Descripción de ledgers de ampliación

Se le ha pedido a Max que apoye a sus colegas en el departamento de control. El departamento de Controlling a menudo necesita cambiar la forma en que gestiona los informes sobre las finanzas de Bike Company. Esta tarea suele provenir de la alta gerencia de Bike Company. Pueden solicitar cambios en la agrupación o reasignación de números en los informes de gerencia. Por ejemplo, es posible que deban pasar de los costes del marketing al desarrollo del producto. Este movimiento puede deberse a una modificación estratégica o a una corrección del error de un período anterior.

Estas solicitudes de modificación pueden venir varios meses después de que se hayan realizado las contabilizaciones contables, lo que significa que el período contable ya está cerrado. Para solucionar este problema, el departamento de Controlling vuelve a abrir temporalmente el período contable para implementar las modificaciones solicitadas. Sin embargo, esto ha llevado a que se procesen errores de contabilización en el período abierto, interrumpiendo el departamento de contabilidad financiera.

Por lo tanto, están buscando alternativas para obtener flexibilidad en la realización de sus ajustes y, al mismo tiempo, interrumpir el departamento de contabilidad financiera lo menos posible.

Max está pensando en utilizar un ledger de ampliación para estos ajustes. Este es un nuevo concepto para él, pero está ansioso por aprender. Está particularmente interesado en el uso de ledgers en SAP S/4HANA, especialmente las características de ledgers de ampliación.

¡Profundicemos en este tema junto con Max!

Max comienza revisando sus conocimientos básicos de los ledgers estándar en SAP S/4HANA. Sabe que los ledgers en SAP S/4HANA se utilizan principalmente para habilitar la contabilidad paralela. Pero, ¿qué es la contabilidad paralela?

La contabilidad paralela es un proceso que permite a una empresa actualizar diferentes conjuntos de registros financieros al mismo tiempo. Algunos ejemplos de estos registros financieros pueden ser:

• Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS).

• Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

• Principios contables generalmente aceptados locales (GAAP).

Un ledger es un repositorio central para los datos de contabilidad, que contiene todos los asientos contables para todas las transacciones comerciales contabilizadas en él. Los ledgers forman la base para la gestión de informes y los balances contables en contabilidad, ya que almacenan todos los datos de transacción y asientos contables relevantes.

En consecuencia, todas las opciones de configuración relacionadas con una sociedad, como las normas de presentación de cuentas, las opciones de moneda, las variantes de ejercicio (VE) y los períodos contables, deben asociarse con un ledger específico.

Un ledger que contiene un conjunto completo de opciones de configuración e información de contabilización completa se denomina ledger estándar.

Existen dos tipos de ledgers estándar:

• Ledger principal: obligatorio

• Ledgers no principales (paralelos) - Opcional

Cada sistema SAP S/4HANA debe contener al menos un ledger estándar, a menudo conocido como ledger principal (por defecto, ledger 0L). Este ledger contiene toda la información crítica necesaria para las contabilizaciones de contabilidad y forma una base para cualquier ledger adicional que se pueda establecer para fines adicionales.

Solo se puede marcar un ledger como "Ledger principal" en un sistema. Este ledger principal se convierte en obligatorio para todas las empresas de ese sistema y no se puede desactivar para una empresa específica.

En cada sociedad, el ledger principal se configura exactamente con las mismas opciones que se aplican a esa sociedad específica. Estas opciones incluyen las monedas, la variante de ejercicio y la variante de los períodos contables.

Además del ledger principal obligatorio, las organizaciones pueden configurar libremente uno o varios ledgers opcionales no principales (paralelos) diseñados para satisfacer sus necesidades específicas. Estos ledgers no principales se ejecutan en paralelo al ledger principal y se pueden basar en una norma de presentación de cuentas diferente, por ejemplo.

Un ejemplo de un ledger no principal podría ser el ledger 2L, que por defecto cumple las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), o el ledger 3L, que utiliza por defecto los principios contables generalmente aceptados (GAAP) utilizados en los Estados Unidos. Recuerde que cada ledger no principal debe estar activado para cada sociedad individual.

Es importante tener en cuenta que los asientos contables no específicos de un determinado ledger se registrarán simultáneamente en cada ledger estándar. Esto significa que el mismo asiento contable se guardará de forma idéntica en todos los ledgers estándar. Esto es válido para la mayoría de los asientos contables introducidos en el sistema.

La ventaja de este método es que cada ledger estándar tiene un conjunto completo de datos de contabilidad. Este punto de partida se puede revisar a cualquier estándar de contabilidad específico añadiendo solo unos pocos asientos contables de ajuste limitados al ledger relevante. Este procedimiento garantiza la trazabilidad total.

Sin embargo, un inconveniente potencial de este método es que tener múltiples libros mayores almacenando conjuntos completos de datos puede aumentar significativamente el tamaño de la base de datos.

SAP S/4HANA propone un nuevo tipo de ledger conocido como ledger de ampliación.

En pocas palabras, el ledger de ampliación se utiliza como ledger de ajuste o para reorganizar valores de ledger estándar. Su característica principal es su capacidad de unir sus propios valores sobre un ledger estándar. Esto da como resultado una ventaja principal: no hay redundancia de datos, ya que extrae automáticamente todos los datos contabilizados en su ledger estándar subyacente para proporcionar un resumen contable completo.

Existen diferentes tipos de ledgers de ampliación en SAP S/4HANA, cada uno aplicable a diferentes tipos de asientos contables:

1. Asientos contables estándar: este tipo de ledger contiene asientos contables con números de documento reales. Las entradas son permanentes y no se pueden borrar, pero se pueden anular si es necesario. Esto es beneficioso para ajustes contables paralelos, ajustes de gestión, ajustes impositivos, realineaciones...

2. P - Partidas individuales con números técnicos (no es posible borrar): esta categoría actualiza asientos contables que solo tienen números técnicos y carecen de números de documento contable. Tampoco se pueden eliminar, pero se pueden anular cuando sea necesario. Esto es ideal para predicciones, compromisos y condiciones de ventas estadísticas.

3. S - Partidas individuales con números técnicos (borrados posibles): Específicamente para entradas que solo tienen números técnicos, sin números de documento. Sin embargo, a diferencia de los otros dos tipos, estas entradas se pueden borrar. Normalmente se utiliza para simulaciones.

4. G - Asientos contables para contabilizaciones de corrección de libro mayor. Diseñado específicamente para contabilizaciones de corrección relacionadas con el libro mayor. Puede introducir imputaciones en libros auxiliares como activos fijos, materiales o centros de coste. Sin embargo, la falta de verificaciones de consistencia puede provocar que las asignaciones estén incompletas desde el punto de vista del libro auxiliar. Además, este tipo de asiento contable no admite ningún reporting o función específica de libro auxiliar. Se utiliza para la contabilidad de base de caja para las contabilizaciones que se deben realizar inmediatamente cuando se recibe o desembolsa el efectivo, y la realineación entre áreas funcionales o centros de beneficio.

La operación de ledgers de ampliación en SAP S/4HANA presenta varias ventajas:

1. Flexibilidad: Un beneficio clave de un ledger de ampliación es su flexibilidad en comparación con los ledgers estándar. La creación de un nuevo ledger de ampliación es simple y no requiere migración de datos; solo se necesita configuración. Esto se debe a que el concepto de ledger de ampliación le permite recoger automáticamente los datos históricos del ledger subyacente.

2. Los ledgers de ampliación no son disruptivos: a diferencia del ledger estándar, puede activar o desactivar el ledger de ampliación en un sistema productivo en cualquier momento del año sin migración de datos.

3. Reutilización de informes existentes: todos los informes que son compatibles con un ledger estándar también funcionan con un ledger de ampliación. Esto es válido tanto para las nuevas aplicaciones analíticas FIORI como para los informes clásicos de SAP GUI.

4. Huella de datos reducida: el ledger de ampliación solo almacena valores delta (las diferencias entre valoraciones), lo que ayuda a reducir la huella de datos.

Además de estas ventajas, los ledgers de ampliación también vienen con algunas restricciones:

1. No se permiten contabilizaciones en cuentas asociadas: las cuentas asociadas de deudores y acreedores no se pueden contabilizar directamente en el ledger de ampliación.

2. Falta de gestión de partidas abiertas: las contabilizaciones no están permitidas en cuentas de mayor con una función de gestión de partidas abiertas en el ledger de ampliación.

3. Sin integración con la contabilidad de activos fijos: el ledger de ampliación no se integra con la contabilidad de activos fijos. Esto significa que si su caso de uso requiere una estrecha relación con la contabilidad de activos fijos, el ledger de ampliación puede no ser la solución más adecuada.

4. Limitaciones con procesos automatizados: solo un puñado de procesos automatizados, como las asignaciones de libro mayor, trabajan con el libro mayor de extensión. Si su caso de uso requiere una automatización más amplia, se deben tener en cuenta estas limitaciones.

En resumen, mientras que un ledger de ampliación ofrece una flexibilidad considerable, una rentabilidad y una huella de datos mínima, estas restricciones deben tenerse en cuenta al decidir si son adecuadas para necesidades empresariales y casos de uso específicos.