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Managing Balance Validation Rules

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:

Interopérez la structure des règles de validation de solde.
Création d'une règle de base pour la validation des soldes
Simuler règles de base de validation de solde
Création d'une règle combinée pour la validation de solde

Structure des règles de validation de solde

Max comprend désormais les concepts de base de la validation des soldes et souhaite approfondir le processus. Max a examiné le processus de validation de solde et comprend que des règles doivent être créées afin d'analyser les données en fonction des critères souhaités. Ces critères peuvent impliquer l'utilisation de calculs pour déterminer une modification (plus ou moins) sur une période donnée pour des éléments spécifiques, tels qu'un centre de coûts ou une comptabilité générale.

Le type de comparaison dépend des données analysées. Par exemple, dans le cas de Bike Company, Max peut analyser les dépenses de la société au fil du temps comme suit :

En vérifiant que l'écart du centre de coûts entre les comptes de charges d'exploitation ne dépasse pas un écart de 5 % par rapport au mois précédent.
En examinant les comptes généraux individuels, comme les salaires de paie, et en confirmant que la disparité n'est pas supérieure à 1,5 %

Pour les comptes de bilan, Max peut simplement vérifier le solde actuel. Par exemple, s'il vérifie le solde d'un compte d'immobilisation, il peut vouloir vérifier que l'amortissement cumulé n'est pas supérieur au coût d'acquisition.

Remarque

N'oubliez pas que les règles diffèrent en fonction de la politique d'une société et qu'elles peuvent être créées directement ou importées. Par exemple, SAP fournit plusieurs exemples de règles dans la note SAP 3322100 qui peuvent être ajustées à diverses fins. Pour plus d'informations, rendez-vous sur le SAP Support Portal à l'adresse https://support.sap.com/en/index.html.

Diagramme illustrant une règle composée, qui est formée en combinant deux règles de base à l'aide d'un opérateur logique (AND, OR, NOT). Le diagramme montre (Règle de base 1 et Règle de base 2) connecté par une ligne pointillée à l'opérateur logique ET se connectant à la Règle de base 3. Le résultat est = Vrai ou <> Vrai.

Dans la validation de solde, il existe deux types de règles :

Règles de base - Ces règles sont des expressions comparant deux formules différentes. La « formule de gauche » contient les calculs définis par l'utilisateur pour les données à analyser. La « formule de droite » contient les données à utiliser comme critère de validation.
Règles composées - Ces règles sont constituées de règles de base connectées par des opérateurs logiques (AND, OR, NOT). Leur validité est contrôlée égale ou différente de VRAI.

Règles de base pour la validation de solde

Max comprend désormais mieux le concept de règle de validation de solde. Il souhaite créer une règle de base dans le système en fonction des informations de validation qu'il a reçues du contrôleur. Il travaille avec son expert en configuration de gestion pour obtenir les règles dans le système.

Considérations relatives à la validation de solde

Une fois les informations de validation obtenues, certains éléments peuvent devoir être pris en compte :

Avez-vous besoin de groupes d'objets spécifiques pour faciliter la création de la règle ?
Avez-vous besoin de créer une hiérarchie globale ?
Quel niveau de détail doit être affiché ? Cela peut se faire à un niveau de synthèse élevé ou détaillé jusqu'à un objet individuel tel qu'un centre de coûts, un compte général, une immobilisation, etc.

Une règle de base se compose de deux sections principales : Informations générales et Expression de règle. En outre, il inclut une section Lien de référence supplémentaire.

Informations générales : nous indique le fonctionnement de la règle.
Expression de règle - spécifie les calculs pour la comparaison de données.
Lien de référence - relie toute documentation externe pertinente.

Section Informations générales

La section Informations générales détermine le mode de fonctionnement de la règle et contient les zones suivantes :

« Rule ID » (ID de règle) : nom d'identification de la règle pouvant comporter jusqu'à 10 caractères. Il ne peut pas commencer par la lettre "S" car il s'agit d'un espace nom réservé pour les postes fournis par SAP.
Description synthétique/Texte descriptif : description explicite permettant d'identifier le concept de la règle. La description synthétique peut comporter jusqu'à 40 caractères et la description longue jusqu'à 120 caractères.
Source de données : cette zone indique d'où proviennent les informations et est définie par défaut sur Comptabilité. L'autre possibilité est Reporting du groupe. Ce cours se concentre uniquement sur la source de données de comptabilité.
Zones Regrouper par : cette zone détermine la manière dont les données sont organisées sur la page de détails du résultat de la validation. Vous pouvez avoir jusqu'à six critères de regroupement différents. Les regroupements sont appliqués l'un après l'autre et seul le dernier champ spécifié est validé.
Tolérance : définit la valeur acceptable et/ou le pourcentage. La devise peut être définie ici de sorte que, lors de la validation, toutes les valeurs puissent être affichées dans la devise sélectionnée.
« Process No Data As » (Ne traiter aucune donnée en tant que) : comment est l'absence de données à afficher par le système. Les options sont Réussite avec avertissement, Échec ou Zéro.
Niveau de contrôle : indiquez si l'échec de l'exécution de la règle est acceptable dans le résultat de la validation. Les valeurs possibles sont Erreur, Avertissement et Informations.
Commentaires requis : cochez cette case si des commentaires sont nécessaires pour fournir des explications supplémentaires sur la page de détails de l'application de résultat de validation.

Section Expression de règle

Capture d'écran de l'onglet Expression de règle dans une interface d'éditeur de règles, affichant les sections Formule de gauche et Formule de droite avec des menus déroulants pour les fonctions. Ci-dessous, l' Éditeur d'expressions d'opérande inclut des champs pour Alias, Opérande, Période, Où et Valeur, avec des options permettant d'ajouter ou de réinitialiser des opérandes.

La section Expression de règle indique comment nous calculons les données que nous voulons comparer, connues sous le nom de Formule de gauche, et les données de référence avec lesquelles nous voulons les comparer, appelées Formule de droite. La zone entre les formules de gauche et de droite est appelée Opérateur de comparaison et détermine comment ces deux formules sont comparées. Elle inclut des opérateurs tels que Supérieur à, Inférieur ou égal à, N'est pas égal à, etc.

L'éditeur d'expressions d'opérande est l'outil utilisé pour remplir les zones de formule. Une fois la règle créée, elle doit être sauvegardée et activée avant de pouvoir être utilisée.

Il existe quelques restrictions qui doivent être traitées lors de la création d'expressions. Lors de la définition d'un filtre basé sur les comptes généraux, vous ne pouvez pas utiliser les nœuds de structure du bilan/compte de résultat qui contiennent les postes suivants.

Nœuds spéciaux tels que Résultat net : perte, Résultat net : bénéfice et Résultat du compte de résultat
Nœuds définis sur Nœuds de renvoi d'autres nœuds de structure du bilan/compte de résultat
Comptes généraux en double en raison d'options telles que le nœud de renvoi, le regroupement de comptes bancaires et l'incrément de reclassement
Domaines fonctionnels

En effet, ces nœuds contiennent une logique de calcul spéciale qui n'est pas encore prise en charge dans le cycle de validation. Vous pouvez utiliser d'autres nœuds de structure du bilan/compte de résultat ou des nœuds des hiérarchies de comptes généraux.

Création d'une règle de base

Pour commencer à créer une règle, accédez à l'application Gestion des règles et groupes de validation de solde. Cette application est utilisée pour créer à la fois des règles de validation de solde et des groupes. Nous aborderons les groupes de validation des soldes plus tard dans ce cours. Pour l'instant, voyons comment créer une règle de base.

Lorsque vous consultez l'onglet Règles, vous pouvez cliquer sur Créer et sélectionner le type de règle que vous créez. Nous allons nous concentrer sur une règle de base pour l'instant.

Créer une règle de base de validation de solde

Il vous a été demandé de créer une règle de base de validation de solde qui analyse les valeurs des centres de coûts entre le mois en cours et le mois précédent. Dans un exercice précédent, vous avez utilisé l'application Gestion des hiérarchies globales pour créer ce groupe de centres de coûts identifiés comme BVCCH###. La règle doit déterminer que le montant de chacun des centres de coûts ne dépasse pas 120 % de la période précédente.

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Simulation de règle de base de validation de solde

Max a maintenant créé une règle de base, mais il doit tester la règle pour s'assurer qu'elle fonctionne comme prévu. Max utilise la fonctionnalité Simuler validation pour la règle qu'il vient de créer.

Configuration de la simulation de règle de base

Pour simuler une règle de base, vous devez être dans l'écran de détail de la règle en cliquant sur la flèche de navigation à la fin de la ligne. En sélectionnant Simuler, vous pouvez lancer le processus.

Vous devrez indiquer les critères pertinents pour les données à analyser telles que la société, le centre de coûts, le centre de profit, le ledger, la devise, la période comptable et l'exercice.

Accédez à l'écran de détail :
- Cliquez sur la flèche de navigation à la fin de la ligne pour accéder à l'écran de détail de la règle que vous voulez simuler.
Lancez le processus de simulation :
- Cliquez sur le bouton Simuler.
Indiquez les critères pertinents :
- Saisissez la société.
- Saisissez le centre de coûts.
- Saisissez le centre de profit.
- Saisissez le ledger.
- Saisissez la devise.
- Saisissez la période comptable.
- Saisir l'année

Dans l'exercice à venir, vous aurez la possibilité de simuler vous-même une règle de base. Suivez les étapes pour tester la règle et vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu.

Simuler une règle de base de validation de solde

Vous avez créé une règle de base de validation de solde et souhaitez maintenant tester cette règle pour confirmer qu'elle est correctement créée. Utilisez la fonction Simulation pour exécuter cette tâche. Pour préparer la simulation, vous devez saisir des données dans le système à l'aide du programme Chargement des écritures au journal général avec un fichier existant.

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Règles combinées pour la validation de solde

Max comprend désormais les règles de base pour la validation de solde et souhaite acquérir des connaissances sur les règles composées.

Les règles composées sont composées de règles de base connectées par des opérateurs logiques tels que AND, OR et NOT. Dans ce cas, la validation est différente de la règle de base car elle compare deux règles différentes. Le résultat peut être VRAI ou FAUX. Si c'est vrai, cela signifie que la validation passe. Si ce n'est pas vrai (ou faux), cela indique un échec de validation.

Par exemple, lors de la comptabilisation des provisions, une entrée doit exister dans le compte de dettes de provisions et le compte de charges de provisions. Vous pouvez créer des règles individuelles qui vérifient que le montant des provisions n'est pas nul et que les coûts des provisions ne sont pas nuls. Ensuite, pour déterminer que les soldes sont valides, vous créez une règle combinée qui valide que les deux règles individuelles sont vraies.

Comme pour la règle de base, une règle composée contient 2 sections principales, Informations générales et Expression de règle et une section Lien de référence pour connecter toute documentation externe. Cependant, les zones sont plus limitées en raison de la manière dont les règles sont créées.

Capture d'écran d'une interface Nouvelle règle pour la création d'une règle combinée, affichant les sections Informations générales, Expression de règle et Liens de référence. La section Expression de règle inclut des zones de texte pour Formule de gauche et Formule de droite, avec des options permettant d'ajouter des règles de base et des opérateurs logiques, tandis que la section Informations générales contient des champs pour l'ID de règle, les descriptions et le niveau de contrôle.

Section Informations générales

La section Informations générales détermine le mode de fonctionnement de la règle et contient les zones :

ID de règle : nom d'identification pouvant comporter jusqu'à 10 caractères. Cela ne peut pas commencer par la lettre « S ».
Description synthétique/Texte descriptif : description explicite permettant d'identifier le concept de la règle. La description synthétique peut comporter jusqu'à 40 caractères et la description longue jusqu'à 120 caractères.
Niveau de contrôle - Indiquez si l'échec de l'exécution de la règle est acceptable dans le résultat de la validation.
Commentaires requis : cochez cette case si des commentaires sont nécessaires pour fournir des explications supplémentaires sur la page de détails de l'application de résultat de validation.

Section Expression de règle

Expression de règle détermine comment calculer les données à comparer.

Formule de gauche : affiche la manière dont les règles de base sont comparées.
Formule de droite - est statique et est toujours définie sur VRAI.
Opérateur de comparaison - Il s'agit de l'espace entre les formules de gauche et de droite. Il indique comment comparer les données, comme "Égal à" ou "N'est pas égal à". Modifiez l' opérateur relationnel si la comparaison doit être FALSE.

L'éditeur d'expressions d'opérande est l'outil utilisé pour remplir les zones de formule.

Remarque

Il est important de noter que les opérateurs logiques AND et OR ont la même priorité dans la formule et sont calculés de gauche à droite. N'a PAS une priorité plus élevée. Pour modifier l'ordre de l'évaluation, utilisez des parenthèses.

Les opérateurs logiques fonctionnent comme suit :

AND – Renvoie la valeur TRUE si les deux règles de base connectées par l'opérateur ont la valeur TRUE.
OR – Renvoie la valeur TRUE si l'une des deux règles de base connectées par l'opérateur donne la valeur TRUE.
NOT – Annule l'évaluation du résultat de la règle de base qui suit cet opérateur.

Une fois la règle créée, elle doit être sauvegardée et activée avant de pouvoir être utilisée.

Création d'une règle combinée

Lorsque vous consultez l'onglet Règles, vous pouvez cliquer sur Créer et sélectionner le type de règle que vous créez. Nous allons maintenant nous concentrer sur une règle composée.

Notions clés à retenir

Les règles de base sont des expressions comparant deux formules différentes.
Les règles composées comprennent des règles de base connectées par les opérateurs logiques AND, OR, NOT. Le résultat de ces règles est considéré comme vrai ou faux.

Création d'une règle combinée de validation de solde

Vous devez créer une règle de validation de solde qui détermine que, s'il existe un passif de provisions, le poste de charges a également été saisi. Pour ce faire, vous devez d'abord déterminer si le montant de l'année cumulée de chaque catégorie n'est pas égal à zéro. Il s'agit de règles de base qui ont déjà été saisies dans le système par un autre collègue. Votre tâche consiste à créer une règle combinée de validation de solde à l'aide de ces deux règles de base et à valider que les deux postes sont VRAI. Sauvegardez votre règle, mais ne l'activez pas.

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