugar fuera de la caja.
• Finalice la compra haciendo clic en Proceder para confirmar la compra, que finaliza la creación de la solicitud de compra, y se redirige a la solicitud de compra, donde se pueden completar detalles adicionales antes de enviar la solicitud de compra.

Una solicitud de pedido tiene dos partes: los campos a nivel de cabecera y los campos a nivel de posición. En el nivel de cabecera, el usuario final proporciona la siguiente información:

• Título: (Obligatorio) Un título para la solicitud de compra.
• En representación de: indica el preparador de la solicitud de compra. De forma predeterminada, el solicitante se agrega como preparador. Sin embargo, se puede seleccionar otro usuario como preparador. Las aprobaciones de la solicitud de compra se basan en el solicitante, no en el preparador.
• Solicitud de compra de equipo: una casilla de verificación que, cuando está seleccionada, permite a los miembros del equipo gestionar sus solicitudes de compra. Esta es una función opcional que debe activarse mediante parámetros y configurarse antes de su uso.
• Recepción de equipo: una casilla de verificación que, cuando está seleccionada, permite a los miembros del equipo gestionar recibos asociados con sus solicitudes de compra. Esta es una función opcional que debe activarse mediante parámetros y configurarse antes de su uso.
• Retrasar compra hasta: Un campo para especificar la fecha en la que los pedidos asociados con esta solicitud de compra se envían al proveedor o a un sistema ERP externo. Si se selecciona una fecha futura, una vez aprobada la solicitud de pedido, el pedido de compra no se enviará a los proveedores hasta esta fecha.
• Agente de procesamiento: este campo solo es visible si la función Escritorio de operaciones de compra (POD) está activada y configurada. Si está activado, un agente de procesamiento del POD se asigna automáticamente a la solicitud de compra.
• Expedir a (obligatorio): se rellena automáticamente a partir del registro maestro de datos del usuario, que representa la dirección de entrega.
• Entregar a (obligatorio): rellenado automáticamente a partir del registro maestro de datos del usuario, que representa la persona a la que se entregará el artículo.
• Fecha para la que se requiere: informa al proveedor de la fecha límite para la entrega de los bienes o servicios solicitados.
• Comentarios y adjuntos: permite al solicitante proporcionar información adicional para ayudar a los aprobadores a evaluar la solicitud. Los solicitantes pueden adjuntar archivos de cualquier tipo. Para que los comentarios y los adjuntos sean visibles para los proveedores en los pedidos de compra resultantes, marque la casilla de selección Visible para los proveedores. A continuación, los proveedores pueden ver estos comentarios y adjuntos en los pedidos de compra dentro de SAP Business Network for Procurement. Los comentarios y los adjuntos se pueden agregar a nivel de cabecera o a nivel de artículo.
• Campos personalizados: los campos personalizados se pueden solicitar a través del servicio de asistencia de SAP Ariba. Estos campos personalizados se pueden visualizar y utilizar en varias áreas de SAP Ariba, pero deben solicitarse e implementarse a través del servicio de asistencia de SAP Ariba.

Hacia la parte inferior de una solicitud de pedido, los artículos en línea se visualizan en una tabla. La tabla muestra la información básica de cada artículo en línea, incluido el número de pieza, el proveedor, el código de mercancía y otros campos. Aquí la cantidad de partidas individuales se puede actualizar según sea necesario. Una vez seleccionado un artículo en línea, las opciones del menú Acciones permiten a los usuarios copiar, eliminar o editar cada artículo en línea.

Para editar los detalles del artículo en línea en una solicitud de compra, seleccione un artículo de la lista de artículos en línea y, a continuación, Acciones > Editar.

Reproduzca el video para revisar cómo editar los detalles del artículo en línea de la solicitud de compra.

La contabilidad en SAP Ariba Procurement se actualiza a nivel de artículo en línea. Al editar los detalles de artículo en línea de una solicitud de pedido, los usuarios pueden ajustar la contabilidad de artículos en línea utilizando valores de datos maestros rellenados previamente en el menú desplegable de cada campo de contabilidad.

1. Abra una solicitud de pedido.
2. Seleccione una partida individual.
3. Abra el menú Acciones y seleccione Editar.
4. Desplácese hacia abajo hasta Contabilidad - por Artículo en línea.
5. Seleccione valores de las listas desplegables para cada campo.
6. Seleccione OK para aplicar las modificaciones y volver a la solicitud de pedido.

El solicitante puede dividir la contabilidad para un artículo en línea. Esta contabilidad se puede dividir entre varios departamentos o varias cuentas de mayor.

Por ejemplo, si varios departamentos usarán los artículos comprados, como Marketing, Recursos Humanos y Finanzas, la contabilidad se puede dividir en tres partes, especificando los centros de coste para cada uno de esos departamentos.

Los usuarios no tienen que rellenar todos los campos de contabilidad. Algunos o todos los valores de campo se pueden rellenar previamente en función de:

• Código de mercancía
  • Ejemplo: los suministros de oficina siempre se cargan a la cuenta 101325.
• Contabilidad predeterminada del usuario
  • Ejemplo: Agata pertenece al centro de coste 16004.

Los valores de datos para los campos de contabilidad se obtienen de ERP, que sirve como fuente de verdad para garantizar la validez. Los usuarios seleccionan de listas precargadas para rellenar estos campos.

La contabilidad puede:

• Determinar flujos de trabajo de aprobación.
• Definir presupuestos.
• Los presupuestos se pueden definir por códigos de proyecto y cuentas, de forma similar a las entradas de diario/libro mayor en el ERP.

Una vez aprobadas las transacciones para el pago, la información de contabilidad se pasa al ERP.

La contabilidad de artículos en línea se puede dividir en varias entidades de contabilidad para compartir de forma efectiva el coste de un artículo.

Cómo dividir la contabilidad para un artículo en línea

1. Abrir una solicitud de pedido
2. Desplácese hacia abajo hasta las partidas individuales
3. Seleccione una partida individual
4. Abra el menú Acciones y seleccione Editar
5. Desplácese hacia abajo hasta Contabilidad - por artículo en línea
6. Seleccione el botón Contabilidad dividida
7. Indicar si se debe dividir el cargo por importe, cantidad o porcentaje
8. Especifique el centro de coste y un porcentaje del importe del artículo en línea para cada campo de contabilidad. Por ejemplo: 50% Compras y 50% Marketing.El total debe ser siempre el 100% del importe, la cantidad o el porcentaje de la posición o el sistema mostrará un error y evitará cualquier modificación.​

Siguiendo estos pasos, puede dividir el coste de un artículo en línea en diferentes entidades de contabilidad.

Reproduzca el video para aprender a agregar contabilidad dividida a artículos en línea.