Créer une demande d'achat

Il existe deux façons de lancer une demande d'achat dans SAP Ariba Buying and Invoicing :

1. Créer → Demande d'achat dans le menu Actions communes.
   • Dans le tableau de bord, sélectionnez Créer → Demande d'achat pour lancer une nouvelle demande d'achat.
   • Un ID de demande d'achat est réservé et peut être affiché en cliquant sur l'icône du panier.
   • Une fois qu'une demande d'achat a été ouverte, les utilisateurs peuvent commencer à ajouter des articles à leur panier.
   
2. Achats dans le catalogue
   • Parcourez le catalogue, puis ajoutez des articles à votre panier.
     • Accédez au catalogue à l'aide de la barre de recherche du tableau de bord ou en sélectionnant l'onglet Catalogue.
   • Un ID de demande d'achat est immédiatement affecté une fois que vous avez ajouté au moins un poste et peut être trouvé en accédant à l'icône du panier.
   • Des articles supplémentaires peuvent être ajoutés au panier.
   

Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment lancer la création d'une demande d'achat.

Dans SAP Ariba Procurement, l'onglet Catalogue fournit aux utilisateurs un emplacement centralisé pour rechercher, parcourir et sélectionner des produits et services pré-approuvés à partir de catalogues ou de catalogues PunchOut. Elle garantit la conformité en proposant des accords négociés de tarification et de fournisseurs privilégiés tout en rationalisant le processus d'achat. Les articles peuvent être ajoutés au panier, où les utilisateurs peuvent vérifier et modifier des détails tels que la quantité, le lieu de livraison et les informations comptables. Le panier sert de zone de mise à disposition de demande d'achat pour tous les postes avant de finaliser une demande d'achat pour soumission.

• Accéder au catalogue

  • Accédez à l'onglet Catalogue.
  • Utilisez la barre de recherche pour rechercher des articles spécifiques par nom, mot-clé, numéro de référence ou fournisseur.
  • Appliquez des filtres si nécessaire (par exemple, catégorie, prix, fournisseur) pour affiner les résultats de la recherche.

• Sélectionner postes

  • Parcourez les résultats de la recherche et sélectionnez l'article souhaité.
  • Vérifiez les détails de l'article, tels que la description, le prix et la disponibilité.

• Ajouter au panier

  • Saisissez la quantité requise pour le poste sélectionné.
  • Sélectionnez Ajouter au panier pour inclure l'article dans la demande d'achat.

• Répéter comme nécessaire

  • Continuez à rechercher et ajouter des articles jusqu'à ce que la demande d'achat inclue tous les biens ou services nécessaires.

Regardez la vidéo pour savoir comment ajouter des articles de catalogue à un panier.

Un catalogue PunchOut est un catalogue distant hébergé par des fournisseurs. Le système affiche ces articles sous forme de liens vers le site Web PunchOut du fournisseur, où se trouve le contenu du catalogue. Les utilisateurs peuvent accéder au site du fournisseur en cliquant sur le bouton Acheter auprès du fournisseur. Les utilisateurs finaux peuvent reconnaître les articles de catalogue PunchOut par l'icône PunchOut en regard du nom de champ, du code de famille d'achat ou de la description du fournisseur de l'article.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'article d'un catalogue PunchOut. Vous pouvez le reconnaître par l'icône et le bouton Acheter auprès du fournisseur.

Un fournisseur peut avoir un ou plusieurs liens vers le catalogue PunchOut :

Les fournisseurs PunchOut de niveau 1 disposent d'un lien PunchOut qui affiche une vue du catalogue au niveau du magasin.

Les fournisseurs PunchOut de niveau 2 disposent de plusieurs liens PunchOut qui affichent les vues au niveau allée (code de famille d'achat), au niveau étagère ou au niveau article du catalogue.

La capture d'écran ci-dessous montre la différence entre les articles PunchOut de niveau 1 et de niveau 2 affichés dans le catalogue SAP Ariba.

Le processus PunchOut implique trois parties : l'acheteur, le fournisseur et SAP Business Network for Procurement. SAP Business Network for Procurement valide et authentifie les messages PunchOut acheminés par son intermédiaire.

Voici comment fonctionne le processus :

1. Sélectionnez un article PunchOut dans le catalogue SAP Ariba. Cette action envoie une demande à SAP Business Network for Procurement pour qu'il se connecte au catalogue distant.
2. SAP Business Network for Procurement authentifie l'organisation d'achat et transfère la demande au site PunchOut du fournisseur.
3. Le fournisseur répond par l'URL d'une page Web sur son site PunchOut, conçue spécifiquement pour l'acheteur. SAP Ariba redirige vers cette URL, où le site d'achat à distance apparaît et où les utilisateurs peuvent commencer à acheter.
4. Après avoir fait vos achats, cliquez sur le bouton Valider du site. Cette action transfère le contenu du panier du site du fournisseur vers SAP Ariba.

Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans le catalogue, vous pouvez ajouter un article hors catalogue, également appelé article ad hoc, à votre demande d'achat à l'aide du bouton Ajouter un article hors catalogue du tableau de bord Catalogue.

Vous saisissez manuellement du texte pour décrire ces articles, qui inclut généralement le prix, le code de famille d'achat et la description de l'article. D'autres champs peuvent être facultatifs.

Pour ajouter un article hors catalogue :

1. Saisissez une description pour l'article.
2. Sélectionnez un code de famille d'achat pour l'article dans la liste.
3. Indiquez la quantité de l'article et l'unité de quantité.
4. Saisissez un prix pour l'article.
5. Sélectionnez un fournisseur dans la liste.

   Dans certains domaines, le champ Fournisseur est facultatif. Si c'est le cas, la demande d'achat est transmise aux acheteurs ou à d'autres groupes d'acheteurs pour approbation. Le groupe d'acheteurs doit renseigner toutes les informations manquantes, telles que le fournisseur, avant d'approuver la demande d'achat.

6. Sélectionnez Ajouter au panier pour ajouter l'article à votre demande d'achat.

Les demandes d'achat contenant des articles hors catalogue sont généralement acheminées vers des groupes d'acheteurs qui vérifient les entrées et renseignent les informations manquantes après avoir communiqué avec le fournisseur.

Les administrateurs peuvent contrôler quels utilisateurs sont autorisés à créer des articles hors catalogue.

Il est recommandé de minimiser l'utilisation d'articles hors catalogue pour les raisons suivantes :

• Ils doivent être vérifiés et approuvés par le service Achats, ce qui peut entraîner des délais d'approbation plus longs et des coûts de traitement plus élevés.
• Les fournisseurs ont souvent des délais d'exécution plus longs pour les articles hors catalogue.

Les articles partiels sont des articles de catalogue standard qui nécessitent une entrée supplémentaire de la part des utilisateurs avant d'être ajoutés à un panier. Le bouton Ajouter au panier pour les articles partiels comprend une zone de liste déroulante, permettant aux utilisateurs de choisir des valeurs pour les différents champs de données paramétriques de l'article (voir la figure ci-dessous).

Ces champs de données paramétriques peuvent également être utilisés comme filtres de recherche. Lorsqu'une recherche Catalogue renvoie des résultats qui incluent des articles partiels, les champs de données paramétriques peuvent être disponibles en tant que filtres de recherche. Par exemple, lorsque vous parcourez des chemises, vous pouvez filtrer par type de col, couleur et taille.

Regardez la vidéo pour découvrir comment ajouter des articles partiels à un panier.

Après avoir recherché un article dans le catalogue et l'avoir ajouté au panier, une boîte d'informations sur la demande d'achat apparaît. Cette zone affiche le numéro d'achat et les détails de l'article sélectionné. À ce stade, l'utilisateur final peut :

• Poursuivez vos achats en cliquant sur X ou n'importe où à l'extérieur de la boîte.
• Terminez l'achat en cliquant sur Passer à la validation, ce qui finalise la création de la demande d'achat et redirige vers la demande d'achat, où des détails supplémentaires peuvent être renseignés avant de soumettre la demande d'achat.

Une demande d'achat comporte deux parties : les zones au niveau de l'en-tête et les zones au niveau du poste. Au niveau de l'en-tête, l'utilisateur final fournit les informations suivantes :

• Titre : (obligatoire) titre de la demande d'achat.
• Au nom de : indique le préparateur de la demande d'achat. Par défaut, l'émetteur de la demande est ajouté en tant que préparateur. Cependant, un autre utilisateur peut être sélectionné comme préparateur. Les approbations de la demande d'achat sont basées sur l'émetteur de la demande et non sur le préparateur.
• Demande d'achat par équipe : case qui, lorsqu'elle est cochée, permet aux membres de l'équipe de gérer vos demandes d'achat. Il s'agit d'une fonctionnalité facultative qui doit être activée par des paramètres et configurée avant utilisation.
• Réception par équipe : case qui, lorsqu'elle est cochée, permet aux membres de l'équipe de gérer les reçus associés à vos demandes d'achat. Il s'agit d'une fonctionnalité facultative qui doit être activée par des paramètres et configurée avant utilisation.
• Reporter l'achat au : champ permettant d'indiquer la date à laquelle les commandes associées à cette demande d'achat sont envoyées au fournisseur ou à un système ERP externe. Si une date ultérieure est sélectionnée, une fois la demande d'achat approuvée, le bon de commande ne sera pas envoyé aux fournisseurs avant cette date.
• Agent de traitement : ce champ n'est visible que si la fonctionnalité Bureau des opérations d'approvisionnement (POD) est activée et configurée. Si cette option est activée, un agent de traitement du POD est automatiquement affecté à la demande d'achat.
• Livraison (obligatoire) : renseigné automatiquement à partir de la fiche de données de l'utilisateur, représentant l'adresse de livraison.
• Livrer à (obligatoire) : renseigné automatiquement à partir de la fiche de données de l'utilisateur, représentant la personne à qui l'article sera livré.
• Date réception demandée : informe le fournisseur de la date limite de livraison des biens ou services demandés.
• Commentaires et pièces jointes : permet à l'émetteur de la demande de fournir des informations supplémentaires pour aider les approbateurs à évaluer la demande. Les émetteurs de demandes peuvent joindre des fichiers de tout type. Pour rendre les commentaires et les pièces jointes visibles pour les fournisseurs dans les bons de commande qui en résultent, cochez la case Visible pour les fournisseurs. Les fournisseurs peuvent ensuite afficher ces commentaires et pièces jointes sur les bons de commande dans SAP Business Network for Procurement. Les commentaires et les pièces jointes peuvent être ajoutés au niveau de l'en-tête ou au niveau du poste.
• Champs personnalisés : les champs personnalisés peuvent être demandés via l'assistance SAP Ariba. Ces champs personnalisés peuvent être affichés et utilisés dans différents domaines de SAP Ariba, mais doivent être demandés et implémentés via l'assistance SAP Ariba.

En bas d'une demande d'achat, les postes individuels sont affichés dans un tableau. Le tableau affiche les informations de base de chaque article de ligne, y compris le numéro de référence, le fournisseur, le code de famille d'achat et d'autres champs. Ici, la quantité du poste individuel peut être mise à jour si nécessaire. Une fois qu'un article de ligne a été sélectionné, les options du menu Actions permettent aux utilisateurs de copier, supprimer ou modifier chaque article de ligne.

Pour modifier les détails d'un article de ligne dans une demande d'achat, sélectionnez un article dans la liste des articles de ligne, puis sélectionnez Actions > Modifier.

Regardez la vidéo pour découvrir comment modifier les détails des postes de demande d'achat.

La comptabilité dans SAP Ariba Procurement est gérée au niveau du poste. Lors de la modification des détails des articles de ligne d'une demande d'achat, les utilisateurs peuvent ajuster la comptabilité des articles de ligne à l'aide des valeurs de données maîtres préremplies dans le menu déroulant de chaque champ comptable.

1. Ouvrez une demande d'achat.
2. Sélectionnez un poste individuel.
3. Ouvrez le menu Actions et sélectionnez Modifier.
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Comptabilité - Par article de ligne.
5. Sélectionnez des valeurs dans les listes déroulantes pour chaque zone.
6. Sélectionnez OK pour appliquer les modifications et revenir à la demande d'achat.

L'émetteur de la demande peut fractionner la comptabilité d'un article de ligne. Cette comptabilité peut être répartie entre plusieurs services ou plusieurs comptes généraux.

Par exemple, si les articles achetés sont utilisés par plusieurs services, tels que Marketing, Ressources humaines et Finance, la comptabilité peut être divisée en trois parties, en indiquant les centres de coûts pour chacun de ces services.

Les utilisateurs n'ont pas besoin de renseigner tous les champs comptables. Certaines ou toutes les valeurs de zone peuvent être pré-remplies en fonction de :

• Code de famille d'achat
  • Exemple : les fournitures de bureau sont toujours facturées sur le compte 101325.
• Comptabilité par défaut de l'utilisateur
  • Exemple : Agata appartient au centre de coûts 16004.

Les valeurs de données des champs comptables proviennent du système ERP, qui sert de source d'informations pour garantir la validité. Les utilisateurs sélectionnent dans des listes préchargées pour remplir ces champs.

La comptabilité peut :

• Déterminer les workflows d'approbation.
• Définissez les budgets.
• Les budgets peuvent être définis par des codes de projet et des comptes, comme pour les écritures au journal/au journal dans l'ERP.

Une fois les transactions approuvées pour paiement, les informations comptables sont transmises à l'ERP.

La comptabilité des articles de ligne peut être fractionnée entre plusieurs entités comptables pour partager efficacement le coût d'un article.

Comment fractionner la comptabilité pour un article de ligne

1. Ouvrir une demande d'achat
2. Faites défiler vers le bas jusqu'aux articles de ligne.
3. Sélectionnez un poste individuel.
4. Ouvrez le menu Actions et sélectionnez Modifier.
5. Faites défiler vers le bas jusqu'à Comptabilité - Par article de ligne.
6. Cliquez sur le bouton Fractionnement comptable.
7. Indiquez si les frais doivent être fractionnés par montant, quantité ou pourcentage.
8. Spécifiez le centre de coûts et un pourcentage du montant de l'article de ligne pour chaque champ comptable. Par exemple : 50 % Achats et 50 % Marketing.Le total doit toujours être égal à 100 % du montant, de la quantité ou du pourcentage du poste pour que le système affiche une erreur et empêche toute modification.​

En suivant ces étapes, vous pouvez fractionner le coût d'un article de ligne entre différentes entités comptables.

Regardez la vidéo pour savoir comment ajouter un fractionnement comptable aux articles de ligne.