Creación de clases de documento

Navegemos por el principio operativo central de SAP S/4HANA, conocido como el principio de documento, ya que es clave para procesar de forma eficiente las contabilizaciones de transacciones empresariales dentro del sistema. Esto es lo que puede esperar de este principio:

• Con cada contabilización de operación comercial, se genera un documento y se graba en el sistema.

• Este documento existe como entidad indivisible en el sistema hasta que se archiva.

• Cada documento tiene una identificación unívoca que se deriva de los siguientes campos: Número de documento, Sociedad y Ejercicio

La estructura de los documentos en SAP S/4HANA se compone de:

• Una cabecera de documento: esta sección contiene información relevante para todo el documento.

• Partidas individuales: Para cada documento contable contabilizado, debe haber un mínimo de dos líneas (como se ve en las entradas de débito y crédito) pero no más de 999 partidas individuales (este límite se puede elevar a 9999 líneas en determinadas circunstancias). La información contenida en cada partida individual pertenece exclusivamente a esa línea específica.

Estas son algunas clases de documento importantes suministradas con S/4HANA:

La clase de documento controla la cabecera del documento y ayuda a diferenciar las operaciones comerciales que se están contabilizando. Dado que las clases de documento se definen a nivel de mandante, son válidas y compartidas en todas las sociedades. Las clases de documento suministrados en SAP S/4HANA se pueden modificar o copiar.

Las clases de documento definen los siguientes elementos:

• Rango de números para la clase de documento: Cada clase de documento debe tener asignado un rango de números.

• Clase de documento de anulación: La clase de documento especificada en el campo Clase de documento de anulación se utiliza cuando se realiza una transacción de anulación. Si no especifica una clase de documento de anulación, el sistema también utilizará la misma clase de documento contabilizado para el documento de anulación.

• Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones: activos fijos, cliente, proveedor, material, libro mayor, costes secundarios.

• Datos de control: esta sección incluye los siguientes campos: Clase de documento neto, Verificación de cliente/proveedor, Contabilizaciones negativas permitidas, Contabilizaciones multisociedad, Introducir sociedad asociada

• Obligatorio durante la entrada de documentos: Al seleccionar Número de referencia y Texto de cabecera de documento, cada uno de estos campos se convierte en una entrada obligatoria en la cabecera del documento.