Erweiterungsledger in Geschäftsszenarios platzieren

Trotz seiner vielen Vorteile ist das Erweiterungsledger nicht als Ersatz für das standardmäßige parallele Ledger vorgesehen. Sie weist mehrere Funktionseinschränkungen auf.

Sie können über manuelle Buchungen in das Erweiterungsledger buchen, indem Sie das Feld Ledger-Gruppe verwenden, um Ihr Erweiterungsledger einzubinden.

Sie können auch über eine Schnittstelle und allgemeine Verrechnungen buchen.

Im Gegensatz zum Standard-Ledger ist das Erweiterungsledger jedoch nicht mit Nebenbüchern integriert, und wichtige Finanzprozesse wie Anlagenprozesse und offene Posten werden nicht vollständig unterstützt.  

Betrachten wir vor diesem Hintergrund einige Geschäftsszenarios zur Implementierung von Erweiterungsledgern:

Neben der Erstellung von GAAP-Abschlüssen haben viele Unternehmen komplexe Anforderungen an das Management Reporting. Die meisten erforderlichen Daten stammen aus Standard-Ledgern, aber häufig müssen diese Daten reorganisiert, erweitert oder verfeinert werden. Ein Erweiterungsledger kann dies effizient handhaben, um z.B. Folgendes zu verwalten:

• Anpassungen für internes Management Reporting.

• Anpassung von Buchungen nach dem Schließen von Büchern.

• Oberseitenanpassungen.

• Anpassungen für Steuerzwecke zur Berechnung eines steuerlich korrigierten Gewinns oder Verlusts.

Predictive Accounting ist eine Funktion, die die Bottom-Up-Prognose potenzieller Finanzergebnisse erleichtert. Obwohl Belege wie Kundenaufträge oder Bestellungen möglicherweise noch nicht buchhalterisch relevant sind, führen sie wahrscheinlich zu Buchungen im Laufe der Zeit. Betrachten Sie den Order-to-Cash-Prozess – er entfaltet sich von einem Verkaufsangebot bis zur Zahlung.

Wenn ein Kundenauftrag angelegt wird, simuliert das System Folgebelege wie Warenausgänge und Fakturen. Anschließend werden Vorschaubelege in einem P-artigen Erweiterungsledger angelegt. Diese Belege erscheinen im System so, als ob es sich um echte Daten handelt. Alle nachfolgenden Finanzprozesse wie Belegaufteilung, Ableitungen und Aufteilung der Kosten des Umsatzes werden ebenfalls initiiert.

Die Buchungen im Erweiterungsledger ermöglichen zusammen mit den aktuellen Daten aus dem zugrunde liegenden Standard-Ledger die Prognose. Sie ermöglicht beispielsweise die Erlösprognose für ein Produkt. Es ist auch möglich, Berichte zu allen Positionen eines Produkts zu erstellen. Die Datenanalyse kann im Detail erfolgen, aber auch auf einer höheren Ebene wie in einer Bilanz/GuV.

Neben dem Anlegen des Erweiterungsledgers müssen Sie Predictive Accounting und einige zusätzliche Einstellungen aktivieren und konfigurieren, um diese Funktion zu aktivieren.

Es ist möglich, während der Fakturierung eines Kundenauftrags statistische Verkaufskonditionen wie Garantien in ein Erweiterungsledger zu buchen. Diese Funktion verbessert das Verkaufs-, allgemeine und administrative Reporting in einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), da sie die Antizipation und Einbeziehung potenzieller Kosten im Zusammenhang mit Verkaufsgarantien ermöglicht.

In SAP S/4HANA schreibt die Funktion Obligoverwaltung Einkaufsobligos in einem Erweiterungsledger fort. Eine Kaufverpflichtung bedeutet eine zukünftige Zahlungsverpflichtung an einen Lieferanten für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Diese Obligos werden aktiviert, wenn eine Bestellanforderung oder ein Auftrag im System angelegt wird.

Zu diesem Zeitpunkt werden keine tatsächlichen Zahlungen für die Sachkonten erfasst. Es sollte jedoch eine Reservierung (Obligo) gegen das Budget vorgenommen werden. Die Aktivierung von Obligofortschreibungen im umfassenden Journal ist besonders wichtig in Verbindung mit der neuen Funktion Budgetverfügbarkeitskontrolle, die seit dem Release 1909 verfügbar ist.

Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2778793. 

Ein gängiges Simulationsbeispiel umfasst eine Abschlussbewertung mit Fremdwährungen. Angenommen, Sie sind daran interessiert, die Auswirkungen der Fremdwährungsumbewertung auf Ihre Abschlüsse zu verstehen, bevor Sie sie anwenden. In diesem Fall können Sie die Fremdwährungsbewertung im Simulationsmodus ausführen. Dieser Simulationslauf generiert Bewertungsbuchungsbelege, die in ein S-artiges Erweiterungsledger gebucht werden.

Beim Reporting für das Erweiterungsledger, das für die Simulation verwendet wird, werden die simulierten Daten mit den Istdaten aus dem zugrunde liegenden Ledger kombiniert. Sie können die simulierten Daten in jedem Bericht anzeigen, in dem ein Ledger angegeben werden kann. Diese simulierten Daten werden automatisch entfernt, sobald Sie die Fremdwährungsbewertung im Produktivmodus durchführen. So können Sie jederzeit Bilanzen erstellen und die Auswirkungen von Währungsänderungen bewerten, bevor Sie sie tatsächlich buchen.

Eine weitere Anwendung von Simulationen ist in Organisationsänderungen. Die vorhandene Funktion für Organisationsänderungen berücksichtigt die Profitcenter-Umstrukturierung für SAP-S/4HANA-Cloud-Kunden. In diesem Kontext kann ein Erweiterungsledger verwendet werden, um simulierte Umbuchungsbelege zu erfassen.