Objective
Une demande d'achat est la première étape du processus d'achat d'une société , et la première étape du flux de processus Processus d'approvisionnement. Une demande d'achat est une demande créée pour indiquer la nécessité d'acquérir des marchandises ou des services pour l'entreprise.
Ce document, appelé demande d'achat, est créé lors de la demande de marchandises ou de services. Il peut inclure des articles de catalogue d'un fournisseur, ainsi que des articles hors catalogue.
Dans l'environnement économique actuel en constante évolution, la gestion efficace du processus d'approvisionnement est essentielle pour maintenir l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts et garantir la conformité. Le cycle d'approvisionnement englobe l'ensemble du processus, de l'identification des marchandises ou des services nécessaires au paiement final, y compris les demandes d'achat, les commandes d'achat, la réception des marchandises, le traitement des factures et le paiement.
Les demandes d'achat représentent une demande de marchandises ou de services. Les utilisateurs ajoutent des articles à leur panier à partir d'un catalogue, d'un catalogue Spot Buy, d'un catalogue PunchOut ou en tant qu'articles hors catalogue. Une fois que tous les détails de la demande d'achat ont été saisis, l'utilisateur soumet la demande d'achat.
Les approbations dans SAP Ariba sont hautement personnalisables. Bien que non obligatoire, la plupart des organisations activent les processus d'approbation sur les demandes d'achat, en veillant à ce que toutes les demandes soient acheminées vers des utilisateurs ou des groupes spécifiques qui approuvent ou refusent les achats.
Une fois approuvée, une demande d'achat génère un ou plusieurs bons de commande. Les bons de commande sont envoyés aux fournisseurs via SAP Business Network pour rationaliser le processus de commande. Les commandes des fournisseurs qui ne sont pas sur SAP Business Network peuvent être traitées manuellement.
Au cours du processus de bon de commande, les fournisseurs sur SAP Business Network peuvent envoyer des confirmations de commande ou des avis d'expédition avancés pour fournir plus d'informations sur les articles commandés qui ont été approuvés ou rejetés et pour partager les détails d'expédition.
Les entrées sont utilisées pour suivre la réception d'articles matériels ou de marchandises physiques. Une fois qu'une commande est arrivée au lieu de livraison, les utilisateurs finaux soumettent des reçus de marchandises pour confirmer les montants ou quantités exacts des articles reçus.
Feuille de saisie des services (SES)Les feuilles de saisie des services sont utilisées pour suivre les services incorporels et servent d'enregistrement de vérification indiquant que les services ont été exécutés. Les feuilles de services sont généralement créées par un fournisseur sur SAP Business Network et incluent une date de début et de fin de service, ainsi que tous les détails des services rendus. Une fois soumises par les fournisseurs, les feuilles de services sont envoyées aux acheteurs et peuvent être effectuées pour passer par un processus d'approbation dans SAP Ariba Procurement.
Les fournisseurs sur SAP Business Network envoient des factures par voie électronique à SAP Ariba pour demander le paiement aux acheteurs.
Toutes les factures génèrent un document de rapprochement de facture, qui est utilisé pour traiter et prendre des décisions sur la manière de régler les différences ou les différences entre les données du bon de commande, du reçu et de la facture.
Une fois qu'un rapprochement de facture a été rapproché et approuvé, il génère une demande de paiement, qui est envoyée au système Enterprise Resource Planning, également appelé ERP, via le fichier OK2PAY. Le système ERP utilise ensuite ces données pour générer et envoyer des paiements à un fournisseur pour les montants et quantités rapprochés.
Une fois qu'un paiement a été émis par le système ERP, les informations de paiement, appelées Règlement, peuvent être chargées dans SAP Ariba pour mettre à jour les documents et les statuts, et pour gérer les données de reporting.
La vidéo ci-dessous couvre les composants clés du workflow d'approvisionnement.
Les demandes d'achat sont les premières étapes de l'approvisionnement. Les demandes d'achat passent par différents statuts au cours du processus, qui sont décrits ci-dessous, chaque statut indiquant la condition actuelle des demandes d'achat.
Composition en cours : dans cette phase, l'auteur crée la demande d'achat et celle-ci reste privée pour l'utilisateur qui l'a rédigée jusqu'à sa soumission.
Soumis(e) : une fois soumise, la demande d'achat entre dans le processus d'approbation. À ce stade, au moins une personne doit encore l'approuver. La demande d'achat est en transit entre la soumission et une décision finale.
Refusé(e) : si une personne de la chaîne d'approbation rejette la demande, la demande d'achat passe à l'état Refusé(e). Ici, il attend une nouvelle soumission par le préparateur ou une approbation de la partie refusante.
Modification : pour modifier une demande d'achat au statut Composition en cours ou Soumis(e), cliquez sur le bouton Modifier. Cette action retire la demande du processus d'approbation et la renvoie au statut Composition en cours. À partir de là, l'utilisateur peut modifier les détails des articles, supprimer des articles existants ou ajuster les champs de demande d'achat.
Retrait : une demande d'achat au statut Soumis(e) ou Approuvé(e) peut être retirée en cliquant sur le bouton désigné. Cependant, les demandes d'achat entièrement approuvées ne peuvent être retirées que si leur date de suspension n'a pas encore été atteinte. Lors du retrait, la demande est supprimée du processus d'approbation, repasse à l'état Composition en cours et autorise d'autres modifications.
Commande en cours : après avoir reçu l'approbation complète, la demande d'achat passe à la phase Commande en cours. Ici, il est traité pour la conversion en commandes d'achat, en particulier lors de l'utilisation de SAP Business Network for Procurement. Cette étape peut être brève.
Commandé(e) : une fois les bons de commande envoyés aux fournisseurs désignés, la demande d'achat reste à l'état Commandé(e) jusqu'à ce que l'émetteur reçoive les articles ou décide d'annuler la commande. Cela marque la finalisation du processus d'approvisionnement pour cette demande spécifique.
Réception en cours : une fois la quantité reçue d'un article enregistrée, le statut de la demande d'achat passe à Réception en cours. Il reste dans cet état jusqu'à ce que des reçus supplémentaires soient soumis pour couvrir la totalité de la quantité commandée.
Reçu(e) : une fois terminée, la demande d'achat passe à l'état Reçu(e).
