Créer une demande d'achat pour des services

Un article de service dans une demande d'achat représente généralement un service qu'un fournisseur doit effectuer. Il peut s'agir d'articles de catalogue, mais il s'agit généralement d'articles hors catalogue.

Pour créer une demande d'achat pour un service, ajoutez d'abord un poste à une demande d'achat.

Dans l'exemple d'image ci-dessous, un article hors catalogue est ajouté à une demande d'achat.

Lorsqu'un article est ajouté à une demande d'achat, il n'est pas encore marqué comme article de service. Pour ce faire, accédez à la demande d'achat, sélectionnez le poste, puis cliquez sur Traiter dans le menu Actions.

Dans les détails de l'article de ligne, recherchez le champ Article de service et marquez-le comme Oui.

Immédiatement après avoir désigné une demande d'achat comme service, le système vous invite à saisir un montant maximum. Ce montant maximum représente la limite du montant des dépenses qui sera appliquée à tous les articles du service. Bien que les fournisseurs ne voient pas ce montant maximum, ils ne peuvent pas dépasser les dépenses maximales attendues.

Les services de demandes d'achat peuvent être préparés pour des services planifiés ou non planifiés.

Toutes les demandes d'achat de services commencent par un article de ligne parent, qui est marqué comme article de service et se voit affecter un montant maximum.

• Les services planifiés sont ceux pour lesquels le périmètre complet est connu au début d'un projet d'approvisionnement. Cela signifie qu'en plus de l'article de ligne de service parent, les articles de ligne enfants détaillant tous les services et articles utilisés sont clairement décrits et inclus dans la demande d'achat initiale.
• Les services non planifiés sont ceux pour lesquels le périmètre et les détails peuvent ne pas être entièrement décrits au début du processus d'approvisionnement. Les services non planifiés commencent par l'article de ligne de service parent. Une fois le service terminé, les fournisseurs incluent généralement de nouveaux articles de ligne enfants sur la feuille de services soumise par rapport au bon de commande de services.

Pour les demandes de services planifiées et non planifiées, les utilisateurs doivent créer une ligne parent avec un montant maximum obligatoire, une date de début et une date de fin.

• Pour les demandes d'achat planifiées, les émetteurs de demandes incluent tous les articles qui feront partie du service global.
• Pour les demandes d'achat non planifiées, les fournisseurs ajoutent des postes enfants sur les feuilles de services pour suivre les articles utilisés dans le cadre du service par rapport au bon de commande.

Contrairement aux autres commandes d'achat qui utilisent les entrées de marchandises pour traiter la réception, les commandes d'achat de services utilisent à la place des feuilles de services. Les feuilles de saisie des services agissent de la même manière qu'une entrée de marchandises standard avec quelques différences clés :

• Les feuilles de services sont généralement créées et soumises par les fournisseurs via SAP Business Network. Remarque : les acheteurs peuvent créer et soumettre des feuilles de services dans SAP Ariba Procurement au nom d'un fournisseur, mais cela n'est pas recommandé.
• Pour les demandes de services planifiés, pour ajouter des articles enfants, sélectionnez d'abord l'article de ligne parent dans les postes de la demande d'achat, puis sélectionnez Plus→Ajouter des articles enfants. Les articles enfants peuvent être ajoutés à partir du catalogue ou en tant qu'articles hors catalogue. Chaque article enfant sera imbriqué sous la ligne parent, avec l'article de ligne parent contenant les limites de dépenses maximales, ainsi que les dates de début et de fin du service.

Pour les services non planifiés, lors de la création d'une feuille de services, les fournisseurs ajoutent des postes enfants si nécessaire pour suivre les articles et les services utilisés.