Exploración del Customizing para la determinación de mensajes en detalle

La determinación de mensajes en Compras permite controlar las propuestas de mensaje realizando ciertas asignaciones y agrupaciones. De esta forma, el sistema puede determinar y procesar mensajes válidos según criterios predefinidos.

En los registros de mensajes, puede definir los parámetros de salida en función de estos criterios. Los parámetros de salida incluyen el medio de envío, el tiempo de envío y la cantidad de copias. Ejemplos de los criterios serían la clase de documento y la organización de compras.

Se utilizan los siguientes términos en la determinación de mensajes:

• Las clases de mensajes permitidos para cada aplicación de mensaje se especifican en el correspondiente esquema de mensaje. Reclamación y nueva impresión son ejemplos de clases de mensajes.

  El sistema proporciona esquemas de mensajes independientes para las clases de documentos de compras individuales: Solicitud de oferta (RFQ), Pedido (PO), Pedido abierto y Plan de entrega.

• Una clase de mensaje también puede considerarse como una clase de condición y agrupa los mensajes del mismo tipo. Contiene parámetros válidos para todos los mensajes que el sistema le asigna: por ejemplo, el programa de impresión, el formulario y las funciones de interlocutor definidas. Cada clase de mensaje representa diferentes mensajes en el sistema. Impresiones de pedido y recordatorio son ejemplos de clases de mensajes.
• La secuencia de acceso es una estrategia de búsqueda que usa el sistema SAP para buscar registros de condición válidos (registros de mensaje). La secuencia de acceso es la secuencia en la que la determinación de mensajes accede a las tablas de condiciones.
• Una tabla de condiciones contiene uno o varios campos clave que desea usar como factores de influencia (dependencias) para la emisión de mensajes. Se define la combinación de campos para la que desean crearse los registros de mensajes.

En compras, el sistema realiza la determinación de mensajes solo a nivel de cabecera para un documento de compras.

Por lo tanto, la determinación de mensajes solo tiene en cuenta los campos de cabecera directamente.

Existen esquemas de mensajes independientes con clases de mensaje para la emisión de peticiones de ofertas, pedidos, contratos marco y reparto del plan de entregas.

Ejemplo del proceso de determinación de mensajes

El gráfico muestra un ejemplo del proceso de determinación de mensajes. En este ejemplo, crea un pedido con la clase de documento NB para el proveedor T-SUP01 y la organización de compras 101C.

Los pasos de determinación son:

• SAP S/4HANA determina el esquema para mensajes para el tipo de documento de compras. Para los pedidos, el esquema de mensajes estándar es RMBEF1.
• El sistema determina a partir del esquema de mensajes qué clases de mensajes son aplicables para esta transacción. Para ello, verifica los requisitos asignados a las diferentes clases de mensaje incluidas en el esquema. En este ejemplo, el sistema ha determinado la clase de mensaje NEU. Para los demás tipos de mensaje, no se cumplen los requisitos asignados.

  Nota

  Un esquema de determinación contiene todas las clases de mensaje posibles para un tipo de documento de compras. Se asigna un requisito a cada tipo de mensaje. Los requisitos son rutinas de formularios ABAP que especifican en qué circunstancias se debe tener en cuenta un mensaje concreto para la salida: el requisito 101, por ejemplo, especifica que el mensaje asignado es relevante cuando se crea o modifica un documento de compras. 

  El control de ajuste preciso verifica si los tipos de mensaje determinados también son relevantes para el proceso de impresión correspondiente: Nuevo, Modificar, Recordatorio y Confirmación de pedido.

• El sistema determina la secuencia de acceso de la clase de mensaje NEU. En este ejemplo, se trata de la secuencia de acceso 0001, que incluye tres tablas de condiciones. La primera tabla contiene los campos organización de compras y proveedor. La segunda tabla contiene los campos clase de documento, organización de compras y proveedor. La tercera tabla solo tiene el campo clase de documento.
• El sistema busca los registros de condición válidos. En el ejemplo, no se ha definido ningún registro de condición para las combinaciones de organización de compras y proveedor o clase de documento, organización de compras y proveedor. Sin embargo, hay un registro de condición para la clase de documento NB.
• El sistema copia los datos de este registro de condición, que pueden incluir el medio de envío, la impresora y hora, al pedido (a nivel de cabecera) y lo muestra en Mensajes.

Mientras el sistema realiza la determinación de mensajes en Compras a nivel de cabecera, solo puede editar un documento completo.

Si no está satisfecho con el resultado de la determinación de mensajes, puede modificar o borrar los mensajes en los documentos.

El resultado de la determinación de mensajes puede verificarse mediante un análisis de determinación en la pantalla de resumen. Para ello, en la transacción ME21N o en la aplicación Crear pedido - Avanzado, por ejemplo, seleccione Mensajes y, a continuación, Análisis de determinación.

Se obtiene un resumen correspondiente a todas las clases de mensaje posibles. Obtiene una lista que indica para qué clases de condición y secuencias de acceso el sistema ha encontrado registros de condición. Si selecciona dicha secuencia de acceso, podrá ver los valores de campo para los que se ha encontrado un registro de condición.

Las tablas de condiciones contienen combinaciones de campos para las que desea crear registros de mensajes. Es decir, las tablas de condiciones representan las combinaciones de criterios según las que desea controlar la emisión de mensajes.

Por ejemplo, la tabla de condiciones 025 contiene los campos Clase de documento de compras, Organización de compras y Proveedor. Esto significa que puede crear diferentes registros de mensajes para cada combinación de clase de documento/organización de compras/proveedor. Como un registro de mensajes contiene datos como, por ejemplo, el medio de salida (impresión, correo electrónico, fax, etc.) o la hora de salida (inmediatamente, por pedido, etc.), para cada combinación de clase de documento/organización de compras/proveedor, puede decidir el medio y la hora de envío de mensajes.

SAP S/4HANA contiene algunas tablas de condiciones estándar. Además, puede definir otros criterios para la determinación de mensajes en Customizing. Cuando crea tablas de condiciones, selecciona criterios de influencia (como el grupo de compras o la sociedad) en un catálogo de campos.

Como la determinación de mensajes tiene lugar a nivel de la cabecera del documento de compras, solo podrá incluir los campos de la cabecera de documento en las tablas de condiciones. La determinación de mensajes mediante los campos de la posición de documento, por ejemplo, el centro, no es posible directamente. No directamente significa que puede tener interlocutores comerciales con determinadas funciones de interlocutor a nivel de cabecera que dependen del surtido parcial de centro o proveedor que se incluye en la posición. Si tiene registros de mensajes para estas funciones de interlocutor, puede transmitir mensajes a los interlocutores correspondientes.

Las tablas de condiciones contienen diferentes combinaciones de claves. En la secuencia de acceso, asigna las tablas de condiciones y la secuencia en la que el sistema lee las tablas para determinar un registro de mensajes válido.

Se asigna una secuencia de acceso a una clase de mensaje. Esto significa que una vez que el sistema ha determinado una clase de mensaje mediante el esquema de mensajes durante la creación del pedido, la secuencia de acceso se obtiene de esta clase de mensaje.

En el ejemplo de la figura anterior (secuencia de acceso Z1), el sistema busca primero una condición de mensaje adecuada para la combinación de organización de compras/proveedor y, a continuación, busca la clase de documento.

En SAP S/4HANA, una clase de mensaje es una clave que describe un tipo específico de salida (en compras, principalmente mensajes a proveedores, por ejemplo, pedidos, confirmaciones de pedido y recordatorios). La actualización de las clases de mensaje permite:

• Asignar secuencias de acceso

• Fijar funciones de interlocutor para diferentes destinatarios, por ejemplo, proveedor, dirección de pedido o centro suministrador

• Asignar programa y formas de tratamiento, dependiendo del medio de salida

En el control detallado, define para qué tipo de transacciones de impresión está planeada la clase de mensaje: por ejemplo, para una nueva impresión o una impresión de modificaciones.

El sistema solo procesa clases de mensaje asignados al esquema de mensaje de una categoría de compra.

Las clases de mensaje estándar se suministran para cada documento de compras, por ejemplo, NUEVO es la clase de mensaje estándar para la salida de un pedido (impresión nueva y de modificaciones).

Crea registros de mensajes (registros de condición) para las distintas clases de mensaje en el menú de aplicación.

Los registros de mensajes pueden crearse según una combinación de teclas. La combinación de teclas corresponde a la secuencia de acceso en Customizing.

El gráfico del menú Compras muestra la imagen inicial para la actualización de registros de condición de mensajes.

En un registro de condición, especifica los siguientes parámetros:

• Función de interlocutor
• Medio de envío
• Hora de envío

El sistema propone los valores por defecto de la clase de mensaje en Customizing.

Con el medio de envío Impresión, puede registrar un dispositivo de salida y la cantidad deseada de mensajes.

Con el medio de envío Envío externo, se puede almacenar una estrategia de comunicaciones.

Si no desea asignar las impresoras para los compradores individuales en la actividad de Customizing, también puede asignar el parámetro de impresión S (valores por defecto del usuario) a la clase de mensaje en las compras (véase la nota SAP 306385).

Una vez que se conocen el dispositivo de salida y la clase de mensaje, el sistema puede determinar el formulario de impresión. El formulario de impresión solo se puede decidir si se conoce el dispositivo ya que la información para la disposición en una transmisión de intercambio electrónico de datos (EDI) difiere significativamente de la impresión, por ejemplo, de un pedido. Asigne el programa de edición y los formularios de impresión a las clases de mensajes para cada medio de envío en Customizing.

En un documento de compras que ya ha enviado al proveedor, si modifica los campos que son relevantes para una impresión de modificaciones, el sistema genera un nuevo mensaje para informar al interlocutor comercial de estas modificaciones.

Para cada categoría de compras, en el Customizing de los esquemas de mensajes, puede especificar que se va a desencadenar un nuevo proceso de determinación de mensajes cuando se genera una impresión de una modificación.

Por lo tanto, puede especificar por ejemplo que los nuevos pedidos deben imprimirse (porque deben firmarse), mientras que las modificaciones deben enviarse por correo electrónico.

(En Customizing, en Gestión de materiales→Compras→Mensajes→Control de salida→Clases de mensajes y, a continuación, Actualizar clases de mensaje <Categoría de documento>)

• Caso 1 – El indicador no está activado.

  NO PUEDE utilizar diferentes clases de mensajes para las transacciones de impresión Nuevo y Modificar. Debe asignar la clase de mensaje NEU para las transacciones de impresión 1 y 2 (Nuevo y Modificar) de la actividad Actualizar clases de mensaje→Control detallado.

  Una vez que modifica manualmente los parámetros de salida en las nuevas impresiones determinadas por la función de la determinación de mensajes, el sistema utilizará los valores modificados en la impresión de modificaciones.

• Caso 2 – El indicador está activado.

  Si el indicador está activado, se pueden utilizar diferentes clases de mensajes para las transacciones de impresión Nuevo y Modificar.

  En Actualizar clases de mensaje→Control detallado, puede especificar que la clase de mensaje NEU se va a utilizar en la transacción de impresión Nuevo y la clase de mensaje ZAEN en Modificar.

Para las clases de mensajes NEU y ZAEN, se pueden introducir diferentes dispositivos y horas en los registros de condición.