Feldstatusgruppen anlegen

Wenn Sie Buchhaltungsbelege eingeben, zeigt SAP S/4HANA mehrere Felder an. Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Anwendung und den Konten ab, die Sie verwenden. Wenn Sie beispielsweise Aufwände buchen, müssen Sie die Kostenstelle und die Steuerdaten angeben. Wenn Sie dagegen Barmittel buchen, müssen Sie diese Informationen nicht angeben. Der Feldstatus steuert die Informationen, die bei der Verarbeitung eines Buchhaltungsbelegs für jedes Sachkonto eingegeben und angezeigt werden sollen.

Jedes Sachkontofeld muss auf einen der drei verfügbaren Status gesetzt werden:

• SUPPRESS/HIDE

• MUSSEINGABE

• OPTIONALER EINTRAG

Es gelten einige zusätzliche Regeln, die von der Konfiguration abhängen: Beispielsweise sind Eingaben im Steuerfeld nur möglich, wenn das Sachkonto steuerrelevant ist oder die Aktivierung der Belegaufteilung die Eingabe der Profitcenter- und Segmentdetails obligatorisch machen kann.

Der Feldstatus wird hauptsächlich auf Sachkontenebene angepasst, insbesondere im Buchungskreissegment. Dadurch können mehrere Buchungskreise, die dasselbe Sachkonto verwenden, verschiedene, spezifische Feldstatus angeben, die ihren individuellen Anforderungen entsprechen.

Das Customizing des Feldstatus kann jedoch auch auf Buchungsschlüsselebene ermittelt werden. Dies wird insbesondere bei der Berücksichtigung von Nebenbuchkonten (AR-AP…) relevant, denen keine Feldstatusgruppe zugeordnet ist. In dieser Situation werden Unterscheidungen in Buchungen durch unterschiedliche Buchungsschlüssel erreicht, weshalb eine beträchtliche Anzahl von Buchungsschlüsseln für Nebenbuchkonten zur Verfügung steht.

Bei Buchungen auf Sachkonten werden diese Unterscheidungen durch die verschiedenen Feldstatusgruppen ermöglicht. Folglich sind nur zwei Buchungsschlüssel (40 – Soll und 50 – Haben) für Sachkontenbuchungen verfügbar.

Dies führt dazu, dass das Customizing der Feldstatusgruppe an mehreren Stellen im System ermittelt werden kann.

Wie bei den Feldstatus, die für Felder in den Stammdaten von Sachkonten definiert sind, wird der Feldstatus mit der höheren Priorität vom System angewendet.

Die Prioritäten lauten wie folgt:

• AUSBLENDEN (höchste Priorität)

• MUSSEINGABE

• KANNEINGABE (niedrigste Priorität)

Für jede Sachkontengruppe, z.B. Geld- oder Aufwandskonten, muss der Status jedes Belegerfassungsfelds eindeutig definiert werden.

Beispielsweise muss bei der Eingabe von Belegen für diese Sachkonten entschieden werden, ob das Textfeld obligatorisch, optional oder unterdrückt/ausgeblendet ist. Ebenso müssen Entscheidungen bezüglich der Anforderungen für das Kostenstellenfeld – ob es obligatorisch, optional oder ausgeblendet sein soll – getroffen werden, wenn der Buchhalter die Belege für Sachkonten erfasst.

SAP S/4HANA vereinfacht diesen komplexen Prozess, indem Informationen für jede Sachkontengruppe in Feldstatusgruppen unterteilt werden. Diese Feldstatusgruppen werden ihren jeweiligen Sachkonten in den Stammsätzen der Sachkonten zugeordnet.

Um Fehler zu vermeiden, werden die Feldstatusgruppen zu einer Feldstatusvariante zusammengefasst. Diese Variante wird dann Ihrem Buchungskreis zugeordnet. Ein Unternehmen kann nur eine Feldstatusvariante verwenden, aber dieselbe Feldstatusvariante kann von mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Solange diese Feldstatusvariante nicht vollständig definiert ist, können keine Buchungen durchgeführt werden. In der Regel wird in allen Buchungskreisen dieselbe Feldstatusvariante zugeordnet, was einen einheitlichen Feldstatus über verschiedene Buchungskreise hinweg gewährleistet und die Systempflege erleichtert.

Das System wird mit verschiedenen Feldstatusgruppen vorab geladen. Es empfiehlt sich, diese Standardgruppen zu kopieren und an Ihre Anforderungen anzupassen. Beachten Sie, dass beim Buchen eines Belegs auf ein Nebenbuchkonto die Feldstatusgruppe aus dem Abstimmkonto verwendet wird. Dieser scheinbar einfache, aber strukturell komplexe Prozess ist ein grundlegender Aspekt bei der Verwaltung von Buchungsbelegen in SAP S/4HANA.