Gérer les demandes d'achat

Avant de soumettre votre demande, des commentaires et des pièces jointes peuvent être ajoutés pour permettre aux approbateurs d'évaluer et de prendre une décision d'approbation. En outre, les commentaires et les pièces jointes peuvent être rendus visibles pour les fournisseurs dans les bons de commande qui en résultent en cochant la case Visible pour les fournisseurs. Cela garantit que les fournisseurs peuvent voir les commentaires et les pièces jointes sur les bons de commande dans SAP Business Network for Procurement.

Les commentaires et les pièces jointes peuvent être ajoutés au niveau de l'en-tête ou de l'article de ligne.

Pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes au niveau de l'en-tête d'une demande d'achat :

1. Ouvrez la demande d'achat.
2. Faites défiler vers le bas et recherchez les sections Commentaires et Pièces jointes.
3. Ajoutez des commentaires ou des pièces jointes si nécessaire.
4. Le cas échéant, marquez des commentaires ou des pièces jointes visibles pour les fournisseurs pour permettre aux fournisseurs de voir les bons de commande qui en résultent.

Les pièces jointes et les commentaires peuvent être ajoutés au niveau du poste de la demande d'achat. Cette option est particulièrement utile lorsque la demande d'achat inclut des postes de différents fournisseurs. Elle permet à l'émetteur de la demande de dédier des commentaires et des pièces jointes spécifiques à chaque fournisseur.

Pour ajouter des pièces jointes ou des commentaires à un poste de demande d'achat :

1. Sélectionnez le poste dans la liste de la demande d'achat.
2. Ouvrez le menu Actions.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Sur la page des détails de l'article de ligne, faites défiler vers le bas et sélectionnez les boutons Ajouter un commentaire ou Ajouter une pièce jointe.
5. Le cas échéant, les utilisateurs peuvent marquer des commentaires ou des pièces jointes comme Visible pour le fournisseur, ce qui les mettrait à la disposition des fournisseurs pour qu'ils puissent les afficher sur le bon de commande qui en résulte.

Une procédure d'approbation est un ensemble de règles qui déterminent le processus d'approbation pour un type de document spécifique, tel qu'une demande d'achat. Cette procédure peut être représentée sous forme de diagramme incluant des arcs et des nœuds de demande d'approbation.

• Nœuds : chaque nœud spécifie un approbateur, qui peut être un utilisateur individuel, un groupe ou une liste d'approbateurs. L'approbateur reçoit des mises à jour sur la progression de l'article à approuver.
• Arcs : les arcs sont des lignes qui affichent l'ordre dans lequel les demandes d'approbation sont traitées.

Cette représentation visuelle permet de garantir un processus d'approbation clair et organisé.

Les approbateurs peuvent être organisés de deux façons :

En parallèle : notifie tous les approbateurs simultanément. Par exemple, Gene Halas et le groupe Gestionnaire des achats reçoivent le document en même temps.

En série : notifie les approbateurs l'un après l'autre. Par exemple, Archie Rooney et l'acheteur ne sont informés qu'une fois que Gene Halas a approuvé le document.

Pour qu'un document soit entièrement approuvé et transporté dans le système, tous les approbateurs requis doivent l'approuver. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser des documents entiers, et non des articles individuels. Par exemple, une demande d'achat avec plusieurs articles de ligne doit être entièrement approuvée ou entièrement refusée ; les approbateurs ne peuvent pas approuver ou refuser des articles de ligne individuels séparément.

Les procédures d'approbation peuvent contenir différents types de nœuds d'approbation :

Utilisateur individuel : utilisateur ajouté à la procédure d'approbation, qui fait généralement partie d'une chaîne de supervision ou qui est identifié sur le document en cours d'approbation.

Groupe : tout membre du groupe peut approuver ou refuser le document. Le premier utilisateur à agir complète l'exigence d'approbation, en déplaçant la demande vers le nœud suivant ou en la retirant si elle est refusée. Les groupes doivent être prédéfinis via des groupes d'utilisateurs.

Liste d'approbation : combinaison d'utilisateurs individuels et de groupes. Le premier utilisateur à agir, qu'il s'agisse d'un membre individuel ou d'un membre du groupe, complète l'exigence d'approbation pour l'ensemble du nœud.

Une demande d'achat est une demande formelle d'achat d'un produit ou d'un service, généralement initiée par une entreprise. Elle requiert l'approbation d'utilisateurs désignés avant toute action. Une fois approuvée, la demande peut être traitée. Par exemple, une fois qu'une demande d'achat est entièrement approuvée, SAP Ariba génère une commande d'achat et l'envoie au fournisseur.

Pour soumettre une demande d'achat pour approbation, renseignez tous les champs obligatoires, puis cliquez sur le bouton Soumettre.

Le statut d'une demande d'achat indique son stade actuel dans le processus d'approbation et d'exécution. Vous pouvez toujours trouver le statut de la demande d'achat dans le coin supérieur droit du document.

Les statuts courants d'une demande d'achat sont les suivants :

• Version préliminaire : la demande d'achat est en cours de création et n'a pas encore été soumise.

• Soumis(e) – La demande d'achat a été soumise pour approbation.

• Composition en cours : la demande d'achat est toujours en cours de modification.

• Refusé – La demande d'achat a été rejetée lors du processus d'approbation.

• Approuvé : la demande d'achat est entièrement approuvée et prête pour la poursuite du traitement.

• Commande – La demande d'achat est en train de générer un bon de commande.

• Commandé(e) : le bon de commande a été créé à partir de la demande d'achat et le bon de commande a été livré au fournisseur.

• Partiellement commandé : seule une partie de la demande d'achat a été convertie en bon de commande.

• Réception en cours : certains articles ont été reçus, mais pas le montant total ou la quantité totale.

• Reçu : des articles ou des services ont été reçus.

• Clôturé – La demande d'achat est terminée ; aucune autre action n'est requise.

• Annulé – La demande d'achat a été annulée avant la fin.

Pour modifier une demande d'achat enregistrée, cliquez sur le bouton Modifier. Les demandes d'achat dont le statut est Composition en cours ou Soumis(e) peuvent être modifiées. La modification d'une demande d'achat rétablit son état Composition en cours.

En outre, les utilisateurs appartenant au groupe approprié peuvent modifier une demande d'achat pendant le processus d'approbation en attente d'approbation.

Le demandeur (ou certains utilisateurs de groupes d'acheteurs spécifiques) peut supprimer une demande d'achat si le document a le statut Composition en cours. Si la demande d'achat a déjà été soumise, l'émetteur de la demande doit d'abord la retirer avant de la supprimer.

Chaque fois qu'une personne effectue une action sur une demande d'achat, comme la soumettre, la modifier ou l'approuver, le système la suit dans l'onglet Historique de la demande d'achat. Cela garantit que toutes les modifications et mises à jour sont documentées, ce qui favorise la transparence et la responsabilité.

Regardez la vidéo pour savoir comment modifier des demandes d'achat.

Pour importer des demandes d'achat d'articles matériels et de services à partir d'un système ERP externe, accédez à :

Administration centrale→Gestionnaire de site Tâche→Importer/Exporter→les données Importer/Exporter les données

Les demandes d'achat importées peuvent inclure des articles de ligne individuels et des articles de ligne de kit.

Pour les articles de ligne matériels, les documents de demande d'achat sont envoyés au format cXML à la solution d'achat via SAP Business Network. Une fois traitée dans une commande, la commande d'achat est envoyée au fournisseur approprié via SAP Business Network.

La fonctionnalité d'importation de demande d'achat vous permet de :

• Créer de nouvelles demandes d'achat.
• Mettre à jour les demandes d'achat précédemment importées.
• Annuler/supprimer des demandes d'achat précédemment importées.