Criar grupos de status de campo

Quando você insere documentos contábeis, o SAP S/4HANA exibe vários campos. Os campos exibidos dependem da aplicação e das contas que você está utilizando. Por exemplo, ao lançar despesas, você deve especificar o centro de custo e os dados fiscais. Por outro lado, não é necessário especificar essas informações quando você lança dinheiro. O status do campo controla as informações a serem inseridas e exibidas para cada conta do Razão quando um documento contábil é processado.

Cada campo da conta do Razão deve ser definido para um dos 3 status disponíveis, que são:

• SUPORTE/OCULTAR

• ENTRADA OBRIGATÓRIA

• ENTRADA OPCIONAL

Aplicam-se algumas regras adicionais que dependem da configuração: por exemplo, as entradas no campo de imposto só são possíveis se a conta do Razão for relevante para imposto, ou a ativação da repartição de documento pode tornar a entrada do centro de lucro e os detalhes do segmento obrigatórios.

O status do campo é personalizado principalmente no nível da conta do Razão, especificamente no segmento da empresa. Isso permite que várias empresas que usam a mesma conta do Razão indiquem status de campo diferentes, específicos, que correspondem às suas necessidades individuais.

No entanto, a personalização do status do campo também pode ser determinada no nível da chave de lançamento. Isso se torna particularmente relevante ao considerar contas do livro auxiliar (AR-AP…), que carecem de um grupo de status de campo. Nesta situação, as distinções em lançamentos são alcançadas por meio de diferentes chaves de lançamento, motivo pelo qual existe um número considerável de chaves de lançamento disponíveis para contas do livro auxiliar.

Quando se trata de lançamentos em contas do Razão, essas distinções são possíveis pelos diferentes grupos de status de campo. Consequentemente, apenas duas chaves de lançamento (40—Débito e 50—Crédito) estão disponíveis para lançamentos em conta do Razão.

Assim, resulta que a personalização do grupo de status de campo pode ser determinada em vários locais dentro do sistema.

Tal como com os status de campo definidos para campos nos dados mestre de contas do Razão, o status de campo com a prioridade mais alta é aplicado pelo sistema.

São essas as prioridades:

• SUPRIMIR/OCULTAR (prioridade mais alta)

• ENTRADA OBRIGATÓRIA

• ENTRADA OPCIONAL (prioridade mais baixa)

Para cada grupo de contas do Razão, como contas de caixa ou despesas, é necessário definir claramente o status de cada campo de entrada de documento.

Por exemplo, ao inserir documentos para essas contas do Razão, deve ser feita uma escolha clara para determinar se o campo de texto é obrigatório, opcional ou suprimido/oculto. Da mesma forma, as decisões sobre os requisitos para o campo do centro de custo, sejam elas obrigatórias, opcionais ou ocultas, precisam ser tomadas quando o contador insere os documentos para contas do Razão.

O SAP S/4HANA simplifica esse processo complexo dividindo informações em status de campo "grupos" para cada grupo de contas do Razão. Esses grupos de status de campo são atribuídos às respectivas contas do Razão nos registros mestre das contas do Razão.

Para evitar erros, os grupos de status de campo são combinados para formar uma variante de status de campo. Em seguida, esta variante é atribuída à sua empresa. Uma empresa só pode utilizar uma variante de status de campo, mas a mesma variante de status de campo pode ser compartilhada por várias empresas. Não é possível efetuar lançamentos até que esta variante de status de campo tenha sido completamente definida. Normalmente, a mesma variante de status de campo é atribuída em todas as empresas, garantindo um status de campo uniforme em diferentes empresas e facilitando a atualização do sistema.

O sistema é pré-carregado com vários grupos de status de campo. É aconselhável copiar esses grupos padrão e modificá-los de acordo com suas necessidades. Considere que se um documento for lançado em uma conta do livro auxiliar, será utilizado o grupo de status do campo da conta de reconciliação. Este processo aparentemente simples, mas estruturalmente complexo, é um aspecto fundamental do gerenciamento de lançamentos contábeis no SAP S/4HANA.