Configuration des motifs d'annulation

Les utilisateurs de la gestion comptable peuvent parfois saisir des données incorrectes lors de la création de pièces de comptabilité générale, ce qui nécessite leur modification. L'enregistrement de ces modifications nécessite l'annulation des modifications apportées au document incorrect. Ensuite, si nécessaire, ils peuvent recomptabiliser une nouvelle pièce avec les entrées exactes.

Les codes de motif d'annulation catégorisant le type d'erreur sont obligatoires pour prendre en charge le processus d'annulation. Le système est fourni avec plusieurs codes de motif qui peuvent être modifiés ou des codes supplémentaires peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.

L'activité d'implémentation "Définir motifs d'annulation" permet de traiter les motifs d'annulation, qui sont ensuite partagés entre toutes les sociétés.

Lors de la création d'un motif d'annulation, outre la définition de son code et d'une description, deux options doivent être prises en compte :

• Écriture négative

• Date comptable alternative

L'écriture négative active une méthode facultative d'affichage des écritures d'annulation. Cela permet d'annuler les écritures au journal incorrectes sans augmenter les soldes débiteurs et créditeurs sous-jacents, car le total du journal incorrect et des écritures négatives est égal à zéro.

Le résultat final dans le ledger est que lorsque vous corrigez une écriture au journal comptabilisée avec une écriture négative, une nouvelle écriture est créée du même côté affecté avec un signe moins.

D'autre part, une contre-passation sans écriture négative affecte le solde du crédit et du débit.

L'utilisation d'écritures négatives dépend des réglementations locales. Pour utiliser les écritures négatives, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La société autorise les écritures négatives.

• Le motif de contre-passation doit être configuré pour autoriser les écritures négatives.

L'écriture négative sera appliquée uniquement si ces deux éléments de configuration le permettent. Sinon, l'écriture de contre-passation standard sera appliquée.

Par défaut, la pièce de contre-passation est comptabilisée à la même date que la pièce erronée. Dans certains cas, cela peut entraîner un problème. Par exemple, si vous devez corriger une écriture au journal quelques mois après sa saisie et que la période comptable est clôturée.

Le code de date comptable alternative permet à l'utilisateur de modifier manuellement la date comptable dans la pièce de contre-passation pour gérer ce type de situation. Par conséquent, ils pourront sélectionner une date dans la période comptable actuellement ouverte.