Erweiterungsledger beschreiben

Max wurde gebeten, seine Kollegen in der Controlling-Abteilung zu unterstützen. Die Controlling-Abteilung muss häufig den Umgang mit Berichten über die Finanzen der Bike Company ändern. Diese Aufgabe stammt in der Regel von der Geschäftsleitung der Bike Company. Sie können Änderungen bei der Gruppierung oder Neuzuordnung von Nummern in den Managementberichten anfordern. Beispielsweise müssen sie möglicherweise von den Kosten vom Marketing zur Produktentwicklung übergehen. Diese Verschiebung kann auf eine strategische Änderung oder eine Korrektur des Fehlers einer vorherigen Periode zurückzuführen sein.

Diese Änderungsanträge können mehrere Monate nach der Durchführung der Buchhaltungsbuchungen liegen, d.h. die Buchungsperiode ist bereits geschlossen. Um dieses Problem zu beheben, öffnet die Controlling-Abteilung die Buchungsperiode vorübergehend erneut, um die angeforderten Änderungen zu implementieren. Dies hat jedoch dazu geführt, dass Buchungsfehler in der offenen Periode verarbeitet wurden, was die Finanzbuchhaltungsabteilung stört.

Daher suchen sie nach Alternativen, um Flexibilität bei der Durchführung ihrer Anpassungen zu erhalten und gleichzeitig die Finanzbuchhaltungsabteilung so wenig wie möglich zu stören.

Max denkt über die Verwendung eines Erweiterungsledgers für diese Anpassungen nach. Das ist ein neues Konzept für ihn, aber er will lernen. Er ist besonders an der Verwendung von Ledgern in SAP S/4HANA interessiert, insbesondere an den Funktionen von Erweiterungsledgern.

Lassen Sie uns zusammen mit Max in dieses Thema eintauchen!

Zunächst prüft Max seine Grundkenntnisse über die Standard-Ledger in SAP S/4HANA. Er weiß, dass Ledger in SAP S/4HANA hauptsächlich zur Aktivierung der parallelen Rechnungslegung verwendet werden. Aber was ist die parallele Rechnungslegung?

Die parallele Rechnungslegung ist ein Prozess, mit dem ein Unternehmen verschiedene Finanzdatensätze gleichzeitig pflegen kann. Beispiele für diese Finanzdatensätze sind:

• International Financial Reporting Standards (IFRS).

• International Accounting Standards (IAS)

• Lokale Bilanzierungsvorschriften (GAAPs).

Ein Ledger ist ein zentrales Repository für Buchhaltungsdaten, das alle Buchungsbelege für alle Geschäftsvorfälle enthält, die darauf gebucht wurden. Ledger bilden die Grundlage für das Reporting und Bilanzen im Rechnungswesen, da sie alle relevanten Bewegungsdaten und Buchungsbelege speichern.

Folglich müssen alle Konfigurationseinstellungen, die sich auf einen Buchungskreis beziehen, z.B. Rechnungslegungsvorschriften, Währungseinstellungen, Geschäftsjahresvarianten und Buchungsperioden, mit einem bestimmten Ledger verknüpft sein.

Ein Ledger, das einen vollständigen Satz von Konfigurationseinstellungen und vollständigen Buchungsinformationen enthält, wird als Standard-Ledger bezeichnet.

Es gibt zwei Arten von Standard-Ledgern:

• Führendes Ledger – obligatorisch

• Nicht-führende (parallele) Ledger – optional

Jedes SAP-S/4HANA-System muss mindestens ein Standard-Ledger enthalten, das häufig als führendes Ledger bezeichnet wird (standardmäßig Ledger 0L). Dieses Ledger enthält alle kritischen Informationen, die für Buchhaltungsbuchungen benötigt werden, und bildet eine Grundlage für alle zusätzlichen Ledger, die für zusätzliche Zwecke eingerichtet werden können.

In einem System kann nur ein Ledger als führendes Ledger gekennzeichnet werden. Dieses führende Ledger wird für alle Unternehmen in diesem System obligatorisch und kann nicht für ein bestimmtes Unternehmen deaktiviert werden.

In jedem Buchungskreis wird das führende Ledger mit genau denselben Einstellungen konfiguriert, die auf diesen bestimmten Buchungskreis angewendet werden. Zu diesen Einstellungen gehören die Währungen, die Geschäftsjahresvariante und die Variante der Buchungsperioden.

Zusätzlich zum obligatorischen führenden Ledger können Organisationen ein oder mehrere optionale, nicht-führende (parallele) Ledger frei einrichten, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Diese nicht-führenden Ledger laufen parallel zum führenden Ledger und können z.B. auf einer anderen Rechnungslegungsvorschrift basieren.

Ein Beispiel für ein nicht-führendes Ledger ist Ledger 2L, das standardmäßig International Financial Reporting Standards (IFRS) verwendet wird, oder Ledger 3L, das standardmäßig die in den USA verwendeten Bilanzierungsvorschriften (GAAP) verwendet. Beachten Sie, dass jedes nicht-führende Ledger für jeden einzelnen Buchungskreis aktiviert werden muss.

Beachten Sie, dass Buchungsbelege, die nicht spezifisch für ein bestimmtes Ledger sind, gleichzeitig in jedem Standard-Ledger erfasst werden. Das bedeutet, dass derselbe Buchungsbeleg in allen Standard-Ledgern identisch gesichert wird. Dies gilt für die meisten im System erfassten Buchungsbelege.

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass jedes Standard-Ledger über einen vollständigen Satz von Buchhaltungsdaten verfügt. Dieser Ausgangspunkt kann dann an eine bestimmte Rechnungslegungsvorschrift überarbeitet werden, indem nur einige Korrekturbuchungsbelege hinzugefügt werden, die auf das relevante Ledger beschränkt sind. Dieses Verfahren stellt die vollständige Rückverfolgbarkeit sicher.

Ein möglicher Nachteil dieser Methode besteht jedoch darin, dass mehrere Ledger, die vollständige Datensätze speichern, die Größe der Datenbank erheblich erhöhen können.

SAP S/4HANA schlägt eine neue Art von Ledger vor, die als Erweiterungsledger bezeichnet wird.

Einfach ausgedrückt, wird das Erweiterungsledger als Korrekturledger oder zur Reorganisation von Standard-Ledger-Werten verwendet. Ihr Hauptmerkmal ist die Fähigkeit, eigene Werte auf ein Standard-Ledger aufzusetzen. Dies führt zu einem Hauptvorteil: keine Datenredundanz, da alle in das zugrunde liegende Standard-Ledger gebuchten Daten automatisch abgerufen werden, um einen vollständigen Buchhaltungsüberblick zu erhalten.

Es gibt verschiedene Arten von Erweiterungsledgern in SAP S/4HANA, die jeweils für verschiedene Arten von Buchungsbelegen gelten:

1. Standardbuchungsbelege: Diese Art von Ledger enthält Buchungsbelege mit Istbelegnummern. Die Einträge sind dauerhaft und können nicht gelöscht werden, können aber bei Bedarf storniert werden. Dies ist vorteilhaft für parallele Rechnungslegungsanpassungen, Managementanpassungen, Steuerkorrekturen, Zuordnungsänderungen …

2. P - Einzelposten mit technischen Nummern (keine Löschungen möglich): Diese Kategorie pflegt Buchungsbelege, die nur technische Nummern und keine Buchhaltungsbelegnummern haben. Auch sie können nicht gelöscht, aber bei Bedarf storniert werden. Dies ist ideal für Vorhersagen, Obligos und statistische Verkaufskonditionen.

3. S - Einzelposten mit technischen Nummern (Löschen möglich): Speziell für Einträge, die nur technische Nummern haben, ohne Belegnummern. Im Gegensatz zu den anderen beiden Typen können diese Einträge jedoch gelöscht werden. Sie wird in der Regel für Simulationen verwendet.

4. G - Buchungsbelege für Hauptbuchkorrekturbuchungen. Speziell für hauptbuchbezogene Korrekturbuchungen konzipiert. Sie können Kontierungen zu Nebenbüchern wie Anlagen, Materialien oder Kostenstellen eingeben. Das Fehlen von Konsistenzprüfungen kann jedoch dazu führen, dass die Zuordnungen aus Nebenbuchsicht unvollständig sind. Darüber hinaus unterstützt diese Art von Buchungsbeleg keine nebenbuchspezifische Funktion oder kein nebenbuchspezifisches Reporting. Sie wird für das zahlungsbasierte Rechnungswesen für Buchungen verwendet, die sofort bei Geldeingang oder -auszahlung erfolgen, sowie für die Zuordnungsänderung zwischen Funktionsbereichen oder Profitcentern.

Der Betrieb von Erweiterungsledgern in SAP S/4HANA bietet mehrere Vorteile:

1. Flexibilität: Ein wesentlicher Vorteil eines Erweiterungsledgers ist seine Flexibilität im Vergleich zu Standard-Ledgern. Das Anlegen eines neuen Erweiterungsledgers ist einfach und erfordert keine Datenmigration. Es ist nur eine Konfiguration erforderlich. Dies liegt daran, dass das Erweiterungsledger-Konzept es ermöglicht, die historischen Daten des zugrunde liegenden Ledgers automatisch abzurufen.

2. Erweiterungsledger sind unterbrechungsfrei: Im Gegensatz zum Standard-Ledger können Sie das Erweiterungsledger in einem Produktivsystem jederzeit im Jahr ohne Datenmigration aktivieren oder deaktivieren.

3. Wiederverwendbarkeit vorhandener Berichte: Alle Berichte, die mit einem Standard-Ledger kompatibel sind, funktionieren auch mit einem Erweiterungsledger. Dies gilt sowohl für neue analytische SAP-Fiori-Apps als auch für klassische SAP-GUI-Reports.

4. Geringerer Datenspeicherbedarf: Das Erweiterungsledger speichert nur Deltawerte (die Unterschiede zwischen Bewertungen), was dazu beiträgt, den Datenspeicherbedarf zu reduzieren.

Neben diesen Vorteilen weisen die Erweiterungsledger auch einige Einschränkungen auf:

1. Buchungen auf Abstimmkonten sind nicht zulässig: Debitoren- und Kreditorenabstimmkonten können nicht direkt in das Erweiterungsledger gebucht werden.

2. Fehlende Offene-Posten-Verwaltung: Buchungen auf Sachkonten mit Offene-Posten-Verwaltung im Erweiterungsledger sind nicht zulässig.

3. Keine Integration mit der Anlagenbuchhaltung: Das Erweiterungsledger ist nicht mit der Anlagenbuchhaltung integriert. Das bedeutet, dass wenn Ihr Anwendungsfall eine enge Beziehung zur Anlagenbuchhaltung erfordert, das Erweiterungsledger möglicherweise nicht die optimale Lösung ist.

4. Einschränkungen bei automatisierten Prozessen: Nur eine Handvoll automatisierter Prozesse wie Hauptbuchallokationen arbeiten mit dem Erweiterungsledger. Wenn Ihr Anwendungsfall eine umfassendere Automatisierung erfordert, müssen diese Einschränkungen berücksichtigt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Erweiterungsledger erhebliche Flexibilität, Kosteneffizienz und einen minimalen Datenspeicherbedarf bietet. Diese Einschränkungen müssen jedoch berücksichtigt werden, wenn entschieden wird, ob es für bestimmte Geschäftsanforderungen und Anwendungsfälle geeignet ist.