A 采购申请是公司采购流程中的第一步，也是采购到付款流程流的第一步。采购申请是为指示需要为企业获取货物或服务的请求而创建的。
此文档（称为采购请购单 (PR)）在请求货物或服务时创建。它可以包括来自供应商的目录项以及非目录项。
介绍请购单
Objective
After completing this lesson, you will be able to 描述采购申请在采购流程中的角色和重要性。
什么是采购申请 (PR)？
采购到付款工作流
在当今快节奏的业务环境中，高效管理采购流程对于保持运营效率、降低成本和确保合规性至关重要。Procure-to-Pay 周期涵盖从识别所需货物或服务到最终付款的整个流程，包括申请、采购订单、收货、发票处理和付款。
- 采购申请 (PR)
采购申请表示货物或服务请求。用户通过目录、spot buy 目录、punchout 目录或非目录项将项目添加到购物车。输入 PR 的所有详细信息后，用户提交 PR。
- 审批（可选）
SAP Ariba 中的审批是高度可定制的。虽然不需要，但大多数组织都会启用采购请购单的审批流程，确保所有请求都传送至批准或拒绝采购的特定用户或组。
- 采购订单 (PO)
批准后，PR 会生成一个或多个订购单。订购单通过 SAP Business Network 发送给供应商，以简化订购流程。可以手动处理不在 SAP Business Network 上的供应商的订单。
履行
在 PO 流程中，SAP Business Network 上的供应商可以发送订单确认 (OC) 或发货前通知 (ASN)，以提供有关已批准或已拒绝订购项目的详细信息，并共享发货详细信息。
- 收据 (RC)
收据用于跟踪有形物料或实际货物的接收。订单到达送货地点后，最终用户提交收货以确认收到的项目的确切金额或数量。
服务条目表 (SES)服务条目表用于跟踪无形服务，并充当执行服务的验证记录。服务条目表通常由供应商在 SAP Business Network 上创建，包括服务开始和结束日期以及所提供服务的所有详细信息。供应商提交后，服务条目表将发送给采购商，并且可以完成 SAP Ariba Procurement 中的审批流程。
- 发票 (INV)
SAP Business Network 上的供应商以电子方式向 SAP Ariba 发送发票以请求采购商付款。
- 发票核算 (IR)
所有发票都会生成发票核算文档，该文档用于解决和决定如何结算 PO、收据和发票数据之间的任何差异或差异。
- 付款请求 (PAY)
发票核算核算和审批后，会生成付款请求，该请求通过 OK2PAY 文件发送到企业资源规划系统，也称为 ERP。然后，ERP 使用该数据生成付款并将其发送给已核算金额和数量的供应商。
- 汇款 (PMT)
从 ERP 发出付款后，可以将付款信息（称为汇款）加载到 SAP Ariba 以更新文档和状态，并维护报告数据。
以下视频介绍了采购到付款工作流的关键组件。
采购申请状态
采购申请是采购的起始步骤。采购申请在流程期间经历各种状态（概述如下），每种状态都指示 PR 当前条件。
正在撰写：在此阶段，作者创建请购单，在请购单提交之前，该请购单仍为草拟该请购单的用户不公开。
已提交：提交后，请购单将进入审批流程。此时，至少还有一人需要审批。请购单在提交和最终决策之间处于传送状态。
已拒绝：如果审批链中的人员拒绝请求，则请购单将进入 已拒绝 状态。在此，它等待准备人或拒绝方批准重新提交。
编辑：要修改状态为正在撰写或已提交的请购单，请单击编辑按钮。此操作将从审批流程中撤销请求，将其返回到正在撰写状态。在此，用户可以更改项目详细信息、删除现有项目或调整请购单字段。
撤销：单击指定按钮可撤销处于"已提交"或"已批准"状态的请购单。但是，仅当尚未达到完全批准的请购单的保留日期时，才能撤销这些请购单。撤销后，请求将从审批流程中删除，恢复为正在撰写状态，并允许进一步修改。
正在订购：收到完全审批后，请购单将进入订购阶段。在此对其进行处理以便转换为采购订单，尤其是在使用 SAP Business Network for Procurement 时。此阶段可能简短。
已订购：将订购单成功发送给指定供应商后，请购单将保持已订购状态，直到请求人收到项目或决定取消订单。这标志着该特定请购单的采购流程完成。
正在接收：记录任何项目的收货数量后，请购单的状态将更改为正在接收。在提交其他收据以满足全部订购数量之前，它一直处于此状态。
已接收：完成后，请购单前进到已接收状态。
