Saldenvalidierungsregeln verwalten

Der Abschnitt Allgemeine Informationen bestimmt, wie die Regel funktioniert und enthält die folgenden Felder:

• Regel-ID – ein identifizierender Name für die Regel, der bis zu 10 Zeichen lang sein kann. Dieser darf nicht mit dem Buchstaben "S" beginnen, da es sich hierbei um einen reservierten Namensraum für von SAP ausgelieferte Positionen handelt.
• Kurz-/Langbeschreibung – eine aussagekräftige Beschreibung zur Identifizierung des Konzepts der Regel. Die Kurzbeschreibung kann bis zu 40 Zeichen und die Langbeschreibung bis zu 120 Zeichen lang sein.
• Datenquelle – in diesem Feld werden die Informationen aus dem Rechnungswesen abgerufen und standardmäßig in das Rechnungswesen übernommen. Die andere Möglichkeit ist das Konzernberichtswesen. Dieser Kurs konzentriert sich nur auf die Buchhaltungsdatenquelle.
• Gruppieren-nach-Felder – Dieses Feld bestimmt, wie die Daten auf der Detailseite des Validierungsergebnisses angeordnet sind. Sie können bis zu sechs verschiedene Gruppierungskriterien haben. Die Gruppierungen werden nacheinander angewendet und nur das zuletzt angegebene Feld wird validiert.
• Toleranz – definiert den akzeptablen Wert und/oder Prozentsatz. Die Währung kann hier definiert werden, so dass bei der Validierung alle Werte in der gewählten Währung angezeigt werden können.
• Keine Daten verarbeiten als – Wie ist das Fehlen von Daten, die vom System angezeigt werden müssen. Die Optionen sind Erfolg mit Warnung, Fehlgeschlagen oder Null.
• Kontrollstufe - Geben Sie an, ob das Nichtbestehen der Regel im Validierungsergebnis zulässig ist. Die möglichen Werte sind Fehler, Warnung und Information.
• Kommentare erforderlich – Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Kommentare erforderlich sind, um weitere Erläuterungen auf der Detailseite der Validierungsergebnis-App bereitzustellen.

Der Abschnitt Regelausdruck gibt an, wie wir die zu vergleichenden Daten berechnen, die als linke Formel bezeichnet werden, und die Referenzdaten, mit denen wir sie vergleichen möchten, die als rechte Formel bezeichnet werden. Der Bereich zwischen den linken und rechten Formeln wird als Vergleichsoperator bezeichnet und bestimmt, wie diese beiden Formeln verglichen werden. Er enthält Operatoren wie Größer als, Kleiner als oder gleich, Ungleich usw.

Der Operandenausdruckseditor ist das Tool, mit dem die Formelfelder gefüllt werden. Sobald die Regel angelegt wurde, muss sie gesichert und aktiviert werden, bevor sie verwendet werden kann.

Es gibt einige Einschränkungen, die beim Anlegen von Ausdrücken berücksichtigt werden müssen. Wenn Sie einen Filter basierend auf Sachkonten definieren, können Sie die Bilanz/GuV-Strukturknoten, die die folgenden Positionen enthalten, nicht verwenden.

• Spezielle Knoten wie Bilanzergebnis: Verlust, Bilanzergebnis: Gewinn und GuV-Ergebnis
• Knoten, die auf Wechselknoten anderer Bilanz/GuV-Strukturknoten gesetzt sind
• Doppelte Sachkonten aufgrund von Einstellungen wie Wechselknoten, Bankkontogruppierung und Umgliederungsschrittweite
• Funktionsbereiche

Dies liegt daran, dass diese Knoten eine spezielle Berechnungslogik enthalten, die im Validierungslauf noch nicht unterstützt wird. Sie können andere Bilanz/GuV-Strukturknoten oder Knoten aus Sachkontenhierarchien verwenden.

Um mit dem Anlegen einer Regel zu beginnen, rufen Sie die Anwendung Saldenvalidierungsregeln und -gruppen verwalten auf. Mit dieser Anwendung werden sowohl Saldenvalidierungsregeln als auch Saldenvalidierungsgruppen angelegt. Saldenvalidierungsgruppen werden später in diesem Kurs behandelt. Sehen wir uns vorerst an, wie wir eine Basisregel anlegen können.

Wenn Sie sich den Tab Regeln ansehen, können Sie auf „Anlegen" klicken und den Regeltyp auswählen, den Sie erstellen. Wir werden uns vorerst auf eine Basisregel konzentrieren.

Um eine Basisregel zu simulieren, müssen Sie sich auf dem Detailbild der Regel befinden, indem Sie den Navigationspfeil am Ende der Zeile wählen. Über Simulieren können Sie den Prozess starten.

Sie müssen die relevanten Kriterien für die zu analysierenden Daten angeben, z.B. Buchungskreis, Kostenstelle, Profitcenter, Ledger, Währung, Geschäftsperiode und Jahr.

1. Navigieren Sie zum Detailbild:
   • Klicken Sie auf den Navigationspfeil am Ende der Zeile, um zum Detailbild der Regel zu gelangen, die Sie simulieren möchten.
2. Starten Sie den Simulationsprozess:
   • Wählen Sie "Simulieren".
3. Geben Sie die relevanten Kriterien an:
   • Geben Sie den Buchungskreis ein.
   • Geben Sie die Kostenstelle ein.
   • Geben Sie das Profitcenter ein.
   • Geben Sie das Ledger ein.
   • Geben Sie die Währung ein.
   • Geben Sie die Geschäftsperiode ein.
   • Jahr eingeben

In der nächsten Übung haben Sie die Möglichkeit, eine Basisregel selbst zu simulieren. Führen Sie die Schritte aus, um die Regel zu testen und sicherzustellen, dass sie wie erwartet ausgeführt wird.

Max verfügt nun über Kenntnisse der Basisregeln für die Saldenvalidierung und möchte sich mit zusammengesetzten Regeln vertraut machen.

Zusammengesetzte Regeln bestehen aus Basisregeln, die durch logische Operatoren wie AND, OR und NOT verbunden sind. In diesem Fall unterscheidet sich die Validierung von der Basisregel, da sie zwei verschiedene Regeln vergleicht. Das Ergebnis kann entweder TRUE oder FALSE sein. Wenn dies der Fall ist, bedeutet dies, dass die Validierung erfolgreich ist. Wenn er nicht wahr (oder falsch) ist, weist dies auf einen Validierungsfehler hin.

Beispielsweise sollte bei der Buchung von Rückstellungen ein Eintrag auf dem Konto für Rückstellungsverbindlichkeiten und auf dem Aufwandskonto für Rückstellungen vorhanden sein. Sie können einzelne Regeln anlegen, die prüfen, ob der Rückstellungsbetrag nicht null ist und dass die Rückstellungskosten nicht null sind. Um dann zu ermitteln, dass die Salden gültig sind, legen Sie eine zusammengesetzte Regel an, die validiert, dass beide Einzelregeln wahr sind.

Ähnlich wie die Basisregel enthält eine zusammengesetzte Regel zwei Hauptabschnitte, Allgemeine Informationen und Regelausdruck, und einen Abschnitt Referenzlink, um eine externe Dokumentation zu verbinden. Die Felder sind jedoch aufgrund der Art und Weise, wie die Regeln angelegt werden, limitierter.