Utilisation des espaces de travail

Les espaces de travail font partie intégrante de SAP Build Work Zone, servant d'environnements collaboratifs qui améliorent considérablement la productivité et la synergie de l'équipe. Ils offrent une conception flexible et intègrent divers outils et applications pour rationaliser les processus de travail, collecter des données et partager les meilleures pratiques. Les espaces de travail permettent une communication et une interaction fluides entre les collègues et les équipes, favorisant un lieu de travail connecté et efficace.

La création d'espace de travail peut être activée pour tous les utilisateurs internes ou restreinte aux administrateurs. La gestion des espaces de travail est ensuite disponible pour tous les utilisateurs internes affectés en tant qu'administrateurs d'espace de travail.

Les espaces de travail servent de nombreux objectifs différents et permettent aux membres et aux administrateurs de :

• Ajouter du contenu : incorporez divers types de contenu pour prendre en charge les processus de travail.
• Utiliser les outils de planification : utilisez des outils pour la planification et la coordination des projets.
• Intégrer des applications : ajoutez des applications de gestion, des cartes et des widgets pour bénéficier de fonctionnalités améliorées.
• Publier une communication : créez des billets de blog, des pages wiki et des liens pour le partage d'informations.

Pour participer activement à un espace de travail et y contribuer, les individus doivent le rejoindre en tant que membres. Au sein de ces espaces de travail, les membres peuvent communiquer via des flux ou des forums et utiliser des pages de travail pour diffuser des informations et du contenu. Sinon, la consommation de contenu des espaces de travail peut également être activée pour les "non-membres" si nécessaire, en particulier si les cas d'utilisation de l'espace de travail sont de nature moins collaborative, par exemple en l'utilisant comme référentiel pour les documents RH en libre-service.

Pour rationaliser la configuration d’un nouvel espace de travail, SAP Build Work Zone propose des modèles d’espace de travail. Ces modèles fournissent un Workspace complet avec un contenu générique et une structure prédéfinie, optimisée pour des scénarios de gestion spécifiques.

Les membres ont la possibilité de créer des espaces de travail (publics ou privés) en les sélectionnant à partir de modèles prédéfinis ou en commençant sans modèle. Cette flexibilité permet de créer des espaces de travail adaptés à des besoins et des objectifs spécifiques.

Pour des exigences plus personnalisées, les administrateurs d'espace de travail peuvent créer des modèles personnalisés via la console d'administration. Cette option permet de créer des espaces de travail uniques qui répondent aux processus de gestion spécialisés ou aux besoins de collaboration. Les packages de contenu, qui seront abordés plus en détail plus loin dans ce cours, peuvent également inclure ces modèles personnalisés.

SAP Build Work Zone fournit un environnement flexible pour la collaboration, offrant deux types principaux d'espaces de travail : Public et Privé. Chaque type est conçu pour répondre à différents niveaux d'accessibilité et de découverte, garantissant que la collaboration peut être adaptée aux besoins de l'organisation, qu'il s'agisse d'utilisateurs internes ou externes.

• Accessibilité : les espaces de travail publics peuvent être rendus accessibles aux utilisateurs internes et externes, et pas seulement aux utilisateurs à accès complet au sein de l'entreprise. Cette ouverture permet un plus large éventail de collaboration, permettant d’inclure des partenaires ou des clients dans des projets ou des discussions spécifiques.
• Découverte : ces espaces de travail et leur contenu sont accessibles via l'outil de recherche globale ou en parcourant le référentiel de l'espace de travail, ce qui facilite l'accès pour les utilisateurs autorisés.
• Remarque : Lorsque des espaces de travail publics sont ouverts à des utilisateurs externes, SAP Build Work Zone affiche en évidence un avertissement dédié sur tous les écrans de l’espace de travail. Cela sert de rappel constant de l'accessibilité de l'espace de travail aux utilisateurs extérieurs à l'organisation, ce qui permet de maintenir la sensibilisation et de gérer le partage d'informations sensibles de manière appropriée.

• Accessibilité : l'entrée dans les espaces de travail privés se fait strictement par invitation ou affectation de liste d'utilisateurs, ce qui garantit que l'accès reste exclusif à un groupe sélectionné de membres, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation. Cette restriction est cruciale pour préserver la confidentialité des projets ou des discussions sensibles.
• Discovery : les espaces de travail privés ne sont pas visibles dans les résultats de la recherche globale ou dans le référentiel d'espace de travail pour les non-membres, ce qui préserve leur confidentialité. Cependant, les administrateurs d'espace de travail ont la possibilité d'activer la découverte, ce qui permet une visibilité contrôlée du titre et de la description de l'espace de travail.
• Remarque : comme pour les espaces de travail publics, lorsque les utilisateurs externes ont accès à un espace de travail privé, un avertissement dédié est mis en évidence. Cette fonctionnalité souligne l'importance de la discrétion et de la gestion attentive de l'accès à ces zones exclusives, en veillant à ce que tous les participants soient conscients de la nature restreinte et sensible de l'espace de travail.

Outre la distinction entre espaces de travail publics et privés, SAP Build Work Zone, éditions avancées propose également une fonctionnalité personnalisée appelée "Mon espace de travail". Cet espace unique est conçu pour servir de tableau de bord personnel pour chaque utilisateur, fournissant un emplacement centralisé pour la gestion et l'accès aux tâches, applications et contenus individuels adaptés spécifiquement à son travail et à ses préférences.

"Mon espace de travail" est une zone centrée sur l'utilisateur qui devient automatiquement disponible pour tous les utilisateurs dans SAP Build Work Zone. Il offre un environnement personnalisable dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter, organiser et accéder aux outils et informations les plus pertinents pour leurs activités et projets quotidiens. Cet espace de travail personnalisé améliore la productivité en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour naviguer dans différentes parties de la plateforme afin de trouver les ressources nécessaires.

La classification des espaces de travail en catégories publiques et privées dans SAP Build Work Zone permet aux organisations de gérer efficacement la collaboration, en équilibrant ouverture et confidentialité en fonction des besoins du projet. La conception de la plateforme pour accueillir les utilisateurs internes et externes, associée à des avertissements clairs lorsque des utilisateurs externes sont impliqués, garantit que toute la collaboration au sein de SAP Build Work Zone est menée avec un niveau de sécurité et de sensibilisation approprié.

Outre les pages de travail comme face centrale de la structuration et de la conception du contenu d'un espace de travail, il existe également de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent être activées de manière facultative par un administrateur d'espace de travail.

La section Mises à jour du flux est essentielle pour les espaces de travail où l'interaction utilisateur et les mises à jour en temps opportun sont cruciales. Cette fonctionnalité fournit une vue chronologique des commentaires, des publications et d'autres actions utilisateur, favorisant ainsi une communauté active et engagée dans l'espace de travail. C'est un excellent outil pour tenir les membres informés et encourager un dialogue continu.

La gestion de l'accès à l'espace de travail est rationalisée via la section Adhésion. Les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres, accorder des droits d'administrateur et superviser l'appartenance à l'espace de travail. Cette fonctionnalité garantit que l'accès à l'espace de travail est contrôlé avec soin, en adéquation avec les besoins du projet et en maintenant la sécurité.

Pour améliorer l'engagement des utilisateurs et la découverte de contenu, la section Recommandations met en évidence les tendances ou le contenu recommandé dans l'espace de travail. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à explorer les informations et ressources pertinentes, améliorant ainsi l'expérience de leur espace de travail et leur base de connaissances.

Pour les projets complexes nécessitant des couches d'organisation supplémentaires, la section Sous-espaces de travail permet de créer des espaces de travail imbriqués. Cette fonctionnalité prend en charge un niveau de sous-espaces de travail, chacun avec une appartenance indépendante, du contenu et un contrôle des fonctionnalités, offrant une flexibilité inégalée dans la structuration du contenu et la gestion des accès. Pour accéder à un sous-espace de travail, l'utilisateur doit cependant être membre de l'espace de travail principal.

La section Contenu est essentielle pour organiser et gérer des informations détaillées, des vidéos d'instruction, des présentations, etc. Elle prend en charge la création de dossiers pour le regroupement de contenu et l'organisation, avec la possibilité de charger du contenu en masse via des fichiers zip. Des dossiers privés peuvent être créés pour le partage de contenu exclusif, ce qui en fait un outil polyvalent pour la gestion du contenu dans l'espace de travail. Le contenu peut être intégré facilement aux pages de travail via le widget de contenu, ce qui facilite l’accès et la référence.

La section Événements améliore la collaboration de l'espace de travail en fournissant une vue de calendrier des événements en cours et à venir, tels que des webinaires ou des réunions. Les membres peuvent personnaliser leur vue (jour, semaine, liste), définir des préférences telles que le fuseau horaire et le premier jour de la semaine, et ajouter ou importer des événements, ce qui en fait un outil inestimable pour la planification et la coordination des événements.

Pour les espaces de travail axés sur le partage des connaissances, la section Base de connaissances permet aux membres de créer et de stocker des articles. Cette approche basée sur des formulaires de la création de contenu la distingue de la section de contenu plus centrée sur le chargement, fournissant ainsi un moyen structuré de diffuser les connaissances dans l'espace de travail. Si cette option est désactivée, les articles publiés précédemment ne seront plus visibles, garantissant ainsi la pertinence et l’exactitude du contenu.

Offrant une plateforme plus structurée pour des discussions détaillées, la section Forum soutient la création de pages de questions et réponses, de discussions sur des idées ou des sujets. Il est conçu pour une interaction approfondie, en complément de la section Mises à jour de flux plus dynamiques en fournissant un espace pour des discussions plus détaillées et ciblées.

Pour discuter d'idées avec les membres de votre espace de travail ou pour leur poser des questions et trouver des solutions ensemble, vous pouvez utiliser les forums. Les forums structurent vos échanges d'idées et deviennent une base de connaissances où vous pourrez rechercher ultérieurement des sujets qui ont déjà été discutés ou des questions qui ont déjà reçu des réponses.

Il existe différents types de forums à des fins différentes. L'administrateur de votre espace de travail définit lesquels des types de forum suivants sont activés pour l'espace de travail :

• Questions
• Idées
• Discussions

La section des tâches introduit la gestion collaborative des tâches dans l'espace de travail, en répertoriant les tâches en cours, en retard et terminées. Cette fonctionnalité est inestimable pour la planification de projet, l'organisation d'événements et le suivi de l'avancement, garantissant ainsi que tous les membres sont alignés et informés des tâches en cours. Les tâches au niveau de l'espace de travail peuvent également être mises à disposition dans SAP Task Center si l'intégration est configurée.