Descrição de ledgers de extensão

Max foi solicitado a apoiar seus colegas no departamento de controlling. Muitas vezes, o departamento de controlling precisa modificar a forma como processa relatórios sobre as finanças da Bike Company. Normalmente, essa tarefa vem da gerência sênior da Bike Company. Eles podem solicitar modificações no agrupamento ou na realocação de números nos relatórios gerenciais. Por exemplo, eles podem precisar passar de custos de marketing para desenvolvimento de produtos. Este movimento pode ser devido a uma modificação estratégica ou a uma correção do erro de um período anterior.

Essas solicitações de modificação podem vir vários meses após a execução dos lançamentos contábeis, o que significa que o período contábil já está encerrado. Para corrigir esse problema, o departamento de controlling reabre temporariamente o período contábil para implementar as alterações solicitadas. No entanto, isso levou a erros de lançamento sendo processados no período aberto, interrompendo o departamento de contabilidade financeira.

Portanto, eles estão buscando alternativas para ganhar flexibilidade na realização de seus ajustes e, ao mesmo tempo, interromper o departamento de contabilidade financeira o mínimo possível.

Max está pensando em usar um ledger de ampliação para esses ajustes. Este é um novo conceito para ele, mas ele está ansioso para aprender. Ele está particularmente interessado no uso de ledgers no SAP S/4HANA, especialmente os recursos dos ledgers de ampliação.

Vamos nos aprofundar neste tópico junto com Max!

Max começa revisando seu conhecimento básico dos ledgers padrão no SAP S/4HANA. Ele sabe que os ledgers no SAP S/4HANA são usados principalmente para ativar a prestação de contas paralela. Mas o que é prestação de contas paralela?

A prestação de contas paralela é um processo que permite que uma empresa atualize diferentes conjuntos de registros financeiros ao mesmo tempo. Exemplos desses registros financeiros podem incluir:

• Normas Internacionais de Contabilidade (IFRS).

• Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)

• Princípios contábeis geralmente aceitos locais (GAAPs).

Um ledger é um repositório central para dados contábeis, contendo todos os lançamentos contábeis para todas as transações comerciais lançadas nele. Os ledgers formam a base para relatórios e balanços financeiros na contabilidade, uma vez que armazenam todos os dados de movimento e lançamentos contábeis relevantes.

Consequentemente, todas as definições de configuração relacionadas a uma empresa, como princípios contábeis, configurações de moeda, variantes de exercício e períodos contábeis, devem estar associadas a um ledger específico.

Um ledger que contém um conjunto completo de definições de configuração e informações de lançamento completas é chamado de ledger padrão.

Existem dois tipos de ledgers padrão:

• Ledger principal – obrigatório

• Ledgers (paralelos) não principais – Opcional

Cada sistema SAP S/4HANA deve conter pelo menos um ledger padrão, geralmente conhecido como ledger principal (por padrão, ledger 0L). Este ledger contém todas as informações críticas necessárias para lançamentos contábeis e forma uma base para quaisquer ledgers adicionais que possam ser estabelecidos para fins suplementares.

Somente um ledger pode ser marcado como ‘Ledger principal’ em um sistema. Esse ledger principal se torna obrigatório para todas as empresas nesse sistema e não pode ser desativado para uma empresa específica.

Em cada empresa, o ledger principal é configurado exatamente com as mesmas configurações aplicadas a essa empresa específica. Essas configurações incluem as moedas, a variante de exercício e a variante dos períodos contábeis.

Além do ledger principal obrigatório, as organizações podem configurar livremente um ou vários ledgers (paralelos) não principais opcionais, projetados para atender às suas necessidades específicas. Esses ledgers não principais são executados paralelamente ao ledger principal e podem ser baseados em um princípio contábil diferente, por exemplo.

Um exemplo de um ledger não principal pode ser o ledger 2L, que tem como padrão as Normas Internacionais de Contabilidade (IFRS), ou o ledger 3L, padronizando os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) usados nos Estados Unidos. Lembre-se de que cada ledger não principal deve ser ativado para cada empresa individual.

É importante considerar que os lançamentos contábeis não específicos de um determinado ledger serão registrados simultaneamente em cada ledger padrão. Isso significa que o mesmo lançamento contábil será salvo da mesma forma em todos os ledgers padrão. Isso é verdadeiro para a maioria dos lançamentos contábeis inseridos no sistema.

A vantagem desse método é que cada ledger padrão tem um conjunto completo de dados contábeis. Em seguida, este ponto de partida pode ser retrabalhado para qualquer norma contábil específica, adicionando somente alguns lançamentos contábeis de ajuste limitados ao ledger relevante. Este procedimento garante a rastreabilidade total.

No entanto, uma possível desvantagem desse método é que ter vários ledgers armazenando conjuntos completos de dados pode aumentar significativamente o tamanho do banco de dados.

O SAP S/4HANA propõe um novo tipo de ledger conhecido como ledger de ampliação.

Simplificando, o ledger de ampliação é utilizado como um ledger de ajuste ou para reorganizar valores de ledger padrão. Sua principal característica é sua capacidade de grampear seus próprios valores sobre um ledger padrão. Isso resulta em uma vantagem principal: nenhuma redundância de dados, pois obtém automaticamente todos os dados lançados em seu ledger padrão subjacente para fornecer uma síntese contábil completa.

Existem diferentes tipos de ledgers de ampliação no SAP S/4HANA, cada um aplicável a diferentes tipos de lançamentos contábeis:

1. Lançamentos contábeis padrão: este tipo de ledger contém lançamentos contábeis com números de documento reais. As entradas são permanentes e não podem ser eliminadas, mas podem ser estornadas, se necessário. Isso é benéfico para ajustes de prestação de contas paralela, ajustes de gerenciamento, ajustes de imposto, modificações de atribuição…

2. P - Partidas individuais com números técnicos (nenhuma eliminação possível): esta categoria atualiza lançamentos contábeis que só têm números técnicos e não têm números de documento contábil. Eles também não podem ser excluídos, mas podem ser estornados quando necessário. Isso é ideal para previsões, compromissos e condições estatísticas de vendas.

3. S - Partidas individuais com números técnicos (eliminações possíveis): especificamente para entradas que têm somente números técnicos, sem números de documento. No entanto, ao contrário dos outros dois tipos, essas entradas podem ser excluídas. Ele é normalmente utilizado para simulações.

4. G - Lançamentos contábeis para lançamentos de correção do Razão. Projetado especificamente para lançamentos de correção relacionados ao Razão. Você pode inserir classificações contábeis em livros auxiliares, como ativos fixos, materiais ou centros de custo. No entanto, a falta de verificações de consistência pode resultar em atribuições incompletas do ponto de vista do livro auxiliar. Além disso, este tipo de lançamento contábil não suporta nenhuma função ou reporting específico de livro auxiliar. Ele é usado para a contabilidade de base de caixa para lançamentos a serem efetuados imediatamente quando os fundos líquidos são recebidos ou desembolsados, e para o realinhamento entre áreas funcionais ou centros de lucro.

A operação de ledgers de ampliação no SAP S/4HANA apresenta várias vantagens:

1. Flexibilidade: um dos principais benefícios de um ledger de extensão é sua flexibilidade em comparação com os ledgers padrão. A criação de um novo ledger de ampliação é simples e não requer migração de dados, apenas a configuração é necessária. Isso ocorre porque o conceito de ledger de ampliação permite que ele retire automaticamente os dados históricos do ledger de base.

2. Os ledgers de ampliação não são disruptivos: ao contrário do ledger padrão, você pode ativar ou desativar o ledger de ampliação em um sistema produtivo a qualquer momento do ano sem migração de dados.

3. Reutilização de relatórios existentes: todos os relatórios compatíveis com um ledger padrão também funcionam com um ledger de ampliação. Isso é válido para os novos apps analíticos FIORI e relatórios SAP GUI clássicos.

4. Base de dados reduzida: o ledger de ampliação armazena somente valores delta (as diferenças entre avaliações), o que ajuda a reduzir a base de dados.

Além dessas vantagens, os ledgers de extensão também vêm com algumas restrições:

1. Não são permitidos lançamentos em contas de reconciliação: as contas de reconciliação de contas a receber e contas a pagar não podem ser lançadas diretamente no ledger de ampliação.

2. Falta de administração de partidas em aberto: não são permitidos lançamentos em contas do Razão com uma funcionalidade de administração de partidas em aberto no ledger de ampliação.

3. Nenhuma integração com a contabilidade do imobilizado: o ledger de ampliação não se integra à contabilidade do imobilizado. Isso significa que, se o seu caso de utilização necessitar de uma relação próxima com a contabilidade do imobilizado, o ledger de ampliação pode não ser a solução mais adequada.

4. Limitações com processos automatizados: apenas alguns processos automatizados, como alocações do Razão, trabalham com o ledger de ampliação. Se seu caso de utilização exigir uma automação mais ampla, essas limitações devem ser consideradas.

Em resumo, enquanto um ledger de ampliação oferece flexibilidade considerável, relação custo-benefício e base de dados mínima, essas restrições precisam ser consideradas ao decidir se são adequadas para casos de uso e necessidades empresariais específicos.