Kontenfindung konfigurieren

Es ist an der Zeit, dass Max sich einige der im System verfügbaren Einstellungen zur Automatisierung der Buchhaltungsvorgänge genauer anschaut.

Neben den manuellen Buchungsbelegen, die von den Benutzern oder über verschiedene Schnittstellen eingegeben werden, können zahlreiche FI-Buchungsbelege auch automatisch durch bestimmte Geschäftsvorfälle generiert werden.

Damit diese Geschäftsvorfälle die entsprechenden automatischen FI-Buchungsbelegbuchungen generieren können, können Sie die dedizierten Konfigurationsaktivitäten verwenden, um das System einzurichten und die Zielkonten für diese automatischen Buchungen anzugeben. Diese Aktivität bietet Ihnen alle erforderlichen Einstellungen für die Festlegung der Konten, nicht nur im Bereich der Finanzbuchhaltung, sondern auch über andere Sektoren wie Controlling, Sourcing and Procurement oder Vertrieb hinweg, um einige zu nennen.

Beispielsweise muss Max sicherstellen, dass kleine Rundungsdezimalstellen unterhalb einer akzeptablen Toleranzschwelle den Ausgleichsprozess nicht blockieren.

Zu diesem Zweck muss ein Konto so konfiguriert sein, dass Differenzen gebucht werden, die beim Ausgleich offener Posten entstehen. Auf diese Weise verwendet das System dieses Konto automatisch, um die Abweichung zu buchen, wenn dies erforderlich ist. Daher wird der Buchungsbeleg ausgeglichen, und der Ausgleich des Kontos kann erfolgreich durchgeführt werden.

Bevor Sie Differenzen automatisch korrigieren können, wenn Sie Einträge in den Sachkonten ausgleichen, müssen Sie zunächst eine Toleranzgruppe für das spezifische Sachkonto einrichten. Die Toleranzgruppe bestimmt den Höchstbetrag, den das System automatisch korrigieren kann. Wenn die Abweichung über dieser Toleranz liegt, kann die Buchung nicht verarbeitet werden, und der Ausgleich der Positionen ist nicht möglich.

Um den Schwellenwert für die Toleranz des automatischen Ausgleichs von Differenzen in offenen Posten festzulegen, führen Sie die folgenden drei Schritte aus:

• Erstens: Für jeden Buchungskreis sollte ein Standardtoleranzwert festgelegt werden. Sie gilt für alle Sachkonten des Unternehmens, für die in ihren Stammdaten keine spezifischere Toleranzgruppe vorhanden ist, wie in den folgenden beiden Schritten beschrieben.

• Zweitens: Zusätzliche Toleranzgruppen können mit unterschiedlichen Schwellenwerten definiert werden, um den Spezifikationen verschiedener Kontoarten näher zu entsprechen.

• Drittens: Nach dem Anlegen müssen diese spezifischen Gruppen den entsprechenden Konten im Sachkontenstammsatz zugeordnet werden.

Diese Toleranzgruppen für Sachkonten werden auf Buchungskreisebene definiert und können als Wert oder als Prozentsatz festgelegt werden.