Control de la emisión de mensajes en Compras

El control de salida incluye tareas complejas como, por ejemplo, la determinación automática de parámetros de salida basados en la configuración, la creación de documentos basados en plantillas de formulario, el envío a través de varios canales de salida y el archivo necesario de los documentos creados.

Además de la solución de salida clásica basada en la determinación de mensajes, también conocida como NAST, SAP S/4HANA ofrece una nueva solución de salida, la gestión de salida de SAP S/4HANA. Sin embargo, la determinación de mensajes (NAST) sigue siendo la solución predeterminada para SAP S/4HANA local. 

Decida en Customizing si desea configurar el control de salida mediante la gestión de salida de SAP S/4HANA o NAST: IMG→Componentes multiaplicaciones→Control de salida→Gestionar la activación de la clase de objeto de aplicación. Por defecto, la gestión de salida de SAP S/4HANA está activa para instalaciones en la nube e inactiva para las locales.

La gestión de salida de SAP S/4HANA se puede activar por tipo de objeto empresarial, por lo tanto, es posible la coexistencia de la gestión de salidas de SAP S/4HANA y NAST en SAP S/4HANA local.

Por regla general, al convertir de SAP ECC a SAP S/4HANA, tiene sentido seguir utilizando la solución ya existente (NAST).

Para implementaciones nuevas o los despliegues de funciones nuevas, se recomienda considerar qué solución elegir. A diferencia de NAST, la gestión de salida de SAP S/4HANA es fácil de configurar, pero existen algunas restricciones. Puede leer sobre las ventajas y desventajas de cada solución en el siguiente blog.

En esta formación, obtendrá información sobre ambas soluciones, aunque nos centraremos más en NAST, la solución predeterminada para SAP S/4HANA local. 

Determinación de mensaje en compras incluye:

• Esquemas para mensajes
• Clases de mensaje y control de ajuste preciso
• Secuencias de acceso y tablas de condición
• Funciones de interlocutor para mensajes de salida
• Determinación de impresora
• Modificar mensajes

Los mensajes son un medio de comunicación importante en transacciones de compra con los proveedores.

Puede enviar mensajes a través del correo postal o electrónicamente. Una utilidad de control de mensajes dependiente de una serie de diferentes criterios le permite procesar y enviar estos mensajes sujetos a determinadas condiciones y con restricciones predefinidas.

El proceso de determinación de mensajes le permite emitir mensajes según una base variable y diferenciada. La determinación de mensajes es una variante de la técnica de condiciones.

Además de las parametrizaciones para la determinación de mensajes, debe asignar impresoras para salida de impresión.

Al crear o modificar un documento de compras, por ejemplo, una petición de oferta, un pedido o un contrato marco, el sistema comprueba si debe crearse un formato de salida para este documento. Un documento con formato de salida representa un mensaje.

Para utilizar el control de mensajes mediante NAST, primero debe asegurarse de que la gestión de salida de SAP S/4HANA no se haya activado.

A continuación, debe asignar un esquema para mensajes a cada tipo de documento de compras.

Si no se ha asignado ningún esquema para mensajes, el sistema no puede realizar la determinación automática de mensajes para el tipo de documento de compras correspondiente.

Trabajar con esquemas para mensajes tiene como consecuencia lo siguiente:

• Pueden editarse las clases de mensaje que se deseen.
• En el caso de la salida en impresora, el sistema determina la impresora en el orden siguiente:

  • la impresora del registro de mensajes

  • la impresora en función del parámetro de impresión en el tipo de mensaje

• El medio de envío y la hora de transmisión pueden predeterminarse según los valores concretos de los factores de influencia, como la clase de documento y el proveedor.

La finalidad de la determinación de mensajes es emitir los mensajes según criterios predefinidos.

Mediante la determinación de mensajes, el sistema comprueba si existen registros de condición para los datos reales de la aplicación en un documento de compras. Estos registros especifican cómo, cuándo, dónde y con qué frecuencia debe emitirse un mensaje. Si existen registros de condición, entonces el sistema puede generar y procesar (por ejemplo, enviar electrónicamente) uno o más mensajes. Sin un registro de condición válido, el sistema no puede generar automáticamente un mensaje.

Ejemplo – Resultado de la determinación de mensajes

¿Qué permite la determinación de mensajes? Por ejemplo, la determinación de mensajes permite controlar la edición de documentos para cada proveedor de manera individual.

Según los datos reales de la aplicación en el documento, puede especificar las siguientes opciones:

• Transmitir documentos de compras para proveedores particulares mediante EDI.
• Enviar documentos de compras con una clase de documento particular a determinados proveedores por fax.
• Imprimir documentos de compras para los proveedores restantes.

En este ejemplo, el programa utiliza diferentes registros de mensajes diferentes (registros de condición) para las emisiones.

Ejemplo del proceso de determinación de mensajes

En Customizing, se deben crear tablas de condiciones con los datos de aplicación relevantes que desea utilizar para la emisión de mensajes.

En el proceso de determinación de mensajes, el sistema busca los registros de condición dependiendo de las tablas de condiciones en un orden predefinido (la secuencia de acceso).

Con las tres tablas de condiciones diferentes, puede tener en cuenta varias dependencias en el gráfico Ejemplo — Proceso de determinación de mensajes. De esta manera, el proveedor A puede recibir todos los documentos de compras mediante EDI, mientras que el proveedor B solo recibe los documentos de compras pertenecientes a las clases de documentos particulares por fax.