Gestión de reglas de validación de saldos

La sección Información general determina cómo funciona la regla y contiene los siguientes campos:

• ID de regla: un nombre de identificación para la regla que puede tener hasta 10 caracteres. Esto no puede empezar con la letra "S", ya que se trata de un área de nombres reservada para las posiciones suministradas por SAP.
• Descripción breve/larga: una descripción significativa para identificar el concepto de la regla. La descripción breve puede tener hasta 40 caracteres y la descripción larga puede tener hasta 120 caracteres.
• Fuente de datos: este campo es de donde proviene la información y se establece por defecto en Contabilidad. La otra posibilidad son los informes de grupo. Este curso se centra solo en la fuente de datos de contabilidad.
• Campos Agrupar por: este campo determina cómo se organizan los datos en la página de detalles del resultado de validación. Puede tener hasta seis criterios de agrupación diferentes. Las agrupaciones se aplican una tras otra y solo se valida el último campo especificado.
• Tolerancia: define el valor aceptable y/o el porcentaje. La moneda se puede definir aquí para que, durante la validación, todos los valores se puedan visualizar en la moneda seleccionada.
• No procesar datos como: ¿cómo es la ausencia de datos que debe visualizar el sistema? Las opciones son Éxito con advertencia, Fallido o Cero.
• Nivel de control: especifique si el fallo al aprobar la regla es aceptable en el resultado de la validación. Los valores posibles son Error, Advertencia e Información.
• Comentarios necesarios: marque esta casilla de selección si los comentarios son necesarios para proporcionar más explicaciones en la página detallada de la aplicación de resultados de validación.

La sección Expresión de regla especifica cómo calculamos los datos que queremos comparar, conocida como Fórmula izquierda, y los datos de referencia con los que queremos compararlos, denominados Fórmula derecha. El área entre las fórmulas izquierda y derecha se denomina Operador de comparación y determina cómo se comparan estas dos fórmulas. Incluye operadores como Mayor que, Menor que o Igual a, No igual a, etc.

El Editor de expresiones de operando es la herramienta que se utiliza para rellenar los cuadros de fórmulas. Una vez creada la regla, debe guardarse y activarse antes de poder utilizarla.

Hay algunas restricciones que deben abordarse al crear expresiones. Al definir un filtro basado en cuentas de mayor, no puede utilizar los nodos de estructura de balance/PyG que contienen las siguientes posiciones.

• Nodos especiales como Resultado neto: Pérdida, Resultado neto: Resultado de beneficios y Resultado de PyG
• Nodos que se fijan en nodos de cambio de signo de otros nodos de estructura de balance/PyG
• Cuentas de mayor duplicadas debido a opciones como nodo de cambio de signo, agrupación de cuentas bancarias e incremento de reclasificación
• Áreas funcionales

Esto se debe a que estos nodos contienen una lógica de cálculo especial que aún no se admite en la ejecución de validación. Puede utilizar otros nodos de estructura de balance/PyG o nodos de jerarquías de cuentas de mayor.

Para empezar a crear una regla, acceda a la aplicación Gestión de reglas y grupos de validación de saldos. Esta aplicación se utiliza para crear reglas y grupos de validación de saldos. Analizaremos los grupos de validación de saldos más adelante en este curso. Por ahora, veamos cómo podemos crear una regla básica.

Al ver la pestaña Reglas, puede hacer clic en Crear y seleccionar el tipo de regla que está creando. Por ahora nos centraremos en una regla básica.

Para simular una regla básica, debe estar en la pantalla detallada de la regla seleccionando la flecha Navegación al final de la fila. Seleccionando Simular, puede iniciar el proceso.

Deberá especificar los criterios relevantes para los datos que se van a analizar, como la sociedad, el centro de coste, el centro de beneficio, el ledger, la moneda, el período contable y el año.

1. Navegue a la pantalla detallada:
   • Haga clic en la flecha Navegación al final de la fila para ir a la pantalla detallada de la regla que desea simular.
2. Inicie el proceso de simulación:
   • Haga clic en el botón "Simular".
3. Especifique los criterios relevantes:
   • Introduzca la sociedad.
   • Introduzca el Centro de coste.
   • Introduzca el Centro de beneficio.
   • Introduzca el ledger.
   • Introduzca la moneda.
   • Introduzca el período contable.
   • Introducir el año

En el próximo ejercicio, tendrá la oportunidad de simular una regla básica usted mismo. Siga los pasos para probar la regla y asegurarse de que funciona como se esperaba.

Max ahora comprende las reglas básicas para la validación de saldos y desea conocer las reglas compuestas.

Las reglas compuestas se componen de reglas básicas conectadas por operadores lógicos como AND, OR y NOT. En este caso, la validación es diferente de la regla básica, ya que compara 2 reglas diferentes. El resultado puede ser VERDADERO o FALSO. Si es cierto, significa que se aprueba la validación. Si no es verdadero (o falso), significa que se ha producido un error de validación.

Por ejemplo, al contabilizar provisiones, debería existir una entrada en la cuenta de obligaciones de provisiones y en la cuenta de gastos de provisiones. Puede crear reglas individuales que validen que el importe de las provisiones no sea cero y que los costes de las provisiones no sean cero. A continuación, para determinar que las declaraciones son válidas, cree una regla compuesta que valide que ambas reglas individuales sean verdaderas.

De forma similar a la regla básica, una regla compuesta contiene 2 secciones principales, Información general y Expresión de regla, y una sección Enlace de referencia para conectar cualquier documentación externa. Sin embargo, los campos son más limitados debido a cómo se crean las reglas.