Kontenplan pflegen

In der sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist es wichtig, dass Unternehmen ihren Kontenplan regelmäßig aktualisieren, um sich an sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen. Dies kann das Hinzufügen neuer Sachkonten, das Ändern vorhandener Kontoattribute oder das Anpassen oder Anlegen neuer Bilanz/GuV-Strukturen umfassen.

Im Folgenden finden Sie einige gängige Geschäftsszenarios, die zu Änderungen im Kontenplan eines Unternehmens führen können:

Regelmäßige Aktualisierungen in den täglichen Geschäftsabläufen: Mit der Weiterentwicklung des Tagesgeschäfts Ihres Unternehmens sollte sich auch Ihr Kontenplan weiterentwickeln. Als Reaktion auf neue Buchungsbelege in Ihrem Produktivsystem erfordern Sachkontenstammdaten das Hinzufügen neuer Konten oder das Ändern vorhandener Konten. Wenn beispielsweise die Attribute vorhandener Konten geändert werden müssen, kann sich dies auf die Bilanz/GuV-Strukturen auswirken. Regelmäßige Wartung hilft Ihrem Unternehmen, sich reibungslos an die sich ändernden Anforderungen anzupassen.

Erstkonfiguration von SAP S/4HANA Cloud: Wenn Sie SAP S/4HANA Cloud implementieren, besteht die erste Aufgabe Ihres Implementierungsteams darin, den von SAP ausgelieferten Standardkontenplan an Ihre Anforderungen anzupassen. Dieser Schritt erfolgt in Ihrem Entwicklungssystem und ist die erste Anpassung, die an Ihrem Kontenplan vorgenommen wurde.

Aktualisierungen für Neuer Umfangsbestandteil oder Land/Region: Wenn Sie einen neuen Umfangsbestandteil hinzufügen oder auf ein neues Land oder eine neue Region erweitern möchten, sollte Ihr Kontenplan ebenfalls aktualisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Finanzberichterstattung Ihre Geschäftsabläufe weiterhin korrekt widerspiegelt.

Änderungen in Sonderfällen: Sondersituationen, wie z.B. System-Upgrades, erfordern bestimmte Vorgehensweisen. Die folgenden Verfahren stellen sicher, dass Ihr Kontenplan in allen Systemen korrekt und vollständig bleibt.

Der Kontenplan in SAP S/4HANA Cloud ist flexibel gestaltet, ein wesentlicher Vorteil. Durch das Anpassen und regelmäßige Aktualisieren ihres Kontenplans stellen Unternehmen sicher, dass er sich synchron zu ihrem Geschäft entwickelt. Auf diese Weise können Unternehmen eine genaue und umfassende Finanzberichterstattung pflegen.

In den folgenden Abschnitten werden die Vorgehensweisen für die Pflege von Kontenplänen in verschiedenen Szenarios erläutert.

Beginnen wir mit den Grundlagen für die Pflege des Kontenplans in den SAP-S/4HANA-Cloud-Systemen.

In den meisten Fällen umfasst die Pflege und Aktualisierung eines Kontenplans eine Vielzahl von Benutzern, die verschiedene Aufgaben in den Entwicklungs- (D), Test- (T) und Produktivsystemen (P) ausführen:

• In der ersten Implementierungsphase bearbeiten die Konfigurationsexperten die Konfigurationsschritte im D-System. Die Modifikationen werden dann in das Testsystem T und dann in das P-System transportiert. Es ist wichtig zu wissen, dass die Sachkontenstammdaten sowohl im T- als auch im P-System schreibgeschützt sind.

• Während der täglichen Geschäftsvorgänge können die Buchhaltungsbenutzer auf die Konten im konfigurierten Kontenplan im P-System zugreifen und diese verwenden. Dazu verwenden sie Apps, die im SAP Fiori Launchpad verfügbar sind. Wenn Änderungen in den Sachkontenstammdaten erforderlich sind, senden sie eine Anforderung an berechtigte Benutzer, die für das Vornehmen dieser Änderungen im Entwicklungssystem verantwortlich sind. Diese berechtigten Benutzer implementieren dann die notwendigen Anpassungen im D-System. Diese Änderungen werden dann zur Prüfung und Validierung in das T-System und schließlich in das P-System transportiert.

  Dieser Prozess stellt sicher, dass alle an den Sachkonten vorgenommenen Änderungen aus dem Entwicklungssystem in das Produktivsystem transportiert werden. Um einen Audit-Trail für Änderungen an Sachkonten anzulegen, sollten Sie die App Sachkontenstammdaten synchronisieren verwenden. Mit dieser App können Sie diese Änderungen manuell transportieren, bevor die Übertragung ausgeführt wird. Diese App ist für die Pflege eines Audit-Nachweises für diese Änderungen von entscheidender Bedeutung.

• In bestimmten Situationen, z.B. während eines Upgrades, können Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung zuerst Notfallkorrekturen an den Sachkonten oder Bilanz/GuV-Strukturen im D-System vornehmen. Diese Änderungen können dann manuell mit der App Sachkontenstammdaten synchronisieren in das P-System übertragen werden.

SAP S/4HANA Cloud vereinfacht die Pflege eines Kontenplans durch die Bereitstellung einer Reihe von Standardsachkonten und zugehörigen Einstellungen. Mit diesen Standardressourcen können Sie Ihren vorhandenen Kontenplan zuordnen und ihn bei Bedarf während der Implementierung sogar erweitern.

Bei der Einrichtung von SAP S/4HANA Cloud in Ihrem Unternehmen wird ein Standardkontenplan wie YCOA verwendet. Beachten Sie, dass dieser Standardkontenplan eine universelle Vorlage für die Cloud-Lösung ist und möglicherweise nicht alle spezifischen branchen- oder regionalen Anforderungen erfüllt.

Wenn es an der Zeit ist, die Sachkonten Ihrer Organisation den im ausgelieferten Kontenplan bereitgestellten Standardkonten zuzuordnen, definieren Sie die Kontenfindung während der Explore-Phase des Implementierungsprojekts. Dies ist ein wichtiger Teil des Fit-to-Standard-Analyseprozesses. Es wird dringend empfohlen, einen erfahrenen Finanzberater in die Vorbereitung dieser Kontenplanzuordnung einzubeziehen und so früh wie möglich zu beginnen.

Das laufende Customizing des Kontenplans ist weit mehr als nur eine Erstkonfiguration. Es handelt sich um einen Prozess, der regelmäßige Aktualisierungen erfordert, einschließlich des Hinzufügens neuer Sachkonten (G/L) und des Anlegens verschiedener Bilanz/GuV-Strukturen.

Mitglieder des Buchhaltungsteams können vorhandene Sachkonten und Bilanz/GuV-Strukturen im Produktivsystem anzeigen. Dazu verwenden sie bestimmte Anwendungen aus dem SAP Fiori Launchpad, z.B. die App Sachkontenstammdaten verwalten für Sachkonten und die App Globale Hierarchien verwalten für die Verwaltung von Bilanz/GuV-Strukturen.

Die Mitglieder des Buchhaltungsteams sind jedoch nicht berechtigt, diese Elemente im Produktivsystem zu ändern. Wenn sie einen Änderungsbedarf in einem vorhandenen Sachkonto oder einer Bilanz/GuV-Struktur feststellen oder wenn eine Anforderung für ein neues Sachkonto besteht, müssen sie Hilfe von einem Benutzer anfordern, der über die entsprechende Berechtigung zum Durchführen der Änderung im Entwicklungssystem verfügt. Der berechtigte Benutzer implementiert die Änderung dann im Entwicklungssystem und lädt sie in einen offenen Transport.

Anschließend werden die Änderungen mit dem nächsten Transport in das Testsystem transportiert. Wenn die Ergebnisse positiv sind, werden die Änderungen in das Produktivsystem übertragen. Dort kann das Buchhaltungsteam die Anpassungen in seinen Anwendungen auf dem SAP Fiori Launchpad anzeigen.

Wenn ein neues Sachkonto oder eine neue Bilanz/GuV-Struktur erforderlich ist oder wenn Sie ein vorhandenes Sachkonto, eine Bilanz/GuV-Struktur oder eine Kontenfindungseinstellung ändern müssen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Beim Upgrade oder Hinzufügen eines Umfangsbestandteils oder eines neuen Landes/einer neuen Region müssen Sie bestimmte Schritte ausführen, um den Kontenplan zu pflegen.

Standardverfahren zur Pflege eines Kontenplans umfassen häufig den Transport neuer oder geänderter Sachkonten und Bilanz/GuV-Strukturen aus dem Entwicklungssystem in das Testsystem und letztendlich in das Produktivsystem.

Aber was passiert, wenn Sie sich mitten in einem System-Upgrade oder kurz vor der Transportfreigabe in das Produktivsystem befinden und Sie dringend Änderungen vornehmen müssen? In solchen Fällen ist eine alternative manuelle Methode zum Transport dieser Änderungen verfügbar, aber diese Option funktioniert nur für Modifikationen, die bereits im aktuellen offenen Transport aufgezeichnet wurden. Dadurch können sie manuell in das Produktivsystem übertragen werden.

Die App Sachkontenstammdaten synchronisieren wird verwendet, um diese Änderungen in das Produktivsystem zu übertragen. Sie können damit Änderungen an den Sachkontenstammdaten oder einer Bilanz/GuV-Struktur transportieren. Die App funktioniert für diese beiden Arten von Änderungen unterschiedlich:

• Für Änderungen an Bilanz/GuV-Strukturen: Die App wird im Entwicklungssystem verwendet, um diese Änderungen in eine Textdatei herunterzuladen. Anschließend laden Sie die Textdatei mit der App in das Test- und Produktivsystem hoch und sichern die Änderungen.

• Für Sachkontenstammdatenänderungen: Im Entwicklungssystem wird eine direkte Übertragung in das Zielsystem gestartet. Die App wird dann erneut im Test- und Produktivsystem verwendet, um die übertragenen Änderungen zu aktivieren. Obwohl das Herunterladen und Hochladen einer Textdatei weiterhin eine verfügbare Option ist, ist die direkte Übertragung die empfohlene Methode.

Mit der App Sachkontenstammdaten synchronisieren stellen Sie sicher, dass ein Audit-Trail für Änderungen an den Sachkonten angelegt wird. Tatsächlich ist die Verwendung dieser App die einzige Möglichkeit, die Erstellung eines Audit-Trails für diese Modifikationen zu gewährleisten.

Wenn Sie neue Umfangsbestandteile hinzugefügt haben oder nach der Erstkonfiguration in eine neue Region verzweigen, müssen Sie möglicherweise neue Sachkonten und zugehörige Einstellungen in das System einführen. Anschließend können Sie beliebige Modifikationen durchführen, z.B. die Umnummerierung der neuen Sachkonten mithilfe der zugehörigen Konfigurationsschritte.

Angenommen, Ihr Unternehmen baut sein Geschäft auf Mexiko aus. Sie fügen Ihrem System neue Sachkonten hinzu, die speziell auf mexikanische Rechnungslegungsvorschriften zugeschnitten sind. Anschließend können Sie diese Sachkonten umnummerieren, um sie Ihrer globalen Kontenstrategie anzupassen, indem Sie die entsprechenden Konfigurationsschritte verwenden.

Neben der Umnummerierung und Umbenennung neu eingerichteter Sachkonten können Sie auch vorhandene Sachkonten in Ihrem Produktivsystem umbenennen und umnummerieren, solange sie Nullbuchungen haben.

Für diese Art von Content werden alle implementierten Änderungen direkt im aktuellen offenen Transport gesichert.

Für eine bessere Kontrolle über die Sachkonten und zugeordneten Buchungskreise verwenden Sie die Funktion Implementierungsstatus im System.

Diese Funktion steuert, welche Konten in das Produktivsystem übernommen werden. Es stehen drei Implementierungsstatus zur Verfügung:

• I - In Bearbeitung
• N - Nicht verwendet
• P - Produktive Nutzung

Konten, die durch die Content-Aktivierung angelegt wurden, werden standardmäßig auf I gesetzt. Sie können diese in N oder P ändern.

Konten mit N oder I verbleiben im niedrigsten System und sind in höheren Systemen nicht verfügbar. In einer Zweisystemlandschaft sind diese Konten nur im Qualitätssystem und in einer Dreisystemlandschaft nur im Entwicklungssystem verfügbar.

Nur Konten mit dem Status P werden in das Produktivsystem transportiert. Mit dieser Funktion können Sie steuern, welche Konten im Produktivsystem aktiv sein sollen.

Sie können den Implementierungsstatus auch verwenden, um unerwünschte Konten aus Ihrem Produktivsystem zu entfernen. Solange keine Buchungen vorhanden sind, ändern Sie den Status auf N oder I. Die Konten verbleiben dann im niedrigsten System. Durch die Änderung des Status auf N oder I wird gleichzeitig eine Buchungssperre für das Konto im Produktivsystem gesetzt.