Atualização do plano de contas

No mundo dos negócios em constante mudança, é crucial que as empresas atualizem regularmente seu plano de contas (PC) para se alinharem com as necessidades empresariais em evolução. Isso pode envolver a adição de contas do Razão novas, a modificação de atributos de conta existentes ou o ajuste ou a criação de novas estruturas do balanço/DRE.

Aqui estão alguns cenários empresariais comuns que podem solicitar modificações no plano de contas de uma empresa:

Atualizações regulares nas operações empresariais diárias: à medida que as operações diárias de sua empresa evoluem, o mesmo acontece com seu plano de contas. Em resposta a novos lançamentos contábeis em seu sistema de produção, os dados mestre da conta do Razão exigirão a adição de novas contas ou modificações às contas existentes. Por exemplo, quando os atributos de contas existentes precisam ser modificados, isso pode afetar as estruturas do balanço/DRE. A manutenção regular ajuda sua empresa a se adaptar perfeitamente às necessidades em constante mudança.

Configuração inicial do SAP S/4HANA Cloud: quando você implementa o SAP S/4HANA Cloud, a primeira tarefa da sua equipe de implementação é ajustar o plano de contas padrão (PC) fornecido pela SAP para melhor atender às suas necessidades. Esta etapa ocorre no seu sistema de desenvolvimento e é a primeira personalização efetuada no seu plano de contas.

Atualizações para novo item de escopo ou país/região: se você decidir adicionar um novo item de escopo ou expandir para um novo país ou região, seu plano de contas também deve ser atualizado. Isso garante que seus relatórios financeiros continuem a refletir com precisão suas operações empresariais.

Mudanças durante casos especiais: situações especiais, como atualizações do sistema, exigem procedimentos específicos. Seguir esses procedimentos garante que seu plano de contas permaneça preciso e completo em todos os sistemas.

O plano de contas no SAP S/4HANA Cloud é projetado de forma flexível, uma vantagem significativa. Ao personalizar e atualizar regularmente seu plano de contas, as organizações garantem que ele evolui em sincronia com seus negócios. Isso permite que as organizações mantenham relatórios financeiros exatos e abrangentes.

Nas seções a seguir, exploraremos os procedimentos para atualizar planos de contas em diferentes cenários.

Vamos começar com os fundamentos da atualização do plano de contas nos sistemas SAP S/4HANA Cloud.

Na maioria dos casos, a manutenção e atualização de um plano de contas envolve uma variedade de usuários que executam várias tarefas nos sistemas de desenvolvimento (D), teste (T) e produção (P):

• Durante a fase inicial de implementação, os especialistas em configuração tratarão das etapas de configuração no sistema D. Em seguida, as modificações são transportadas para o sistema de teste T e, em seguida, para o sistema P. É importante saber que os dados mestre da conta do Razão estão protegidos contra gravação nos sistemas T e P.

• Durante as transações comerciais diárias, os usuários da contabilidade podem acessar e utilizar as contas no plano de contas configurado no sistema P. Eles fazem isso usando os apps disponíveis no launchpad do SAP Fiori. Se forem necessárias modificações nos dados mestre da conta do Razão, eles enviam uma solicitação aos usuários autorizados responsáveis por efetuar essas modificações no sistema D. Em seguida, esses usuários autorizados implementam os ajustes necessários no sistema D. Essas modificações são depois transportadas para o sistema T para revisão e validação e, eventualmente, para o sistema P.

  Este processo garante que todas as modificações efetuadas nas contas do Razão são transportadas do sistema de desenvolvimento para o sistema produtivo. Para criar um rastreamento de auditoria para modificações em contas do Razão, você deve utilizar o app Sincronizar dados mestre da conta do Razão. Este app pode ser usado para transportar manualmente essas modificações antes de a transferência ser executada. Este app é crucial para atualizar um rastreamento de auditoria para essas modificações.

• Em determinadas situações, como durante um upgrade, os usuários com a autorização adequada podem efetuar correções emergenciais nas contas do Razão ou estruturas do balanço/DRE primeiro no sistema D. Em seguida, essas modificações podem ser transferidas manualmente para o sistema P usando o app Sincronizar dados mestre da conta do Razão.

O SAP S/4HANA Cloud ajuda a simplificar a atualização de um plano de contas (PC), fornecendo um conjunto de contas do Razão padrão e configurações relacionadas. Você pode utilizar esses recursos padrão para mapear seu plano de contas existente e até mesmo expandi-lo, se necessário, durante a implementação.

Durante a configuração do SAP S/4HANA Cloud na sua organização, é utilizado um plano de contas padrão, como YCOA. Lembre-se de que esse plano de contas padrão é um modelo universal para a solução em nuvem e pode não atender a todos os requisitos regionais ou setoriais exclusivos.

Quando chegar a hora de mapear as contas do Razão da sua organização para as contas padrão fornecidas no plano de contas fornecido, você definirá a determinação de contas durante a fase de exploração do projeto de implementação. Esta é uma parte significativa do processo de análise Fit-to-Standard. É altamente recomendável envolver um consultor financeiro experiente na preparação desse mapeamento de plano de contas e começar o mais cedo possível.

A personalização contínua do plano de contas (PC) é muito mais do que apenas uma configuração inicial. É um processo que requer atualizações regulares, incluindo a adição de novas contas do Razão (G/L) e a criação de estruturas do balanço/DRE variadas.

Os membros da equipe de contabilidade podem visualizar contas do Razão e estruturas do balanço/DRE existentes no sistema produtivo. Eles efetuam isso usando aplicações específicas do launchpad do SAP Fiori, como o app Administrar dados mestre da conta do Razão para contas do Razão e o app Administrar hierarquias globais para administrar estruturas do balanço/DRE.

No entanto, os membros da equipe de contabilidade não estão autorizados a modificar esses elementos no sistema produtivo. Quando identificam a necessidade de modificação em uma conta do Razão ou estrutura do balanço/DRE existente, ou quando existe um requisito para uma nova conta do Razão, eles devem solicitar assistência de um usuário com a autorização adequada para executar a modificação no sistema de desenvolvimento. Em seguida, o usuário autorizado implementa a modificação no sistema de desenvolvimento e carrega a mesma em um transporte em aberto.

Em seguida, as modificações são transportadas para o sistema de teste com o transporte seguinte. Se os resultados forem positivos, as modificações são transferidas para o sistema produtivo. Aí, a equipe de contabilidade pode visualizar os ajustes nas suas aplicações no launchpad do SAP Fiori.

Se for necessária uma nova conta do Razão ou estrutura do balanço/DRE, ou se você precisar modificar uma conta do Razão, estrutura do balanço/DRE ou configuração de determinação de contas existentes, deve ser seguido um procedimento específico:

Ao atualizar ou adicionar um item de escopo ou um novo país/região, existem determinadas etapas que você precisa seguir para atualizar o plano de contas (PC).

Os procedimentos padrão para atualizar um plano de contas geralmente envolvem o transporte de contas do Razão novas ou modificadas e estruturas do balanço/DRE do sistema de desenvolvimento para o sistema de teste e, por fim, para o sistema produtivo.

Mas o que acontece quando você está no meio de um upgrade do sistema ou antes da liberação do transporte para o sistema produtivo e precisa efetuar modificações com urgência? Nesses casos, está disponível um método manual alternativo para transportar essas modificações, mas esta opção só funciona para modificações já registradas no transporte em aberto atual. Isso permite que eles sejam transferidos manualmente para o sistema produtivo.

O app Sincronizar dados mestre da conta do Razão é utilizado para transferir essas modificações para o sistema produtivo. Você pode utilizá-lo para transportar modificações para os dados mestre da conta do Razão ou para uma estrutura do balanço/DRE. O app opera de forma diferente para estes dois tipos de modificações:

• Para modificações da estrutura do balanço/DRE: o app é utilizado no sistema de desenvolvimento para baixar essas modificações para um file de texto. Em seguida, você carrega o arquivo de texto usando o app nos sistemas de teste e produtivo e salva as modificações.

• Para modificações de dados mestre da conta do Razão: no sistema de desenvolvimento, é iniciada uma transferência direta para o sistema destino. Em seguida, o app é utilizado novamente nos sistemas de teste e produtivo para ativar as modificações transferidas. Embora o download e o upload de um arquivo de texto ainda seja uma opção disponível, a transferência direta é o método recomendado.

Utilizando o app Sincronizar dados mestre da conta do Razão, você garante a criação de um rastreamento de auditoria para modificações nas contas do Razão. Na verdade, usar este aplicativo é a única maneira de garantir a criação de uma trilha de auditoria para essas modificações.

Quando você tiver adicionado novos itens de escopo ou estiver ramificando para uma nova região após a sua configuração inicial, poderá ser necessário introduzir novas contas do Razão e configurações relacionadas no sistema. Em seguida, você pode executar quaisquer modificações, como renumerar as novas contas do Razão utilizando as etapas de configuração associadas.

Por exemplo, digamos que sua empresa está expandindo seus negócios para o México. Você adicionaria novas contas do Razão especificamente adaptadas às normas contábeis mexicanas em seu sistema. Em seguida, você pode renumerar essas contas do Razão para corresponderem à sua estratégia de contas global, usando as etapas de configuração dedicadas.

Além da renumeração e renomeação de contas do Razão recém-configuradas, você também pode renomear e renumerar contas do Razão existentes em seu sistema produtivo, desde que elas tenham lançamentos zero.

Para este tipo de conteúdo, todas as modificações implementadas são gravadas diretamente no transporte em aberto atual.

Para um melhor controle sobre as contas do Razão e empresas atribuídas, você utiliza a funcionalidade Status de implementação no sistema.

Esta função controla quais contas são transferidas para o sistema produtivo. Estão disponíveis três status de implementação:

• I - Em processamento
• N - Não utilizado
• P - Utilização produtiva

As contas criadas por meio da ativação de conteúdo são definidas como I por padrão. Você pode modificá-los para N ou P.

As contas com N ou I permanecem no sistema mais baixo e não estão disponíveis em sistemas superiores. Em uma estrutura de dois sistemas, essas contas só estão disponíveis no sistema de qualidade e em uma estrutura de três sistemas, somente no sistema de desenvolvimento.

Somente as contas com o status P são transportadas para o sistema produtivo. Esta função permite o controle de quais contas devem estar ativas no sistema produtivo.

Você também pode utilizar o status de implementação para remover contas indesejadas do seu sistema produtivo. Desde que não existam lançamentos, modifique o status para N ou I. As contas permanecerão no sistema mais baixo. A modificação do status para N ou I define simultaneamente um bloqueio de lançamento para a conta no sistema produtivo.