Creación de grupos de estados de campo

Al introducir documentos contables, SAP S/4HANA muestra varios campos. Los campos visualizados dependen de la aplicación y de las cuentas que esté utilizando. Por ejemplo, cuando contabiliza gastos, debe especificar el centro de coste y los datos fiscales. Por el contrario, no necesita especificar esta información cuando contabiliza efectivo. El status de campo controla la información que se debe introducir y visualizar para cada cuenta de mayor cuando se procesa un documento contable.

Cada campo de cuenta de mayor debe fijarse en uno de los 3 estados disponibles, que son:

• SUPRIMIR/OCULTAR

• ENTRADA OBLIGATORIA

• ENTRADA OPCIONAL

Se aplican algunas reglas adicionales que dependen de la configuración: por ejemplo, las entradas en el campo de impuestos solo son posibles si la cuenta de mayor es relevante para impuestos, o la activación del desglose de documentos puede hacer que la entrada del centro de beneficio y los detalles de segmento sean obligatorios.

El estado de campo se personaliza principalmente a nivel de cuenta de mayor, específicamente en el segmento de sociedad. Esto permite que varias sociedades que utilizan la misma cuenta de mayor especifiquen diferentes estados de campo específicos que se ajusten a sus necesidades individuales.

Sin embargo, la personalización del estado de campo también se puede determinar en el nivel de clave de contabilización. Esto resulta especialmente relevante cuando se tienen en cuenta las cuentas de contabilidad auxiliar (AR-AP…), que carecen de un grupo de status de campo. En esta situación, las distinciones en las contabilizaciones se consiguen a través de diferentes claves de contabilización, por lo que hay un número considerable de claves de contabilización disponibles para las cuentas de terceros.

Cuando se trata de contabilizaciones en cuentas de mayor, estas distinciones son posibles mediante los diferentes grupos de status de campo. En consecuencia, solo dos claves de contabilización (40 — Debe y 50 — Haber) están disponibles para las contabilizaciones en cuentas de mayor.

De este modo, la personalización del grupo de estados de campo se puede determinar en varios lugares dentro del sistema.

Al igual que con los estados de campo definidos para los campos en los datos maestros de las cuentas de mayor, el sistema aplica el estado de campo con la prioridad más alta.

Las prioridades son las siguientes:

• SUPRIMIR/OCULTAR (prioridad más alta)

• ENTRADA OBLIGATORIA

• ENTRADA OPCIONAL (prioridad más baja)

Para cada grupo de cuentas de mayor, como cuentas de caja o de gastos, es necesario definir claramente el estado de cada campo de entrada de documentos.

Por ejemplo, al introducir documentos para estas cuentas de mayor, se debe elegir claramente si el campo de texto es obligatorio, opcional o suprimido/oculto. Del mismo modo, las decisiones sobre los requisitos para el campo de centro de coste (si debe ser obligatorio, opcional u oculto) deben tomarse cuando el contable introduce los documentos para las cuentas de mayor.

SAP S/4HANA simplifica este complejo proceso dividiendo la información en "grupos" de status de campo para cada grupo de cuentas de mayor. Estos grupos de estados de campo se asignan a sus respectivas cuentas de mayor en los registros maestros de cuentas de mayor.

Para evitar errores, los grupos de estados de campo se combinan para formar una variante de estado de campo. Esta variante se asigna a su sociedad. Una empresa solo puede utilizar una variante de estado de campo, pero la misma variante de estado de campo puede ser compartida por varias empresas. No se pueden realizar contabilizaciones hasta que esta variante de estado de campo se haya definido completamente. Normalmente, se asigna la misma variante de estado de campo en todas las sociedades, lo que garantiza un estado de campo uniforme en diferentes sociedades y facilita la actualización del sistema.

El sistema viene precargado con varios grupos de estados de campo. Es recomendable copiar estos grupos estándar y modificarlos según sus necesidades. Tenga en cuenta que si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utilizará el grupo de status de campo de la cuenta asociada. Este proceso aparentemente simple pero estructuralmente complejo es un aspecto fundamental de la gestión de asientos contables en SAP S/4HANA.