Configuración de motivos de anulación

Ocasionalmente, los usuarios de contabilidad pueden introducir datos incorrectos al crear documentos contables de libro mayor, lo que requiere su modificación. Mantener un registro de estas modificaciones requiere deshacer los cambios realizados en el documento incorrecto. A continuación, si es necesario, pueden volver a contabilizar un nuevo documento con las entradas precisas.

Los códigos de motivo de anulación que categorizan el tipo de error cometido son obligatorios para admitir el proceso de anulación. El sistema se entrega con varios códigos de motivo que se pueden modificar, o se pueden personalizar otros adicionales para cumplir con los requisitos específicos de cada organización.

La actividad de implementación "Definir motivos de anulación" permite editar los motivos de anulación, que luego se comparten entre todas las sociedades.

Al crear un motivo de anulación, además de definir su código y una descripción, se deben tener en cuenta dos opciones:

• Contabilización negativa

• Fecha de contabilización alternativa

La contabilización negativa activa un método opcional para visualizar asientos contables de anulación. Permite anular asientos contables incorrectos sin aumentar los saldos Debe y Haber subyacentes, ya que el diario incorrecto y las contabilizaciones negativas suman cero.

El resultado final en el ledger es que cuando corrige un asiento contable contabilizado con una contabilización negativa, se crea una nueva contabilización en el mismo lado afectado con un signo menos.

Por otro lado, una anulación sin contabilización negativa afecta al saldo tanto en el Haber como en el Debe.

El uso de contabilizaciones negativas depende de las normativas locales. Para activar contabilizaciones negativas, deben cumplirse los siguientes requisitos:

• La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.

• El motivo de anulación debe configurarse para permitir contabilizaciones negativas

La contabilización negativa solo se aplicará cuando estos dos elementos de configuración lo permitan. De lo contrario, se aplicará la contabilización de anulación estándar.

Por defecto, el documento de anulación se contabilizará en la misma fecha exacta que el documento erróneo. En algunos casos, esto puede provocar un problema. Por ejemplo, si necesita corregir un asiento contable algunos meses después de introducirlo y el período contable está cerrado.

El indicador de fecha de contabilización alternativa permite al usuario modificar la fecha de contabilización manualmente en el documento de anulación para tratar este tipo de situación. Por lo tanto, podrán seleccionar una fecha en el período contable abierto actualmente.