Configuration de la détermination des comptes

Il est temps pour Max d'examiner de plus près certaines options disponibles dans le système pour automatiser les opérations comptables.

Outre les écritures au journal manuelles saisies par les utilisateurs ou via différentes interfaces, de nombreuses écritures au journal de la comptabilité financière (FI) peuvent également être générées automatiquement par des opérations de gestion spécifiques.

Pour permettre à ces transactions commerciales de générer les écritures au journal FI automatiques correspondantes, vous pouvez utiliser les activités de configuration dédiées pour configurer le système et indiquer les comptes cibles pour ces écritures automatiques. Cette activité vous propose toutes les options nécessaires pour désigner les comptes, non seulement dans le domaine de la comptabilité financière, mais aussi dans d'autres secteurs tels que le contrôle de gestion, la détermination des sources d'approvisionnement et l'approvisionnement ou les ventes, pour n'en citer que quelques-uns.

Par exemple, Max doit s'assurer que les petites décimales d'arrondi inférieures à un seuil de tolérance acceptable ne bloquent pas le processus de rapprochement.

À cette fin, un compte doit être configuré pour comptabiliser les écarts survenus lors du rapprochement des postes non soldés. De cette façon, le système utilisera automatiquement ce compte pour comptabiliser l'écart chaque fois qu'il est nécessaire, de sorte que l'écriture au journal sera soldée et que le rapprochement du compte peut être effectué avec succès.

Avant de pouvoir corriger automatiquement les écarts lorsque vous rapprochez des écritures dans les comptes généraux, vous devez d'abord configurer une classe de tolérances pour le compte général spécifique. La classe de tolérances détermine le montant maximum que le système peut corriger automatiquement. Si l'écart est supérieur à cette tolérance, l'écriture ne peut pas être traitée et le rapprochement des postes n'est pas possible.

Pour établir le seuil de tolérance du rapprochement automatique des écarts dans les postes non soldés, procédez comme suit :

• Premièrement, une valeur de tolérance par défaut doit être définie pour chaque société. Elle s'appliquera à tous les comptes généraux de la société dans lesquels une classe de tolérances plus spécifique n'est pas présente dans leurs données de base, comme indiqué dans les deux étapes suivantes.

• Deuxièmement, des classes de tolérances supplémentaires peuvent être définies avec différentes valeurs seuils, afin de se rapprocher des spécifications des différents types de comptes.

• Troisièmement, une fois créés, ces groupes spécifiques doivent être affectés aux comptes correspondants dans la fiche du compte général.

Ces classes de tolérances pour les comptes généraux sont définies au niveau de la société et peuvent être définies sous forme de valeur ou de pourcentage.