Objective
Una solicitud de pedido es el primer paso en el proceso de compra de una empresa , y el primer paso del flujo de proceso Procure to Pay. Una solicitud de pedido es una solicitud creada para indicar la necesidad de adquirir bienes o servicios para el negocio.
Este documento, conocido como solicitud de pedido (PR), se crea al solicitar bienes o servicios. Puede incluir artículos de catálogo de un proveedor, así como artículos por encargo.
En el entorno empresarial actual en constante evolución, la gestión eficiente del proceso de aprovisionamiento es crucial para mantener la eficiencia operativa, reducir los costes y garantizar el cumplimiento. El ciclo Procure-to-Pay abarca todo el proceso, desde la identificación de los bienes o servicios necesarios hasta el pago final, incluidas las solicitudes, los pedidos de compra, la recepción de bienes, el procesamiento de facturas y el pago.
Las solicitudes de pedido representan una solicitud de mercancías o servicios. Los usuarios agregan artículos al carrito desde un catálogo, un catálogo de Spot Buy, un catálogo de PunchOut o como artículos por encargo. Una vez introducidos todos los detalles de la solicitud de pedido, el usuario envía la solicitud de pedido.
Las aprobaciones en SAP Ariba son altamente personalizables. Si bien no es necesario, la mayoría de las organizaciones activan los procesos de aprobación en las solicitudes de compra, lo que garantiza que todas las solicitudes se enruten a usuarios o grupos específicos que aprueben o denieguen compras.
Una vez aprobada, una solicitud de pedido genera uno o más pedidos de compra. Los pedidos de compra se envían a los proveedores a través de SAP Business Network para optimizar el proceso de pedido. Los pedidos para proveedores que no están en SAP Business Network se pueden procesar manualmente.
Durante el proceso de pedido de compra, los proveedores de SAP Business Network pueden enviar confirmaciones de pedido (OC) o avisos de expedición avanzados (ASN) para proporcionar más información sobre los artículos pedidos que se han aprobado o rechazado y para compartir los detalles de expedición.
Las entradas se utilizan para realizar un seguimiento de la recepción de materiales tangibles o mercancías físicas. Una vez que un pedido ha llegado al lugar de entrega, los usuarios finales envían entradas de mercancías para confirmar los importes exactos o las cantidades de los artículos recibidos.
Hoja de entrada de servicios (HES)Las hojas de entrada de servicios se utilizan para realizar un seguimiento de los servicios intangibles y actúan como un registro de verificación de que se han realizado los servicios. Las hojas de entrada de servicios normalmente las crea un proveedor en SAP Business Network e incluyen una fecha de inicio y de fin del servicio y todos los detalles de los servicios prestados. Una vez enviadas por los proveedores, las hojas de entrada de servicios se envían a los compradores y se pueden realizar para pasar por un proceso de aprobación en SAP Ariba Procurement.
Los proveedores de SAP Business Network envían facturas electrónicamente a SAP Ariba para solicitar el pago a los compradores.
Todas las facturas generan un documento de reconciliación de factura, que se utiliza para abordar y tomar decisiones sobre cómo liquidar cualquier discrepancia o diferencia entre los datos del pedido de compra, el recibo y la factura.
Una vez que se ha reconciliado y aprobado una reconciliación de factura, genera una solicitud de pago, que se envía al sistema Enterprise Resource Planning, también conocido como ERP, mediante el fichero OK2PAY. A continuación, ERP utiliza esos datos para generar y enviar pagos a un proveedor para los importes y las cantidades reconciliados.
Una vez que se ha emitido un pago desde ERP, la información de pago, conocida como Envío, se puede cargar en SAP Ariba para actualizar documentos y estados, así como para actualizar los datos para la generación de informes.
El siguiente video cubre los componentes clave del flujo de trabajo de Procure to Pay.
Las solicitudes de pedido son los pasos iniciales del aprovisionamiento. Las solicitudes de pedido pasan por varios estados durante el proceso, que se describen a continuación, con cada estado que indica la condición actual de las solicitudes de compra.
En proceso: en esta fase, el autor crea la solicitud de compra y permanece privada del usuario que la redactó hasta que se envía.
Enviado: una vez enviada, la solicitud de compra entra en el proceso de aprobación. En este punto, al menos una persona aún debe aprobarlo. La solicitud está en tránsito entre el envío y una decisión final.
Denegada: si alguien en la cadena de aprobación rechaza la solicitud, la solicitud de compra pasa al estado Denegada. Aquí, espera el reenvío por parte del preparador o la aprobación de la parte que deniega.
Edición: para modificar una solicitud de compra con el estado En proceso o Enviado, haga clic en el botón Editar. Esta acción retira la solicitud del proceso de aprobación y la devuelve al estado En proceso. Desde allí, el usuario puede cambiar los detalles del artículo, eliminar los artículos existentes o ajustar los campos de la solicitud de compra.
Retirada: una solicitud de compra con el estado Enviada o Aprobada se puede retirar haciendo clic en el botón designado. Sin embargo, las solicitudes de compra totalmente aprobadas solo se pueden retirar si aún no se ha alcanzado su fecha de retención. Tras la retirada, la solicitud se elimina del proceso de aprobación, vuelve al estado En proceso y permite otras modificaciones.
Realizando el pedido: después de recibir la aprobación completa, la solicitud de compra pasa a la fase Realizando el pedido. Aquí se procesa para la conversión en pedidos, especialmente cuando se utiliza SAP Business Network for Procurement. Esta etapa puede ser breve.
Pedido: una vez que los pedidos de compra se envían correctamente a los proveedores designados, la solicitud de compra permanece en el estado Pedido hasta que el solicitante recibe los artículos o decide cancelar el pedido. Esto marca la finalización del proceso de compras para esa solicitud de compra específica.
Recepción: una vez registrada la cantidad recibida de cualquier artículo, el estado de la solicitud cambia a Recepción. Permanece en este estado hasta que se envían recibos adicionales para cumplir con toda la cantidad pedida.
Recibido: al finalizar, la solicitud de compra avanza al estado Recibido.
