Actualización del plan de cuentas

En el mundo de los negocios en constante cambio, es crucial que las empresas actualicen regularmente su plan de cuentas (COA) para alinearse con las necesidades de negocio en evolución. Esto podría implicar añadir nuevas cuentas de mayor, modificar los atributos de cuenta existentes o ajustar o crear nuevas estructuras de balance/PyG.

Estos son algunos escenarios empresariales comunes que pueden provocar cambios en el plan de cuentas de una empresa:

Actualizaciones regulares en las operaciones empresariales diarias: a medida que evolucionan las operaciones diarias de su negocio, también debería hacerlo su plan de cuentas. En respuesta a los nuevos asientos contables en su sistema productivo, los datos maestros de la cuenta de mayor requerirán la adición de nuevas cuentas o modificaciones en las existentes. Por ejemplo, cuando los atributos de las cuentas existentes deben modificarse, puede afectar a las estructuras de balance/PyG. El mantenimiento regular ayuda a su empresa a adaptarse sin problemas a sus necesidades cambiantes.

Configuración inicial de SAP S/4HANA Cloud: al implementar SAP S/4HANA Cloud, la primera tarea de su equipo de implementación es ajustar el plan de cuentas estándar proporcionado por SAP para que se ajuste mejor a sus necesidades. Este paso tiene lugar en su sistema de desarrollo y es la primera personalización realizada en su plan de cuentas.

Actualizaciones para nuevo elemento de alcance o país/región: si decide añadir un nuevo elemento de alcance o expandir a un nuevo país o región, también se debe actualizar su plan de cuentas. Esto garantiza que sus informes financieros sigan reflejando con precisión sus operaciones empresariales.

Cambios durante casos especiales: las situaciones especiales, como las actualizaciones del sistema, requieren procedimientos específicos. Seguir estos procedimientos garantiza que su plan de cuentas se mantenga preciso y completo en todos los sistemas.

El plan de cuentas en SAP S/4HANA Cloud está diseñado de forma flexible, una ventaja significativa. Al personalizar y actualizar regularmente su plan de cuentas, las organizaciones se aseguran de que evolucione en sincronización con su negocio. Esto permite a las organizaciones actualizar informes financieros precisos e integrales.

En las siguientes secciones, exploraremos los procedimientos para actualizar planes de cuentas en diferentes escenarios.

Comencemos con los aspectos básicos de la actualización del plan de cuentas en los sistemas SAP S/4HANA Cloud.

En la mayoría de los casos, el mantenimiento y la actualización de un plan de cuentas implica una variedad de usuarios que realizan varias tareas en los sistemas de desarrollo (D), prueba (T) y producción (P):

• Durante la etapa de implementación inicial, los expertos en configuración gestionarán los pasos de configuración en el sistema D. A continuación, las modificaciones se transportan al sistema de test T y, a continuación, al sistema P. Es importante saber que los datos maestros de la cuenta de mayor son de solo lectura en los sistemas T y P.

• Durante las operaciones comerciales diarias, los usuarios de contabilidad pueden acceder y utilizar las cuentas en el plan de cuentas configurado en el sistema P. Para ello, utilizan las aplicaciones disponibles en la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Si se necesitan modificaciones en los datos maestros de la cuenta de mayor, envían una solicitud a los usuarios autorizados responsables de realizar estas modificaciones en el sistema D. A continuación, estos usuarios autorizados implementan los ajustes necesarios en el sistema D. Estas modificaciones se transportan al sistema T para su revisión y validación y, finalmente, al sistema P.

  Este proceso garantiza que cualquier modificación realizada en las cuentas de mayor se transporte del sistema de desarrollo al sistema productivo. Para crear un seguimiento de auditoría para modificaciones en cuentas de mayor, debe utilizar la aplicación Sincronizar datos maestros de cuentas de mayor. Esta aplicación se puede utilizar para transportar manualmente estas modificaciones antes de ejecutar la transferencia. Esta aplicación es crucial para mantener un seguimiento de auditoría para estos cambios.

• En determinadas situaciones, como durante un upgrade, los usuarios con la autorización adecuada pueden realizar correcciones de emergencia en las cuentas de mayor o las estructuras de balance/PyG primero en el sistema D. Estas modificaciones se pueden transferir manualmente al sistema P mediante la aplicación Sincronizar datos maestros de cuenta de mayor.

SAP S/4HANA Cloud ayuda a simplificar la actualización de un plan de cuentas (COA) proporcionando un conjunto de cuentas de mayor estándar y las opciones relacionadas. Puede utilizar estos recursos estándar para asignar a su plan de cuentas existente e incluso ampliarlo si es necesario, durante la implementación.

Durante la configuración de SAP S/4HANA Cloud de su organización, se utiliza un plan de cuentas estándar, como YCOA. Tenga en cuenta que este plan de cuentas estándar es una plantilla universal para la solución en la nube y puede no cumplir con todos los requisitos regionales o de la industria únicos.

Cuando sea el momento de asignar las cuentas de mayor de su organización a las cuentas estándar proporcionadas en el plan de cuentas suministrado, definirá la determinación de cuentas durante la fase Explorar del proyecto de implementación. Esta es una parte significativa del proceso de análisis Fit-to-Standard. Se recomienda encarecidamente involucrar a un consultor financiero experimentado en la preparación de este plan de asignación de cuentas y comenzar lo antes posible.

La personalización continua del plan de cuentas (COA) es mucho más que una configuración inicial. Es un proceso que requiere actualizaciones regulares, incluida la adición de nuevas cuentas de mayor (LM) y la creación de estructuras de balance/PyG (FSV) variadas.

Los miembros del equipo de contabilidad pueden ver las cuentas de mayor y las estructuras de balance/PyG existentes en el sistema de producción. Para ello, utilizan aplicaciones específicas de la rampa de lanzamiento SAP Fiori, como la aplicación Gestionar datos maestros de cuenta de mayor para cuentas de mayor y la aplicación Gestionar jerarquías globales para gestionar estructuras de balance/PyG.

Sin embargo, los miembros del equipo de contabilidad no están autorizados para modificar estos elementos dentro del sistema de producción. Cuando identifican una necesidad de modificación en una cuenta de mayor o estructura de balance/PyG existente, o cuando hay un requisito para una nueva cuenta de mayor, deben solicitar ayuda a un usuario con la autorización adecuada para realizar la modificación en el sistema de desarrollo. A continuación, el usuario autorizado implementa la modificación en el sistema de desarrollo y la carga en un transporte abierto.

A continuación, las modificaciones se transportan al sistema de test con el siguiente transporte. Si los resultados son positivos, las modificaciones se transfieren al sistema de producción. Allí, el equipo de contabilidad puede ver los ajustes en sus aplicaciones en la rampa de lanzamiento SAP Fiori.

Si se necesita una nueva cuenta de mayor o estructura de balance/PyG, o si necesita modificar una cuenta de mayor existente, una estructura de balance/PyG o una opción de determinación de cuentas, se debe seguir un procedimiento específico:

Al actualizar o añadir un elemento de alcance o un nuevo país/región, hay ciertos pasos que debe seguir para actualizar el plan de cuentas (COA).

Los procedimientos estándar para actualizar un plan de cuentas a menudo implican transportar cuentas de mayor nuevas o modificadas y estructuras de balance/PyG (FSV) del sistema de desarrollo al sistema de prueba y, en última instancia, al sistema de producción.

Pero, ¿qué sucede cuando se encuentra en medio de una actualización del sistema o justo antes de la versión de transporte al sistema de producción y necesita realizar modificaciones urgentemente? En estos casos, hay disponible un método manual alternativo para transportar estas modificaciones, pero esta opción solo funciona para modificaciones ya registradas en el transporte abierto actual. Esto permite que se transfieran manualmente al sistema de producción.

La aplicación Sincronizar datos maestros de cuenta de mayor se utiliza para transferir estas modificaciones al sistema productivo. Puede utilizarlo para transportar modificaciones a los datos maestros de cuenta de mayor o a una estructura de balance/PyG. La aplicación funciona de forma diferente para estos dos tipos de modificaciones:

• Para modificaciones de estructura de balance/PyG: la aplicación se utiliza en el sistema de desarrollo para descargar estas modificaciones en un archivo de texto. A continuación, cargue el archivo de texto con la aplicación en los sistemas de prueba y de producción y guarde las modificaciones.

• Para modificaciones de datos maestros de cuentas de mayor: en el sistema de desarrollo, se inicia una transferencia directa al sistema de destino. La aplicación se vuelve a utilizar en los sistemas de prueba y de producción para activar las modificaciones transferidas. Aunque la descarga y carga de un archivo de texto sigue siendo una opción disponible, la transferencia directa es el método recomendado.

Al utilizar la aplicación Sincronizar datos maestros de cuenta de mayor, se garantiza la creación de un seguimiento de auditoría para las modificaciones en las cuentas de mayor. De hecho, el uso de esta aplicación es la única manera de garantizar la creación de un seguimiento de auditoría para estas modificaciones.

Cuando haya añadido nuevos elementos de alcance o esté ramificando a una nueva región después de su configuración inicial, es posible que deba introducir nuevas cuentas de mayor y opciones relacionadas en el sistema. A continuación, puede ejecutar cualquier modificación, como renumerar las nuevas cuentas de mayor utilizando los pasos de configuración asociados.

Por ejemplo, supongamos que su empresa está expandiendo su negocio a México. Añadiría nuevas cuentas de mayor específicamente adaptadas a las normas contables mexicanas en su sistema. A continuación, podría renumerar estas cuentas de mayor para que coincidan con su estrategia de cuenta global mediante los pasos de configuración dedicados.

Además de renumerar y renombrar las cuentas de mayor recién configuradas, también puede renombrar y renumerar las cuentas de mayor existentes en su sistema productivo, siempre que tengan contabilizaciones cero.

Para este tipo de contenido, las modificaciones implementadas se guardan directamente en el transporte abierto actual.

Para controlar mejor las cuentas de mayor y las sociedades asignadas, utilice la función Estado de implementación en el sistema.

Esta función controla qué cuentas se transfieren al sistema productivo. Hay tres estados de implementación disponibles:

• I - En proceso
• N - No utilizado
• P - Uso productivo

Las cuentas creadas mediante la activación de contenido se fijan en I por defecto. Puede modificarlos a N o P.

Las cuentas con N o I permanecen en el sistema más bajo y no están disponibles en sistemas superiores. En una infraestructura de dos sistemas, estas cuentas solo están disponibles en el sistema de calidad y en una infraestructura de tres sistemas, solo en el sistema de desarrollo.

Solo las cuentas con el estado P se transportan al sistema de producción. Esta función permite controlar qué cuentas deben estar activas en el sistema de producción.

También puede utilizar el estado de implementación para eliminar cuentas no deseadas de su sistema de producción. Mientras no existan contabilizaciones, modifique el estado a N o I. Las cuentas permanecerán en el sistema más bajo. Modificar el estado a N o I simultáneamente fija un bloqueo de contabilización para la cuenta en el sistema de producción.