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Managing Balance Validation Rules

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:

Interoperar la estructura de las reglas de validación de saldos.
Crear una regla básica para la validación de saldos
Simular reglas básicas de validación de saldo
Crear una regla compuesta para validación de saldo

Estructura de reglas de validación de saldo

Max ahora comprende los conceptos básicos de Validación de equilibrio y desea profundizar en el proceso. Max ha revisado el proceso de Validación de saldo y entiende que se deben crear reglas para analizar los datos en función de los criterios deseados. Estos criterios podrían implicar el uso de cálculos para calcular un cambio (más o menos) en un período de tiempo determinado para cosas específicas, como un centro de coste o una cuenta de mayor.

El tipo de comparación dependerá de los datos que se estén analizando. Por ejemplo, en el caso de Bike Company, Max podría analizar los gastos de la empresa a lo largo del tiempo de las siguientes maneras:

Al verificar que la desviación del centro de coste entre las cuentas de gastos operativos no supere una diferencia del 5% del mes anterior.
Observando las cuentas de mayor individuales, como los salarios de nómina, y confirmando que la disparidad no es superior al 1,5%

Para las cuentas de balance, Max simplemente puede verificar el saldo actual. Por ejemplo, si revisa un saldo de cuenta de activos fijos, es posible que desee verificar que la depreciación acumulada no sea mayor que el coste de adquisición.

Nota

Recuerde que las reglas difieren según la política de una empresa y se pueden crear directamente o importar. Por ejemplo, SAP proporciona varias reglas de muestra en la nota SAP 3322100 que se pueden ajustar para varios fines. Para obtener más información, visite SAP Support Portal https://support.sap.com/en/index.html.

Diagrama que ilustra una regla compuesta, que se forma combinando dos reglas básicas utilizando un operador lógico (AND, OR, NOT). El diagrama muestra (Regla básica 1 y Regla básica 2) conectadas por una línea de puntos al operador lógico Y que conecta con la regla básica 3. El resultado es = Verdadero o <> Verdadero.

En Validación de saldo, existen dos tipos de reglas:

Reglas básicas: estas reglas son expresiones que comparan dos fórmulas diferentes. La fórmula "izquierda" contiene los cálculos definidos por el usuario para los datos que se analizarán. La "fórmula de la derecha" contiene los datos que se utilizarán como criterio de validación.
Reglas compuestas: estas reglas se componen de Reglas básicas conectadas por operadores lógicos (AND, OR, NOT). Su validez se verifica igual o no a VERDADERO.

Reglas básicas para validación de saldo

Max ahora entiende el concepto de una regla de validación de saldo de forma más completa. Desea crear una Regla básica en el sistema basada en la información de validación que ha recibido del Controlador. Trabaja con su experto en configuración empresarial para introducir las reglas en el sistema.

Consideraciones de validación de saldo

Una vez obtenida la información de validación, es posible que se deban tener en cuenta algunos elementos:

¿Necesita grupos específicos de objetos para facilitar la creación de la regla?
¿Necesita crear una jerarquía global?
¿Qué nivel de detalle debe visualizarse? Esto puede ser a un nivel de resumen alto o detallado hasta un objeto individual, como un centro de costos, una cuenta del libro mayor, un activo, etc.

Una regla básica se compone de dos secciones principales: Información general y Expresión de regla. Además, incluye una sección Enlace de referencia adicional.

Información general: nos indica cómo funciona la regla.
Expresión de regla: especifica los cálculos para la comparación de datos.
Enlace de referencia: enlaza cualquier documentación externa relevante.

Sección Información general

La sección Información general determina cómo funciona la regla y contiene los siguientes campos:

ID de regla: un nombre de identificación para la regla que puede tener hasta 10 caracteres. Esto no puede comenzar con la letra "S", ya que se trata de un área de nombres reservada para las posiciones suministradas por SAP.
Descripción breve/larga: una descripción significativa para identificar el concepto de la regla. La descripción breve puede tener hasta 40 caracteres y la descripción larga puede tener hasta 120 caracteres.
Fuente de datos: este campo es el origen de la información y el valor predeterminado es Contabilidad. La otra posibilidad es Informes de grupo. Este curso se centra solo en la fuente de datos de contabilidad.
Campos Agrupar por: este campo determina cómo se organizan los datos en la página de detalles del resultado de la validación. Puede tener hasta seis criterios de agrupación diferentes. Las agrupaciones se aplican una tras otra y solo se valida el último campo especificado.
Tolerancia: define el valor y/o porcentaje aceptable. La moneda se puede definir aquí para que durante la validación se puedan visualizar todos los valores en la moneda seleccionada.
Procesar sin datos como: cómo es la ausencia de datos que el sistema debe visualizar. Las opciones son Éxito con advertencia, Fallido o Cero.
Nivel de control: especifique si el fallo al aprobar la regla es aceptable en el resultado de la validación. Los valores posibles son Error, Advertencia e Información.
Comentarios necesarios: marque esta casilla de selección si los comentarios son necesarios para proporcionar más explicaciones en la página de detalles de la aplicación de resultados de validación.

Sección de expresión de regla

Captura de pantalla de la pestaña Expresión de regla en una interfaz de editor de reglas, que muestra secciones para Fórmula izquierda y Fórmula derecha con menús desplegables para funciones. A continuación, el Editor de expresiones de operando incluye campos para Alias, Operando, Período, Donde y Valor, con opciones para añadir o restablecer operandos.

La sección Expresión de regla especifica cómo calculamos los datos que queremos comparar, conocidos como la fórmula izquierda, y los datos de referencia con los que queremos compararlos, denominados fórmula derecha. El área entre las fórmulas izquierda y derecha se denomina operador de comparación y determina cómo se comparan estas dos fórmulas. Incluye operadores como Mayor que, Menor que o Igual a, No es igual a, etc.

El editor de expresiones de operando es la herramienta que se utiliza para rellenar los cuadros de fórmula. Una vez creada la regla, debe guardarse y activarse antes de que se pueda utilizar.

Hay algunas restricciones que deben abordarse al crear expresiones. Al definir un filtro basado en cuentas de mayor, no puede utilizar los nodos de estructura de balance/PyG (FSV) que contienen las siguientes posiciones.

Nodos especiales como Resultado neto: Pérdida, Resultado neto: Beneficios y Resultado PyG
Nodos que están fijados en nodos de cambio de signo de otros nodos de estructura de balance/PyG
Cuentas de mayor duplicadas debido a opciones como Nodo de cambio de signo, agrupación de cuentas bancarias e incremento de reclasificación
Áreas funcionales

Esto se debe a que estos nodos contienen una lógica de cálculo especial que aún no se admite en la ejecución de validación. Puede utilizar otros nodos de estructura de balance/PyG o nodos de jerarquías de cuentas de mayor.

Creación de una regla básica

Para empezar a crear una regla, acceda a la aplicación Gestionar grupos y reglas de validación de saldo. Esta aplicación se utiliza para crear reglas y grupos de validación de saldos. Analizaremos los Grupos de validación de saldos más adelante en este curso. Por ahora, veamos cómo podemos crear una regla básica.

Al consultar la pestaña Reglas, puede hacer clic en Crear y seleccionar el tipo de regla que está creando. Nos centraremos en una regla básica por ahora.

Crear una regla básica de validación de saldo

Se le ha pedido que cree una regla básica de validación de saldos que analice los valores del centro de coste entre el mes actual y el mes anterior. En un ejercicio anterior, utilizó la aplicación Gestionar jerarquías globales para crear este grupo de centros de coste identificados como BVCCH###. La regla debe determinar que el importe en cada uno de los centros de coste no es superior al 120% del período anterior.

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Simulación de regla básica de validación de saldo

Max ha creado una Regla básica, pero debe probar la regla para asegurarse de que funciona como se esperaba. Max utiliza la funcionalidad Simular validación para la regla que acaba de crear.

Configuración de simulación de regla básica

Para simular una regla básica, debe estar en la pantalla detallada de la regla seleccionando la flecha de navegación al final de la fila. Seleccionando Simular, puede iniciar el proceso.

Deberá especificar los criterios relevantes para los datos que se analizarán, como Sociedad, Centro de coste, Centro de beneficio, Ledger, Moneda, Período contable y Ejercicio.

Navegue a la pantalla detallada:
- Haga clic en la flecha Navegación al final de la fila para ir a la pantalla de detalles de la regla que desea simular.
Inicie el proceso de simulación:
- Haga clic en el botón "Simular".
Especifique los criterios relevantes:
- Introduzca la sociedad.
- Introduzca el Centro de coste.
- Introduzca el Centro de beneficio.
- Introduzca el Ledger.
- Introduzca la Moneda.
- Introduzca el Período contable.
- Introduzca el año

En el próximo ejercicio, tendrá la oportunidad de simular una regla básica usted mismo. Siga los pasos para probar la regla y asegurarse de que funciona como se esperaba.

Simular una regla básica de validación de saldo

Ha creado una regla básica de validación de saldos y ahora desea probar esta regla para confirmar que se ha construido correctamente. Utilice la función Simulación para completar esta tarea. En preparación para la simulación, debe introducir datos en el sistema utilizando el programa Carga de asiento contable general con un archivo existente.

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Reglas compuestas para validación de saldo

Max ahora tiene una comprensión de las Reglas básicas para la validación de saldos y desea conocer las Reglas compuestas.

Las reglas compuestas se componen de reglas básicas conectadas por operadores lógicos como AND, OR y NOT. En este caso, la validación es diferente de la Regla básica, ya que compara 2 reglas diferentes. El resultado puede ser VERDADERO o FALSO. Si es verdad, eso significa que la validación se aprueba. Si no es verdadero (o falso), significa un error de validación.

Por ejemplo, al contabilizar provisiones, debería existir una entrada en la cuenta de provisión de pasivo y en la cuenta de gastos de provisiones. Puede crear reglas individuales que validen que el importe de Provisiones no sea cero y que los Costes de provisiones no sean cero. A continuación, para determinar que las declaraciones son válidas, cree una regla compuesta que valide que ambas reglas individuales sean verdaderas.

De forma similar a la regla básica, una regla compuesta contiene 2 secciones principales, Información general y Expresión de regla y una sección Enlace de referencia para conectar cualquier documentación externa. Sin embargo, los campos son más limitados debido a cómo se crean las reglas.

Captura de pantalla de una interfaz Nueva regla para crear una regla compuesta, que muestra secciones para Información general, Expresión de regla y Enlaces de referencia. La sección Expresión de regla incluye cuadros de texto para Fórmula izquierda y Fórmula derecha, con opciones para añadir reglas básicas y operadores lógicos, mientras que la sección Información general contiene campos para ID de regla, descripciones y nivel de control.

Sección Información general

La sección Información general determina cómo funciona la regla y contiene los campos:

ID de regla: un nombre de identificación que puede tener hasta 10 caracteres. Esto no puede comenzar con la letra "S".
Descripción breve/larga: una descripción significativa para identificar el concepto de la regla. La descripción breve puede tener hasta 40 caracteres y la descripción larga puede tener hasta 120 caracteres.
Nivel de control: especifique si el fallo al aprobar la regla es aceptable en el resultado de la validación.
Comentarios necesarios: Marque esta casilla de selección si los comentarios son necesarios para proporcionar más explicaciones en la página de detalles de la aplicación de resultados de validación.

Sección de expresión de regla

La sección Expresión de regla determina cómo calcular los datos que se deben comparar.

Fórmula izquierda: mostrará cómo se comparan las reglas básicas.
Fórmula derecha: es estática y siempre se fija en VERDADERO.
Operador de comparación: este es el espacio entre las fórmulas izquierda y derecha. Indica cómo comparar los datos, como "Igual a" o "No es igual a". Modifique el operador relacional si la comparación debe ser FALSE.

El editor de expresiones de operando es la herramienta que se utiliza para rellenar los cuadros de fórmula.

Nota

Es importante tener en cuenta que los operadores lógicos AND y OR tienen la misma prioridad en la fórmula y se calculan de izquierda a derecha. NO tiene una prioridad más alta. Para modificar el orden de evaluación, utilice paréntesis.

Los operadores lógicos funcionan de la siguiente manera:

AND: Devuelve un valor de TRUE si ambas reglas básicas conectadas por el operador se evalúan como TRUE.
OR – Devuelve un valor de VERDADERO si CUALQUIERA de las dos reglas básicas conectadas por el operador se evalúan como VERDADERAS
NOT – Anula la evaluación del resultado de la regla básica que sigue a este operador.

Una vez creada la regla, debe guardarse y activarse antes de que se pueda utilizar.

Creación de una regla compuesta

Para empezar a crear una regla, acceda a la aplicación Gestionar grupos y reglas de validación de saldo. Esta aplicación se utiliza para crear reglas y grupos de validación de saldos.

Al consultar la pestaña Reglas, puede hacer clic en Crear y seleccionar el tipo de regla que está creando. Ahora nos centraremos en una Regla compuesta.

Conclusiones clave

Las reglas básicas son expresiones que comparan dos fórmulas diferentes.
Las reglas compuestas se componen de reglas básicas conectadas por los operadores lógicos AND, OR, NOT. El resultado de estas reglas se considera verdadero o falso.

Crear una regla compuesta de validación de saldo

Debe crear una regla de validación de saldos que determine que si existen obligaciones de provisión, la posición de gastos también se ha introducido. Para ello, primero debe determinar si el importe anual acumulado de cada categoría no es igual a cero. Se trata de reglas básicas que otro colega ya ha introducido en el sistema. Su tarea es crear una regla compuesta de validación de saldo utilizando estas dos reglas básicas y validar que ambas posiciones sean VERDADERAS. Guarde la regla, pero no la active.

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