Colocación de ledgers de ampliación en escenarios empresariales

A pesar de sus muchas ventajas, el ledger de ampliación no está previsto que sustituya al ledger paralelo estándar. Tiene varias limitaciones relacionadas con la funcionalidad.

Puede contabilizar en el ledger de ampliación mediante contabilizaciones manuales, utilizando el campo Grupo de ledgers para incluir su ledger de ampliación.

También puede contabilizar a través de una interfaz y asignaciones generales.

Sin embargo, a diferencia del ledger estándar, el ledger de ampliación no está integrado con los libros auxiliares y los procesos financieros cruciales como los procesos de activos fijos y las partidas abiertas no se admiten completamente.  

Con esto en mente, revisemos algunos escenarios empresariales para implementar ledgers de ampliación:

Además de crear balances contables GAAP, muchas empresas tienen complejos requisitos de generación de informes de gestión. La mayoría de los datos necesarios provienen de ledgers estándar, pero a menudo, estos datos necesitan reorganización, expansión o refinamiento. Un ledger de ampliación puede gestionar de forma eficiente esto, por ejemplo, para gestionar:

• Ajustes para informes de gestión internos.

• Ajustar entradas después del cierre de libros.

• Ajustes de la parte superior.

• Ajustes a efectos fiscales para calcular una pérdida o ganancia ajustada a impuestos.

La contabilidad predictiva es una funcionalidad que facilita la proyección ascendente de posibles resultados financieros. Aunque es posible que documentos como pedidos de cliente o pedidos aún no tengan relevancia para contabilidad, es probable que resulten en contabilizaciones a lo largo del tiempo. Tenga en cuenta el proceso de gestión de pedidos: se despliega desde una oferta de ventas hasta el pago.

Cuando se crea un pedido de cliente, el sistema simula documentos subsiguientes, como salidas de mercancías y documentos de facturación. A continuación, crea asientos contables predictivos en un ledger de ampliación de tipo P. Estos documentos aparecen en el sistema como si fueran datos reales. También se inician todos los procesos financieros subsiguientes, como el desglose de documentos, las derivaciones y el desglose del coste de productos vendidos.

Las contabilizaciones en el ledger de ampliación, junto con los datos actuales del ledger estándar subyacente, permiten la previsión. Por ejemplo, permite la previsión de ingresos para un producto. También es posible informar sobre todas las partidas individuales de un producto. El análisis de datos se puede realizar en detalle, pero también en un nivel superior, como en un balance contable.

Además de crear el ledger de ampliación, debe activar y configurar la contabilidad predictiva y algunas opciones adicionales para habilitar esta funcionalidad.

Es posible contabilizar condiciones de ventas estadísticas, como garantías, en un ledger de ampliación durante la facturación de un pedido de cliente. Esta función mejora los informes de ventas, generales y administrativos en una cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), ya que permite anticipar e incluir costes potenciales relacionados con las garantías de ventas.

En SAP S/4HANA, la funcionalidad de gestión de comprometidos actualiza los comprometidos de compra en un ledger de ampliación. Un compromiso de compra significa una obligación de pago futura para un proveedor para la entrega de mercancías o servicios. Estos comprometidos se activan cuando se crea una solicitud de pedido o una orden en el sistema.

En esta etapa, no se registran pagos reales en las cuentas de mayor. Sin embargo, debería hacerse una reserva (compromiso) contra el presupuesto. La activación de actualizaciones de comprometido en el diario es especialmente significativa en relación con la nueva función Control de disponibilidad de presupuesto, que está disponible desde la versión 1909.

Para obtener más detalles, consulte la nota SAP https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2778793. 

Un ejemplo de simulación común implica una valoración de cierre con monedas extranjeras. Supongamos que está interesado en comprender el impacto de la revalorización de moneda extranjera en sus balances contables antes de aplicarla. En este caso, puede ejecutar la valoración de moneda extranjera en modo de simulación. Esta ejecución simulada genera documentos de contabilización de valoración que se contabilizan en un ledger de ampliación de tipo S.

Al generar informes sobre el ledger de ampliación utilizado para la simulación, los datos simulados se combinan con los datos reales del ledger subyacente. Puede visualizar los datos simulados en cualquier informe en el que se pueda especificar un ledger. Estos datos simulados se eliminan automáticamente una vez realizada la valoración de moneda extranjera en modo productivo. Como tal, puede ejecutar balances contables y evaluar los efectos de las modificaciones de moneda en cualquier momento antes de contabilizarlos realmente.

Otra aplicación de las simulaciones es en los cambios organizativos. La funcionalidad existente para las modificaciones organizativas admite la reestructuración del centro de beneficio para clientes de S/4HANA Cloud. Dentro de este contexto, se puede utilizar un ledger de ampliación para registrar asientos contables de transferencia simulados.